網絡平臺下的高校檔案信息資源共享機制探討

曹倩

摘 要：社會信息化水平持續增高，社會公眾信息知情權呼聲日益高漲，對于高校檔案信息快速獲取的需求愈加強烈。同時，由于現代化校園建設偏重于科學、高效教學理念，這也為規劃開發檔案信息資源管理機制提供基本理論支撐。因此，根據實際高校檔案信息資源建設需求，對網絡平臺中共享機制建設瓶頸進行處理，全力完善優化高校檔案信息資源共享機制，實現便捷、安全、有效地信息資源管理。文章首先闡述基于網絡平臺高校檔案信息資源共享核心含義及作用，然后對建設現狀與建設方向進行逐條說明，最后提出高校檔案信息資源共享機制。

關鍵詞：網絡平臺;高校檔案;資源共享;開發機制

當前，高校現代化網絡建設不斷深入，網絡平臺及相關信息技術在各項管理工作中都發揮出重要作用，是當前開展創新教學的重要組成部分。各類信息資源管理系統徹底改變了傳統高校教學管理模式，如“教務網絡管理系統”“教學質量監控管理系統”“科學技術成果信息檢索系統”“教師發展信息管理系統”“學生發展信息管理系統”等。多元化、多層次的系統類型為高校信息資源建設提供重要內在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建設方式，使建設成效較為分散，導致信息資源管理水平高、應用實效低的狀況。此類信息資源管理模式也被稱為信息孤島，嚴重影響高校信息資源共享的實效性，制約了相關管理系統的標準化、統一化發展。因此，高校檔案信息資源建設管理應充分融合創新型信息技術，向建立健全信息資源共享機制提供技術支持，最終提升各部門之間信息數據交互共享的高效性，克服高校檔案信息資源共享障礙。

一、網絡平臺下高校檔案信息資源共享核心及意義概述

1.高校檔案信息資源共享核心含義

基于網絡平臺進行信息資源管理共享機制建設的核心意義就在將分布于不同位置的計算機網絡進行連接，在協議的規范下展開通信，以實現軟件、硬件、網絡數據、信息資源等元素的互聯共享，整體上而言，能夠將其劃分為軟環境與硬環境。網絡平臺架構下的高校檔案信息資源管理可以理解為高校的數字化信息庫，利用數字化技術將高校檔案整合至網絡平臺中，以便對信息資源展開處理與使用。同樣，只有通過特定的檔案管理程序才能將信息資源錄入到相應系統中。從本質上分析網絡平臺下的檔案共享，可以提高人們對于參與系統應用的效率與體驗，充分使用能夠獲取的信息。需要注意信息資源與物質資源之間存在較大差異，物質資源共享保有量會由于參與人數的增多而降低，但是信息資源本身的價值不會由于資源共享、整合、復制而減少。

2.高校檔案信息資源共享功能作用

（1）完善檔案信息，擴充館藏結構

高校檔案信息資源本身具備豐富的內涵和寬廣的外延，能夠將現存資源進行科學整合，建成系統化的信息資源庫，以此發揮共享及傳播作用。同時，利用網絡平臺將高校檔案信息資源征集規模擴大，并將進一步完善信息資料內容，保證信息資料結構多元化。高校檔案信息資源共享功能還能進一步擴大檔案館藏容量。

（2）滿足高校對檔案信息的利用需求

在信息化技術與網絡平臺建設不斷提高的背景下，高校信息數據量出現大幅增長，以往信息采集模式逐漸難以滿足快速增加的信息需求。因此，基于現代化網絡技術的高校檔案信息資源應開始對管理機制與開發模式進行轉變，進一步推進高校檔案信息資源共享化建設水平，為使用者創造更加完善、優質的信息資源服務。

（3）適應高等教育發展

當前信息發展進程仍在不斷加速，需要共享機制建設者明確信息技術在當前社會發展的重要資源作用，并向教育教學、科學研究、管理規劃提供相應服務，輔助領導層做出正確決策指引，從而建立切實有效的信息資源服務體系。因此，將高校檔案信息資源進行整合與共享管理，能夠滿足高等教育發展的需求。

二、高校檔案信息資源管理現狀及發展方向

1.高校檔案信息資源管理建設現狀

首先，大部分高校中的各個部門盡管已經創辦了獨立的信息資源管理系統，且為高校的教學、科研等活動提供資源支持。但是，由于高校中各個部門的工作特征、職能、內容都存在一定的差異，導致檔案信息資源不具備標準統一性。高校內部工作網絡化、共享化、自動化程度較低，缺少相對統一規范的管理。

其次，當前高校檔案信息資源在網絡平臺中的建設有所提升，通過設計開發自動化水平較大的管理系統，生成了海量電子文檔，這些文檔都需要盡快被相關檔案管理系統收納。但是，諸多高校的檔案管理系統與自動化管理系統沒有進行有效連接，使海量電子文檔分布較散，難以進行有效收納與查詢。

再次，當前高校在檔案資源信息數字化建設方面相對欠缺，多數檔案信息資料沒有整理為電子或數字的形式，能夠參與網絡平臺共享機制的信息量非常匱缺，導致其本身或加工出來的利用價值較低。

最后，高校檔案資源管理隊伍建設專業化水平較低。根據相關統計數據得出，教育部直屬的高校檔案館（室）現有72個，專職檔案管理人員為750名，其中僅有450人畢業于檔案學相關專業，剩余300人僅參與過檔案上崗培訓和繼續教育。同時，檔案管理人員對于網絡技術與信息處理的掌握程度普遍較低。

2.高校檔案信息資源共享發展方向

（1）運行保障層面

高校想要實現檔案信息資源管理機制的有效運行，必須提前做好運行保障工作。只有確保運行保證層面能夠提供有效支持，才可以使高校檔案信息資源在多種網絡平臺中長期、有效進行共享傳輸。需要注意的是，高校在建立檔案信息運行保障方案過程中，需要參考標準規范機制、法律法規機制以及利益平衡機制的內容與含義。

（2）協同發展與激勵層面

強化高校檔案信息資源共享機制是建立在學校各部門的共同建設上，不僅需要利用合作機制約束作用，還需要對激勵策略進行強化。考慮到高校檔案信息資源不屬于公共物品，也不能由任何人進行隨意獲取。因此，有必要通過制訂相應協議與規則來強化約束力。通過建立健全各高校的協同發展策略，明確各部門的權利與義務。同時，在激勵方面進行強化，提高交流頻率，對檔案信息資源進行經驗分享，充分調動各個部門參與共享機制的主動性，從而實現共享服務質量的提高。