信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作探索

朱瑋

摘 要：信息社會背景下辦公室文書檔案管理建立在電子信息技術應用的基礎上，以文書檔案信息資源為管理對象，做好文書檔案數字化、網絡化，以適應新型社會發展的現實需要。本文詳細分析了信息社會背景下辦公室文書檔案管理存在的問題，以及改革探索的方面，并提出了信息社會背景下辦公室文書檔案管理的新探索，對進一步做好文書檔案管理具有重要現實意義。

關鍵詞：信息社會;文書檔案;辦公室

概述

信息社會，又叫信息化社會，是指以電子信息技術為基礎，以信息資源為基本發展資源，以信息服務性產業為基本社會產業，以數字化、網絡化為基本社會交往方式的新型社會。從信息社會的定義來看，主要涉及信息及數據的生產（包括采集、處理、存儲）、應用（利用信息技術改造和提升傳統產業）、保障（保障信息傳輸的基礎設施及安全機制）。辦公室文書檔案是與科技檔案相對而言的各類檔案統稱。信息社會背景下辦公室文書檔案管理建立在電子信息技術應用的基礎上，以文書檔案信息資源為管理對象，做好文書檔案數字化、網絡化，以適應新型社會發展的現實需要。

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理存在問題

信息社會，電子信息技術的快速發展和應用，極大地提升了辦公室行政管理效率，也深刻地改變著辦公室行政管理模式，使傳統辦公室文書檔案管理呈現出諸多不相適應的問題，應給予足夠重視[1 ]。從信息社會視角來看，目前辦公室文書檔案管理還存在：

1.1 文書檔案價值評估亟待優化

信息社會背景下，文書檔案的產生、應用及保障均與電子信息技術密不可分，但在日常管理過程中，注重文書檔案的前端質量控制，末端利用的價值評估有待強化。重管理輕利用的現象依然突出，辦公室OA系統的利用，極大提升了行政管理效率，但文書檔案管理技術設備及信息系統工作運行特點與單位的發展階段不相匹配，文書檔案數字化、網絡化、信息化水平滯后，因此，需要不斷調整和優化文書檔案利用價值評估，逐步建立并完善滿足單位實際運行需要的電子文書檔案檢索目錄，借助信息技術，使辦公室文書檔案信息及其蘊含的價值得以發揮，從而發揮辦公室文書檔案在提升行政管理效率方面的應有作用。

1.2 文書檔案管理人員素質薄弱

信息社會背景下辦公室文書檔案管理者需要較強的信息素養，不僅要掌握文書檔案采集、處理及存儲，還要熟練利用信息技術，將文書檔案應用于改造和提升機關管理水平，并嚴格遵守辦公室文書檔案信息傳輸的設施及安全體制機制[2 ]。熟練掌握和應用電子信息技術，并將其與辦公室文書檔案管理融合起來，共同推動辦公室文書檔案管理朝著科學化、智能化、便捷化方向發展。

1.3 文書檔案管理整體規范缺乏

信息社會，電子信息技術的應用，萬物互聯成為現實。辦公室文書檔案與其他業務工作也建立了緊密聯系，信息孤島被打破。但從現實情況來看，立足于單位職能，缺乏信息社會背景下辦公室文書檔案整體發展規劃，缺乏相應的協作運行模式，尚未建立起“全生命周期”文書檔案管理運行模式。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理改革探索

信息社會背景下辦公室文書檔案管理從文書檔案信息生產、應用及保障等各個方面進行改革，才能使辦公室文書檔案管理更加科學、更加系統、更具條理性。

2.1 樹立系統管理理念

根據機關、企事業單位，以及社會團體等性質，立足辦公室行政管理的現實需要，一是要牢固樹立系統管理理念。建立“大檔案”管理模式，制定統一的文書檔案管理模式、工作標準，使文書檔案編制及歸檔要求滿足辦公室日常管理的現實需要。二是要切實做好系統保障。既要做好辦公室日常行政管理過程中產生的文書檔案資料，還要及時將傳統文書資料制成電子文檔格式，并將重要電子文書檔案進行備份，檢索式文書檔案則選擇機讀模式管理。三是要踐行系統管理模式。在人、財、物等方面，全面打牢信息社會背景下辦公室文書檔案基礎，即，辦公室文書檔案管理應堅持“專”“兼”相結合的理念，以其專職檔案員管理為主，各業務部門配備1名兼職人員，協助做好文書檔案收集移交;將信息社會背景下辦公室文書檔案管理所需經費納入單位整體預算，給予必要保障和支持。注重信息設備的投入和使用[3 ]。如，針對重要文書檔案的備份，既可選用U盤備份，也可選用磁帶光盤備份，并作為文書檔案存儲建檔介質。

2.2 推進“三全式”改革

“三全式”辦公室文書檔案管理是針對信息社會背景下文書檔案面臨的特點和實際，從文書檔案的形成、歸檔及利用的全過程管理、全員式參與和全方位管理等理念的集中體現。

2.2.1 全過程管理。也即全生命周期文書檔案管理理念，從文書制發到其歸檔、整理，直至最終的銷毀，均應采用科學有效管理方法。信息社會對信息來源的準確性要求高，辦公室文書檔案歸檔時要統一歸檔方式及符號，如電子文書檔案打印紙張選擇，文書檔案編號等，都需要嚴格規范運行。

2.2.2 全員式管理。辦公室文書檔案既來自辦公室的日常行政管理過程中產生的具有保存價值的文書資料，也包括各個部門的產生的具有保存價值的文書資料[4 ]。因此，既需要專職檔案員負責收集、管理，也需要各個部門配備相應的兼職檔案員，并動員單位人員，嚴格按照辦公室文書檔案歸檔標準和要求，建立責任制管理模式，將文書檔案管理責任到人到崗。

3 信息社會背景下辦公室文書檔案管理探索

信息社會背景下辦公室文書檔案管理存在著諸多非傳統要素影響，也需要轉變檔案管理理念，系統構建新形勢下文書檔案管理模式，不斷提升文書檔案管理的能力和水平。

3.1 建立文書檔案管理信息系統

從硬件和軟件兩個方面全方位建立文書檔案管理信息系統。其中，硬件方面，就是要積極采購計算機，購置數碼相機，掃描儀等相關設備，既要做好新增電子文書檔案的收集、歸檔與整理，還需要做好已經歸檔的紙質文書檔案的信息化、數字化轉化。軟件方面，則需要立足信息社會背景下，電子文書檔案管理特點，建立專門的檔案數據庫，安裝專門的文書檔案管理軟件，將其內嵌至辦公OA系統，實現文書制作與文書檔案管理的同步進行，從文書檔案信息加工系統、存儲系統到信息查詢、保密系統的搭建，建立符合信息社會建設和發展需要的專門的文書檔案信息管理平臺，提升辦公室文書檔案管理的現代化水平。