鐵路企業檔案管理中存在的問題及解決對策

文/馮 娜

鐵路，作為國民經濟大動脈之一，其重要性越來越突出。面對新時期，我國鐵路承載著更多更重要的運輸任務，各項鐵路工作檔案的運用、借鑒與助力價值愈加凸顯。然而，檔案收集、整理等工作更加繁雜，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現在的工作需求。本文通過分析鐵路企業檔案管理中存在的問題，提出了相應的發展對策，以期能夠進一步提升鐵路企業檔案管理水平，助推我國鐵路加速運行與快速發展

近年來我國鐵路行業飛速發展，為社會經濟發展提供了運載能力保障。作為鐵路建、運、營的記錄者——檔案，對鐵路企業的發展起到重要的回顧、參考、借鑒意義，是鐵路企業創新發展不可缺少的寶貴資源與財富。由此可見，對鐵路企業檔案管理進行創新，提高檔案管理的質量和水平，能夠為企業發展提供決策參考，從而幫助企業可持續發展。

一、鐵路企業檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員綜合素養有待提升

鐵路企業傳統管理中，檔案價值開發率低，對檔案重要性認識不到位，導致企業管理中對檔案管理人員的專業性要求并不高，管理過程中主觀性較強，規范性缺失。而且管理人員多來自崗位調動的人員，吸收、聘請的專業性管理人才較少，使得鐵路企業檔案管理團隊專業人才十分缺乏，檔案利用不足。除此之外，由于管理人員對檔案認識的專業性缺失，往往產生檔案泄露、丟失、不完整等問題，檔案安全性無從可言。當前大數據信息化環境下，這樣的檔案管理隊伍和管理能力明顯跟不上時代的步伐，極大地影響了檔案的利用、分析、挖掘和開發。

2.檔案管理信息化建設力度不夠

近年來，我國鐵路建設飛速發展，產生大量的檔案資源，要求檔案管理朝電子化、信息化、智能化方向轉變，原有的紙質檔案、新產生的電子檔案、圖像檔案、聲音檔案等等，都需要特定的電子存儲硬件提供有效的存儲空間，這需要企業投入大量的經費來建設、完善硬件體系。但實際情況是，鐵路企業現有的硬件系統距離支撐檔案信息化管理的硬件系統還有一段距離，需要企業加大投入力度盡快對硬件設施進行升級、優化和完善。

3.鐵路企業檔案管理制度不健全

科學完善的管理制度是檔案管理規范化、標準化、科學化的有力保障，能夠很好地約束管理人員的工作行為。鐵路企業現在的檔案管理制度仍然延續傳統管理模式，更新和完善不足，與當前信息化數字化時代極不適應，導致管理人員工作主觀性太強，管理效率和管理質量都無法提高。還有的鐵路企業管理部門對檔案歸檔重視不夠，不按管理制度及時歸檔檔案，導致管理工作跟不上、工作受阻等問題發生。

二、鐵路企業檔案管理水平提升的對策

1.加強對檔案管理工作重要性的認識

大數據信息化背景下，鐵路檔案的價值得以挖掘，檔案的重要性更加突出，鐵路企業要重視檔案的管理，加強檔案管理宣傳，讓企業所有員工都認識到檔案對企業創新改革和企業發展的重要意義，從自身做起，積極配合檔案管理人員的相關工作。必要時，檔案管理與企業人文結合起來進行宣傳展覽，使全體員工都了解管理檔案的目的、檔案的用途、檔案的價值等，從而形成全新的企業文化和管理氛圍，為檔案管理的改革與創新創造良好的人文環境和良好的氛圍。

2.加大鐵路企業檔案管理隊伍建設力度

檔案管理團隊專業水平提升后，檔案管理水平和管理質量、管理效率才能得到提升。首先，通過引進、吸納、聘請等方式進行人才更新，提高管理團隊的整體素質，使檔案管理走向專業化、體系化，進而實現科學化。其次，管理團隊執行力強，能夠嚴格按照制度和規范進行檔案管理，保證檔案信息完整、及時歸檔和完善，促進檔案管理走向規范化和標準化。最后，管理團隊除了提升專業素質外，還要有檔案開發的意識和能力，熱愛檔案管理工作，養成良好的職業操守，注重檔案管理質量的提高，能夠積極運用新技術、新方法、新系統實現檔案管理效率的提升，保證檔案管理安全、完整、標準、規范，使之更好地服務于社會和企業的自身發展。

3.加快推進檔案管理信息化建設步伐

信息化、數字化檔案管理需要配套完善的硬件設施才行，因此，鐵路企業要加大硬件配套的資金投入力度。首先，引進先進、專業、性能好的設備進行檔案管理，提高檔案管理的質量和效率，避免出現數據溢出或覆蓋，保證檔案的完整和有效。其次，信息化建設中，服務器建設、檔案柜、檔案房、移動存儲、消防設施、網絡架構等要獨立建設，實現專用性來提高安全性能。最后，優化的硬件體系需要良好的、專業的、規范的軟件系統進行驅動和使用，才能有效提高鐵路企業檔案管理的質量，提高檔案管理的效率，推動鐵路企業檔案管理逐漸走向信息化、自動化、數字化和智能化，方便后期檔案數據的收集、匯總、整理、存儲和利用。

4.建立健全鐵路企業檔案管理制度

鐵路企業檔案管理制度需要完善和健全，才能使其與現代化檔案管理技術相適應。首先，檔案收集制度與檔案歸檔制度要進行完善，收集檔案數據要及時、完整、有效，并進行分類歸檔。在收集數據時，要具有工作主動性，走出辦公室到數據相關方尋求檔案數據，或者主動聯系相關方進行檔案數據的在線收集，并對信息規范性進行審核。其次，檔案存儲制度進行完善和健全時，開展多方式共存的存儲方式，將紙質、數字信息、多媒體、圖像、聲音、視頻等收集起來并進行匯總分類，存儲時建立關聯性，形成完整的檔案信息。最后，檔案制度要進行規范化和科學化完善，管理流程面向信息化進行改革與創新，使檔案管理流程規范、系統，建立檔案檢索信息、目錄等，方便后期查閱和開發。

5.深入挖掘鐵路企業檔案用途與價值

能夠開發的鐵路檔案信息可在公共服務平臺進行共享，具有使用權限的用戶可從平臺查閱和使用。具有鐵路發展史功能的檔案，可供體系內部人免費學習和交流，從而提升凝聚力和向心力。加大鐵路人文、歷史、功能、作用以及未來發展的宣傳，建設鐵路開放博物館，形成鐵路文化窗口，使檔案管理人員、鐵路人、公眾都能了解鐵路建設史，積極配合，相互支持，為鐵路管理和建設貢獻力量。

綜合上述，檔案作為鐵路企業各項工作的見證，是鐵路企業總結經驗教訓與制定發展方略的重要參考依據。必須要加強對檔案管理工作重要性的認識，加大鐵路企業檔案管理隊伍建設力度，加快推進檔案管理信息化建設步伐，建立健全鐵路企業檔案管理制度，深入挖掘鐵路企業檔案用途與價值，才能更好地保障鐵路企業實現可持續發展。