從干部人事檔案看學生檔案管理工作

吳迪

摘 要：干部人事檔案是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德業務能力和工作情況的反映，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據，是黨管干部的具體要求，其準確性、真實性、完整性關系到干部隊伍建設的嚴肅性、公平性。干部檔案中的早期材料因關系到出生時間、學歷學位、干部身份等關鍵信息而顯得格外重要。這部分材料很多形成于求學時期，因此學生檔案管理便顯得尤為重要，加強學生檔案管理對干部人事檔案管理有重要意義。

關鍵詞：干部人事檔案管理;學生檔案管理;檔案意識;檔案工作

干部人事檔案作為反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料，是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源。然而，在歷年的干部人事檔案審核、檢查中，仍然發現很多重要材料丟失、部分材料涂改、組織認定存疑等諸多問題，其中以最基本的“三齡兩歷一身份”認定為例，出生時間認定、入學歷認定、干部身份認定都離不開干部人事檔案的早期材料，包括入團志愿書、學生登記表、畢業生登記表、授予學歷學位的材料、派遣證等，并且隨著干部隊伍學歷的逐年提高，很大一部分干部的入黨材料都形成于在校期間，這就逐漸凸顯了學生檔案準確性、完整性、真實性的重要意義。

一、學生時期形成的檔案材料現狀

干部人事檔案的10類材料中，形成于在校期間的主要包括：入團（黨）志愿書、學生登記表、畢業生登記表、授予學歷學位的材料、派遣證等，這些材料作為出生時間認定、入黨時間認定、學歷認定、干部身份認定的重要依據，是干部人事檔案中最早期、基礎的檔案材料，卻也是出現問題最多的部分。

入團志愿書作為最早記載出生時間的檔案材料，存在著因不符合入團條件而故意填大年齡、審核不嚴造成的學生隨意填寫出生時間、團檔案丟失造成的檔案造假等問題，從而在干部出生時間的認定上給組織工作帶來困難，或者給干部本人帶來不必要的麻煩。

學歷學位檔案材料中，畢業生登記表、學生登記表、學歷學位材料等，存在填寫信息不完整、代寫代填代簽現象，普遍存在學籍材料零散不完整、利用率不高等問題。

派遣證（報到證）作為干部身份認定的重要材料，卻沒有得到足夠的重視，部分學生在自己保管過程中發生丟失，部分學校派遣證（報到證）花名冊保存不善，導致干部身份認定困難。

二、高校學生檔案的管理現狀及原因

1.學生檔案管理工作受重視程度不夠

干部人事檔案管理作為組織人事部門的重要工作內容，其制度體系、程序環節、檢查督導都日漸規范和嚴格，相比之下，學生檔案管理工作則顯得受重視程度不夠，缺乏指導性、約束性的制度，各地區、各高校執行標準不一、審核把關尺度不一、接收轉遞程序不一、管理部門歸屬也有所不同。造成這一問題的原因主要是重視程度不夠，對于學生檔案重要性認識不足，學生檔案管理部門隨意性很大，檔案接受、審核、整理、清查基本處于被動狀態，沒能從學生的縱向發展考慮去規范檔案管理工作，也沒能將學生檔案管理工作真正融入學校的教學建設過程中，導致學生檔案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.專業檔案管理人員缺乏

一是學生檔案管理人員數量嚴重不足，二是現有的學生檔案管理人員專業性不強，業務水平參差不齊。很多學校做不到學生檔案管理專崗專人，學生檔案往往由其他崗位人員兼職管理，流動性也相對較大，由于高校學生數量龐大，2019年我國在校普通本專科（不含研究生、成人本專科生、網絡本專科生）大學生共30315262名，根據辦學規模，學生檔案數量從幾千到幾萬不等。一人要管理成千上萬份學生檔案，在很多高校往往由學生代為審核整理。現有的檔案管理人員業務素質參差不齊，尤其是中高職院校，大多數檔案管理員都不是專業出身，缺乏應有的專業技術職能。產生這一問題的原因是多種多樣的，既有高校編制限制的原因，也有相應專業培訓配套不夠完善的原因，還有因兼職管理學生檔案產生的時間精力分配不合理導致的管理投入不足等原因。

3.學生檔案意識淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部門或由人才市場代理過程中學生檔案意識不強，往往會造成重要材料，如受表彰獎勵等材料未歸檔、重要材料如派遣證（報到證）丟失、整卷檔案丟失、人事代理不及時或不規范問題，很大一部分是由于學生檔案意識淡薄造成的。而學生的檔案意識淡薄，很大程度上是因為高校的檔案宣傳開放程度不夠。什么材料應該入檔、什么材料必須入檔、檔案對自己有什么影響，大多數學生不是十分清楚，也很少能看到與之相關的宣傳等。

4.檔案轉遞不規范

學生檔案的轉遞過程中，機要交換的使用率特別低，大部分采用快遞或者由學生本人帶來（走），這就為學生檔案管理工作留下了很大的隱患。分析原因，主要包含以下幾個方面：一是機要意識不強，歸根結底還是對學生檔案管理工作的重要性認識不足;二是機要程序復雜煩瑣，學生檔案轉遞往往數量大、時間集中，傳統的機要交換效率難以滿足轉遞需求;三是高校、檔案接受單位、機要管理部門缺乏有效的協同機制。

干部人事檔案都是在學生檔案的基礎上建立形成的，以上問題的發生很容易導致學生檔案的真實性、準確性、完整性缺失，檔案的利用率不高，在干部人事檔案的建檔過程中，會無形中增加組織人事部門的工作量。

三、進一步提高學生檔案管理水平

為進一步提高干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，把好檔案材料的入口關、轉遞關、真實關、準確關，提高學生檔案的真實性、完整性、準確性勢在必行。

1.加大宣傳投入，提高宣傳力度，普及檔案知識，提高檔案意識

將檔案意識提升納入學校日常建設管理范疇，將檔案宣傳列入財政預算，增加宣傳投入;豐富宣傳形式，將檔案意識提升貫穿學生在校期間各階段，可以通過在入學通知書、報到須知、新生公開信中增加檔案管理內容，從進入高校之前就開始強化學生檔案意識;可以通過新生班會、專題公開課、專題宣傳展板，融入典型的檔案利用案例等多種形式，普及檔案知識，可以進一步強調學生檔案的重要性;可以通過畢業指導中增加檔案管理內容、對畢業生增設選修課程等形式進一步強化學生檔案意識。