在企業(yè)檔案管理實(shí)踐中如何實(shí)施改革創(chuàng)新

文/劉希娟

在當(dāng)今企業(yè)對(duì)內(nèi)部管理進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，更多的是使用信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理的水平以及效率，為企業(yè)發(fā)展提供更加有效的內(nèi)部資源，加大企業(yè)檔案管理力度實(shí)屬關(guān)鍵和重要的一環(huán)。本文主要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理實(shí)踐中如何改革創(chuàng)新進(jìn)行思考與探討，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)以及檔案管理人員提供有益的借鑒與參考

眾所周知，檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要方面。如何實(shí)施改革創(chuàng)新，是企業(yè)檔案管理實(shí)踐中面對(duì)的一大重要課題。通過(guò)改革創(chuàng)新提升檔案管理水平和服務(wù)功能，是對(duì)企業(yè)的加速發(fā)展與進(jìn)步最有意義的戰(zhàn)略舉措。

一、企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義

企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐與經(jīng)營(yíng)管理中，真實(shí)具體反映企業(yè)的實(shí)際狀況，更多的需要企業(yè)檔案資料的支持，對(duì)于企業(yè)檔案來(lái)講不僅是一份簡(jiǎn)單的資料，其作為企業(yè)資源重要的組成部分，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細(xì)節(jié)信息記錄完善，能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來(lái)對(duì)企業(yè)進(jìn)行良好的管理，例如員工職位調(diào)動(dòng)等，保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進(jìn)行合理地運(yùn)用，從而使得企業(yè)在未來(lái)得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)相關(guān)知識(shí)以及技術(shù)的儲(chǔ)備，使得企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及機(jī)密文件得到有效管理，為企業(yè)未來(lái)良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中逐漸增加風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力，在有相關(guān)法律糾紛過(guò)程中能夠有實(shí)際的證據(jù)，從而保證企業(yè)的合法權(quán)益?？偟膩?lái)講，良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展，獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題在于：

問(wèn)題之一，企業(yè)檔案管理觀念亟待加強(qiáng)。時(shí)下，有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通常會(huì)認(rèn)為檔案管理工作只是檔案管理部門(mén)的事情，與己無(wú)關(guān)；企業(yè)在檔案管理方面無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)看到檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，以至于企業(yè)在對(duì)相關(guān)資金安排的過(guò)程中，往往忽視對(duì)檔案管理資金的投入。同時(shí)企業(yè)相關(guān)管理人員在檔案管理觀念不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，如有人認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單地收發(fā)整理文件資料；還有的人認(rèn)為相關(guān)的文件以及資料自己進(jìn)行保管使用更加地方便，而沒(méi)有及時(shí)地把相關(guān)的文件上交給檔案管理部門(mén)，從而對(duì)檔案管理的安全性產(chǎn)生影響；除此之外，部分檔案管理人員在具體工作過(guò)程中還是使用比較傳統(tǒng)的方式，沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，嚴(yán)重地阻礙了檔案數(shù)字化信息化管理的實(shí)施。

問(wèn)題之二，機(jī)構(gòu)設(shè)置有欠合理。企業(yè)在對(duì)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)程中需要根據(jù)企業(yè)狀況進(jìn)行合理地規(guī)劃，部分人員在規(guī)劃時(shí)只是簡(jiǎn)單地對(duì)人員配備以及相關(guān)工具、設(shè)備進(jìn)行規(guī)劃，而忽視了對(duì)檔案管理工作監(jiān)督以及指導(dǎo)方面的規(guī)劃，沒(méi)有對(duì)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)是否能夠擔(dān)任好檔案管理職責(zé)，是否能夠在第一時(shí)間為企業(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)進(jìn)行核查。在一些企業(yè)中沒(méi)有把企業(yè)檔案管理工作納入到企業(yè)管理總體規(guī)劃當(dāng)中，在一些企業(yè)中的檔案管理部門(mén)也沒(méi)有實(shí)際的考核權(quán)力，以至于相關(guān)的檔案管理制度沒(méi)有辦法得到完善和落實(shí)，在此種狀況下作為檔案管理機(jī)構(gòu)通常沒(méi)有辦法有效地進(jìn)行檔案管理工作，更談不上做好相應(yīng)的監(jiān)督、檢查以及指導(dǎo)等方面的工作。在企業(yè)檔案管理工作中沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有統(tǒng)一的管理以及領(lǐng)導(dǎo)，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，使得企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有辦法得到有效的開(kāi)展。

問(wèn)題之三，管理技術(shù)手段滯后。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多企業(yè)尤其是一些大型的企業(yè)在研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造以及經(jīng)營(yíng)方面基本都在使用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)以辦公自動(dòng)化等相關(guān)軟件。但是對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)講，很多企業(yè)還在使用比較傳統(tǒng)的方式，在檔案管理過(guò)程中所使用的技術(shù)手段嚴(yán)重落后，阻礙了檔案信息化以及數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理綜合平臺(tái)建設(shè)方面嚴(yán)重滯后，從而對(duì)企業(yè)中大量電子文件的接送產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，使得企業(yè)檔案管理狀況和企業(yè)其他工作狀況產(chǎn)生了很大的距離，甚至于出現(xiàn)檔案管理工作逐漸邊緣化的現(xiàn)象。

三、企業(yè)檔案管理實(shí)施改革創(chuàng)新的實(shí)踐舉措

針對(duì)上述問(wèn)題的解決和企業(yè)的快速發(fā)展，經(jīng)過(guò)思考與研究提出企業(yè)檔案管理實(shí)施改革創(chuàng)新的實(shí)踐舉措如下：

舉措之一，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)知度。對(duì)于檔案管理工作來(lái)講沒(méi)有辦法很直接地為企業(yè)帶來(lái)效益，所以很多企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中往往會(huì)對(duì)檔案管理工作不夠重視，很多企業(yè)都認(rèn)為不把相關(guān)的文件弄丟，在后期使用時(shí)能夠找到就可以。同時(shí)也有相關(guān)的企業(yè)，認(rèn)為檔案管理工作在進(jìn)行過(guò)程中需要在實(shí)際操作中進(jìn)行總結(jié)，掌握檔案管理的原則以及方式就行。通常狀況下很少有相關(guān)人員會(huì)系統(tǒng)性地去學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理工作的知識(shí)以及內(nèi)容。但是，就具體檔案工作來(lái)講非常重要的是，在檔案管理過(guò)程中不僅要具有專(zhuān)業(yè)性，同時(shí)參與檔案管理的工作人員還需要對(duì)自身的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)需要做好資歷以及學(xué)歷方面的審核。當(dāng)前，眾多企業(yè)在檔案管理水平方面普遍不高，要改變此種現(xiàn)象就要做到以下幾點(diǎn)：

首先要加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)于檔案價(jià)值方面的認(rèn)知度，充分地了解檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展的重要性。

其次，要根據(jù)實(shí)際狀況來(lái)分配企業(yè)檔案管理資金，保證檔案管理工作在進(jìn)行過(guò)程中有充足的資金購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的設(shè)備、建設(shè)廠房以及聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員。

再次，要對(duì)檔案的服務(wù)性有充足的認(rèn)識(shí)，把檔案安全以及檔案利用等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行良好的融合，使得檔案建設(shè)能夠進(jìn)入一個(gè)良性的循環(huán)。

最后，要在檔案管理工作中加大信息技術(shù)的使用，作為檔案管理人員不僅要做好信息庫(kù)的建設(shè)，還要根據(jù)實(shí)際狀況做好相應(yīng)的維護(hù)工作，使得檔案管理工作內(nèi)容能夠得到順利地進(jìn)行。為了能夠有效實(shí)現(xiàn)以上相關(guān)策略，需要提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此工作的重視，根據(jù)企業(yè)的狀況培養(yǎng)一批符合當(dāng)前檔案管理工作的工作人員，對(duì)工作過(guò)程中出現(xiàn)的任何問(wèn)題進(jìn)行有效的解決。

舉措之二，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是為了優(yōu)化檔案管理方法，使用迅速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)。例如，對(duì)存儲(chǔ)在庫(kù)房中的情況下，通常采用注冊(cè)登記、分類(lèi)的存儲(chǔ)場(chǎng)所的記錄。在有文件的調(diào)度和召回的情況下，管理者有必要仔細(xì)檢查登記記錄簿的記錄，從存儲(chǔ)庫(kù)取得。引入信息化建設(shè)，檔案的登記、檔案的后勤保障和召回與使用工作，點(diǎn)擊收藏的一鍵點(diǎn)擊搜索可以實(shí)現(xiàn)被傳送到電腦和互聯(lián)網(wǎng)，大大提高了文件使用的快捷性與便利性。因此，滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，現(xiàn)有的備份管理信息重新利用，利用信息管理方法，歸檔管理信息平臺(tái)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，改善檔案的資源的發(fā)掘與利用，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

舉措之三，建立完善的檔案管理制度。健全的檔案管理系統(tǒng)，依靠的是通過(guò)健全的規(guī)章制度來(lái)實(shí)現(xiàn)，在檔案管理的所有環(huán)節(jié)上有效地減少錯(cuò)誤。嚴(yán)格的檔案管理制度防范了檔案室可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)了檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理工作特點(diǎn)的分析，采用有針對(duì)性、高效的管理制度，避免了檔案信息的丟失和檔案資料的謬誤。檔案管理工作要進(jìn)行信息化改革，要運(yùn)用健全的檔案管理制度，規(guī)范每個(gè)工作人員的權(quán)限，確保檔案信息和資料的安全。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，確保企業(yè)檔案管理能夠有序開(kāi)展。

舉措之四，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。為了更好地發(fā)揮檔案管理者在檔案管理中的重要作用，應(yīng)注重提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一方面，通過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)、知識(shí)和技能的培訓(xùn)，本部門(mén)員工可以積極參與，提高專(zhuān)業(yè)水平；還可以組織學(xué)習(xí)活動(dòng)、學(xué)習(xí)倡導(dǎo)主題活動(dòng)等，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。培養(yǎng)自己的學(xué)習(xí)能力，從而在當(dāng)前檔案管理信息化態(tài)勢(shì)中跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，提高檔案管理的功能與使用效果；另一方面，適當(dāng)提高檔案管理的人員門(mén)檻，只有當(dāng)申請(qǐng)人的專(zhuān)業(yè)能力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，才允許從事檔案管理工作；對(duì)于新入職員工，積極發(fā)揮老員工的作用，帶動(dòng)新員工學(xué)習(xí)檔案管理方法，使新入職的檔案管理人員盡快熟悉公司的檔案管理流程，從而提高檔案管理的整體水平和效率。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與電子檔案管理的科學(xué)實(shí)施密不可分。企業(yè)檔案管理涉及各類(lèi)繁雜的內(nèi)容，管理應(yīng)用工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)要求，同時(shí)也要求有一定的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)。因此，每個(gè)檔案管理人員都要積極學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，滿足檔案管理的需要。

在當(dāng)前狀況下，企業(yè)要想在未來(lái)得到更好的發(fā)展需要做好檔案管理的改革創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，做好相關(guān)人員的培訓(xùn)，加大信息化建設(shè)力度，有效地提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，有效地推動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高，讓檔案的功能促進(jìn)企業(yè)更好地服務(wù)于社會(huì)和民生。