大數據背景下檔案管理的問題和對策分析

董相冶

摘 要：在信息技術飛速發展的時代背景下，檔案管理的發展獲得了一定的現代化技術支持，但由于檔案管理理念更新不及時，配套設施建設不到位等因素的影響，這項工作的推進不夠迅速，相對滯后于新時代信息社會的發展。隨著大數據時代的到來，如若想要提升檔案管理工作的整體質量，就必須轉變以往傳統載體傳統模式的管理方式，建立與之相適應的現代化檔案管理機制，運用現代化檔案管理手段，使檔案管理與時俱進滿足時代發展的需求，滿足人民日益增長的檔案利用需求，有效提升檔案資源的利用效益。本文通過研究大數據背景下檔案管理工作中面臨的難題，指出了新時代大數據背景下加強檔案管理工作的措施，為檔案工作科學發展提供一定的借鑒。

關鍵詞：大數據;檔案管理;問題;對策

在大數據技術迅速發展的背景下，人們面對著怎樣合理控制這類龐大數據的問題，顯而易見，檔案管理也是如此——主要包含存儲和提供檔案資料，而其中最為關鍵的就是采集、搜索、儲存與合理使用原始材料。在這種環境下，每日形成了很多數據資料，使得相關人員面臨著更多的工作量。所以，基于目前時代環境，研究檔案管理有著十分關鍵的實踐作用。

1 大數據時代對檔案管理工作的影響

1.1 信息技術的發展改變了檔案形成的方式

自計算機技術廣泛應用以來，人類社會經歷了幾千年的文件材料記錄方式發生了根本性改變，從可直讀的文字、圖形、符號等到肉眼不可識讀的計算機代碼，從傳統載體的紙質、照片、實物等“實體檔案”到信息化載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發生了顛覆性變化。網絡技術的飛速發展，也促使電子文件從電腦單機走進網絡，文件的形成、審核、簽發、傳輸、辦理可以全部在網絡環境下完成。特別是近幾年，大數據、云計算、移動網絡、區塊鏈等技術的創新發展，使政府部門積極推進網上政務服務，大量的政務活動記錄保存在云端的各類政務信息系統當中，更加方便利用和數據共享。這些活動記錄的形式多樣，早已不是傳統的文件特征，僅以數據的形式存在。可以說，信息技術的飛速發展，已經完全顛覆了傳統檔案的記錄和形成的方式。

1.2 信息技術的發展深刻改變了檔案管理的理念和方式

信息化建設發展，使文件記錄的方式和載體都發生了根本變化，越來越多的檔案資料以電子形式存在，格式也多種多樣，檔案管理已從紙質等傳統載體檔案向電子檔案過渡。這一現狀，要求我們必須要改變長期以來形成的傳統檔案管理理論和管理方式。傳統載體檔案，由于信息和載體是統一的不可分離的，我們對檔案的管理很大程度上是對檔案載體的管理，而電子檔案信息和載體是可以分離、甚至載體可以轉換，這一特性就決定了我們更應該注重和加強對檔案信息內容的管理。同時，信息技術與社會生產生活已經密不可分、深度融合，越來越多的生產活動從“線下”走到了“線上”，人們也越來越依賴通過網絡來參與社會活動，很多政務服務事項已經實現“一網通辦”，這就要求我們也要隨之調整檔案管理的方式方法，用信息技術手段提升檔案保管利用水平，增強檔案服務大局、服務中心工作、服務國計民生的能力，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求。

2 當前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理水平有待提高

目前檔案管理工作中，雖然檔案管理體制機制比較健全，但更多是針對傳統載體檔案和比較簡單的電子文件管理，檔案的收集、管理、開發利用也多以傳統形式存在，并未構建起健全的新時代信息化現代化檔案管理機制。特別是經濟欠發達地區，檔案管理現代化整體水平不高，尤其是針對大數據、云計算、移動網絡、區塊鏈等技術背景下產生的大量政務活動記錄缺乏統一有效的現代化檔案管理規范和措施。與此同時，隨著信息技術的飛速發展，信息技術的便捷優勢使得人們獲取信息的渠道更加多樣化，使得處于傳統檔案管理形式下的檔案信息開發利用工作顯得滯后。同時，各級機關、企業事業單位、綜合檔案館、專業檔案館存量檔案數字化工作開展不充分、不平衡，在新舊管理載體轉換、利用方式更新的道路上，還有大量工作亟待推進。

2.2 現有檔案管理隊伍不能完全適應工作需要

由于歷史原因，檔案部門和檔案工作受重視程度相對于中心工作獲得的關注度和重視程度不高，檔案管理部門屬于弱勢部門、偏遠部門，對檔案工作人員準入標準不高，部分機關、企事業單位、社會組織領導對檔案工作重視不夠，檔案人員缺少專業技術理論，對檔案工作重要意義認識不足、對檔案管理的相關業務標準和業務技能掌握不牢、業務能力不強。特別是在檔案信息化工作方面，缺乏既精通信息技術又熟悉檔案業務的專業人才，造成現有檔案管理隊伍對于現代新技術的適應和接受能力較弱，使得現代化檔案收集、管理、開發利用等工作推進缺乏必要的人力、人才支撐。

2.3 檔案管理設施建設不足

隨著大數據時代的到來，數據信息激增，檔案管理越來越復雜，工作量越來越大。做好新時代檔案管理需要有現代化信息技術作為支撐，而其基本前提就是需要有能夠滿足工作的設施設備和工作場所。這些，需要有足夠的人力、物力、財力的投入，以確保檔案管理現代化的順利實現。目前，很多單位檔案管理信息化程度不高，檔案信息化設備落后、不足，更新不及時，是影響檔案信息化發展的重要因素之一。特別是經濟欠發達地區，受財力制約，檔案信息化建設明顯滯后于時代發展和檔案利用需求，對比信息化程度較高的行業、部門，差距呈逐步加大趨勢。

3 大數據背景下檔案管理對策分析

3.1 利用信息技術提高檔案管理水平

在新形勢新常態新要求下，檔案管理的現代化應該做到與時俱進，適應時代發展的要求。應優化傳統的管理形式，不斷開拓創新，提速推進檔案信息化工作。要堅定不移地實施“存量檔案數字化、增量檔案電子化”戰略，可通過集中優勢力量攻堅推進和購買社會化服務等方式進行館（室）藏檔案數字化。特別要加大民生檔案收集整理與開放利用工作力度，做到民生檔案優先建檔、優先接收、優先數字化、優先提供利用，使檔案管理現代化成果更多更好地惠及人民群眾。使檔案工作成為廣大人民群眾了解黨和國家方針政策的窗口，密切黨委政府與人民群眾聯系的橋梁，維護人民群眾合法權益的衛士。要加強檔案利用體系的現代化建設，在確保檔案信息安全的前提下，滿足政務網、互聯網等檔案利用需求，最大程度讓檔案管理現代化成果由人民共享。