基于訪談的陜西部分綜合檔案館開放利用工作研究

文/楊 煜劉 娟鄧雅諾

檔案開放是檔案工作的重要內容，也是拉近檔案館與公眾距離的重要途徑。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）增加了檔案館定期公布開放檔案目錄、完善利用規則、創新服務形式、將縣級以上各級檔案館的檔案向社會開放的期限從30年縮短至25年等方面的規定，進一步為檔案開放和利用提供便利條件，這也促使各綜合檔案館積極進行檔案開放，提高公共服務能力。本文通過與陜西省檔案館、西安市檔案館等綜合檔案館工作人員的訪談，了解陜西省部分綜合檔案館檔案開放情況，指出相關問題并提出建議，推動檔案開放工作的進行，滿足用戶多樣化的需求與利用。

一、陜西省綜合檔案館檔案開放概況

1.檔案開放利用的基本情況

“十三五”期間，陜西省檔案館共接待利用單位3000余家，利用者17000余人，接待數字化利用查閱2000余人。目前，陜西省檔案館已完成198個全宗的開放鑒定，初步將其作為鑒定樣板[1]。西安市檔案館在2018年開放約7萬多份檔案，至2020年累計開放8萬份左右新中國成立后檔案，其中民國期間開放檔案占民國檔案約70%，新中國成立后檔案占總館藏開放檔案約10%。

縱觀用戶利用需求主要為學術研究，其次是民生利用與工作查考，還有一部分是為了修史編志。具體來說，科研工作者利用的檔案以新中國成立前的檔案居多，特別是民國時期的檔案，機關單位利用新中國成立后的檔案較多，大多以卷為單位進行查閱。通過西安市檔案館的數字檔案館平臺，實時統計查檔情況，2021年1月1日至3月24日，西安市檔案館共計服務735人次，利用檔案共計4086卷。

檔案開放是檔案利用的前提，是檔案館為社會服務的重要舉措。通過與陜西省檔案館、西安市檔案館等綜合檔案館工作人員的訪談，深切感到陜西省綜合檔案館檔案開放手段及制度、服務形式、開放意識等方面有較大進步，但由于法律法規不完善、鑒定工作標準模糊、人才保障不足、服務形式有限等，制約了檔案開放的便利性和覆蓋面。因此，要繼續加大開放力度，加強專業人才保障，不斷拓寬開放利用新途徑，方能促使檔案資源更好地服務于經濟社會發展以及廣大平民百姓的需求

2.特色檔案開放情況

目前各綜合檔案館均有特色館藏檔案。陜西省檔案館保存了非典時期的檔案、陜西名人檔案和陜西方言檔案等，西安市檔案館保存的特色檔案——知青檔案，也在開放工作之列。這些特色檔案的利用率雖較民國時期檔案和新中國成立后檔案利用率低，但也是檔案館重要的組成部分，是檔案館開展特色服務的資源保障。部分區檔案館也存有特色檔案，如碑林區書畫檔案等。

檔案館積極向群眾征集檔案，征集范圍包括村史、清朝時期的地契等。面臨新冠疫情，陜西省檔案館及時征集防控新冠肺炎疫情檔案，征集的范圍包括抗擊疫情的感人事跡，在直播、采訪過程中形成的紀實性資料等。對捐贈檔案資料者，陜西省檔案館注重保護捐贈者的隱私，允許捐贈者就檔案資料中不宜向社會開放的部分提出限制利用意見。

3.對開放檔案的保護措施

檔案館既注重對開放檔案實體的保護，也注意保護開放檔案的內容。目前檔案館保障檔案實體安全的重要措施是將檔案限制在內網之中，確保檔案所處網絡環境的安全。陜西省檔案館的重要的數字化檔案需要在中央檔案館進行檔案備份，并定期抽樣檢查，確保檔案實體安全與信息安全。

對于開放檔案內容的保護，檔案館要求開放過程中查檔調卷必須由正式編制人員進行，查閱過程中有明確規定，如不允許拍照、外傳等。由于用戶查檔的需求更加多樣化，檔案館會遇到不少需要利用涉密檔案的情況，對于處于保密的檔案，需要立檔單位開具介紹信方可利用，如果是絕密檔案是禁止利用的，也不能引用絕密檔案中的內容完成個人的著作。但是若要引用已開放的檔案中的內容，須告知工作人員，經許可方能引用。

二、檔案開放利用工作的亮點

1.檔案開放形式與服務多樣化

各綜合檔案館除了查檔大廳以外，還通過檔案展覽處進行實物檔案的展覽，并且在“6·9國際檔案日”普及檔案知識，邀請廣大市民參觀。陜西省檔案館的展覽全年均有，在重大節日有更加大型的檔案展覽，同時其也會根據集體學習的需求，為相關單位隨時提供展覽。檔案館還積極與中小學進行合作，組織展覽、征集繪畫作品等活動。除傳統的到館查閱，各檔案館還積極進行編研成果的撰寫，通過檔案網站展覽編研成果，并提供線上咨詢查詢服務。在網站上公布部分開放檔案的目錄，并且根據檔案工作鑒定小組審核后對開放檔案的目錄進行實時更新。由于檔案的特殊性，在網站上只公開了少部分檔案原文。陜西省檔案館定期查看局長信箱，對信箱中用戶提供的問題逐一回復。對于特定單位提供特定服務，設立單獨查閱通道，回應更加快速便捷，若有特殊情況，在經過手續辦理后，也可實現借閱實體檔案。查檔不便者可以填寫授權委托書，委托他人查檔。

館際互通為查檔者在館與館之間構建了橋梁。目前檔案館已實現了館藏資源的互通，可以滿足異地查檔需求。陜西省檔案館與黃河流域九省合作，提供省際之間的民生檔案代查服務，若有相關的檔案利用需求，檔案館可以通過發機要文件、EMS郵件等方式進行郵寄。

此外，檔案館還與高校進行合作，面向高校和部分中學招募檔案展覽講解的志愿者，不僅增加了學生對檔案知識的了解，也充實了檔案館講解團隊。

2.檔案開放制度更加完善

目前陜西省綜合檔案館檔案開放工作已經走向制度化。查詢開放檔案須攜帶身份證件到查檔大廳進行現場查檔，并要按要求進行登記等，對于復制、抄錄等相關要求在檔案查閱須知有明確說明。對于不開放的檔案，需要向檔案所對應的全宗單位進行申請，出具立檔單位介紹信方可查詢，并將身份證件登記在冊，查檔“留痕”確保未來出現問題有跡可查。

檔案館對于開放檔案的范圍嚴格遵循國家檔案局1991年制定發布的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》《各級國家檔案館開放檔案辦法》，并參考陜西省與西安市分別通過的《陜西省檔案條例》和《西安市檔案管理條例》，以及2016年實施的《歸檔文件整理規則》，并且遵循檔案館內部制定的檔案鑒定開放辦法、檔案業務培訓讀本等，囊括城鄉建設檔案、科技工作檔案、精準扶貧檔案等相關歸檔鑒定，對開放范圍與保密范圍進行進一步劃分，也對檔案信息與實體安全保護做出規定。

3.檔案工作人員開放意識增強

陜西省部分綜合檔案館的工作人員都有比較強的開放意識，認為檔案開放是大勢所趨，是必要的并且要持續進行的工作。檔案館還配備了意見反饋本，記錄查檔者的意見反饋，并對意見反饋及時處理，在檔案館年底總結工作中對檔案開放利用情況進行總結。在疫情期間，陜西省檔案館提供電話、官方網站留言、微信公眾號三種途徑保證檔案開放利用工作的順利進行。

4.檔案開放監督考核機制完善

檔案館均按照《檔案法》中關于檔案監督檢查的規定，明確監督檢查事項，完善監督檢查措施。西安市檔案館設立鑒定工作領導小組，對檔案開放鑒定工作進行監督。在收集整理處進行初步鑒定后，將結果上報鑒定工作領導小組進行審核，最后由館長審核后方可向公眾開放。通過層層審核，對檔案開放工作高度負責，并實施有效監督。

5.檔案開放工作人員儲備充足，培訓工作常態化

從事檔案開放利用工作的大多為編制人員，專業素質較高，注重專業的對口性與人才的培養。在專業知識上，檔案館會定期組織學習相關知識，增加工作人員對檔案法律法規的了解。工作人員形成互助團體，互相幫助解決業務工作、學習中遇到的問題，共同商討對策。在業務培訓上，內部定期組織學習，還有邀請經驗豐富的工作人員或已經退休的“老同志”進行工作經驗的分享，或者邀請高校檔案學專業的教師與檔案館工作人員進行交流。

三、檔案開放利用工作中存在的問題

1.開放鑒定的法律法規缺失

由于檔案領域相關的法律法規并不多，綜合檔案館所能參考的法律法規總體來說只有《檔案法》和《〈檔案法〉實施辦法》。而提及鑒定標準、鑒定程序相關的法律法規更少，檔案鑒定規范時效性較低。國家層面檔案鑒定規則于1991年制定，制定時間較早，沒有隨著時代的發展制定適應滿足當下檔案鑒定需要的法律規范，沒有涉及當下面臨的新的問題，具體的鑒定工作的進行還要根據各檔案館制定的《檔案館劃控管理條例》。最新的《陜西省檔案條例》于2017年修訂通過的，并沒有根據新《檔案法》再次修訂更新，時效性還需要加強。

2.檔案開放鑒定標準模糊

現實工作中的檔案鑒定，需要工作人員依靠長期從事經驗進行判斷，主觀性較強，部分檔案工作人員專業素養和業務能力有限。檔案內容不一，在鑒定中會遇到各種各樣的問題，有的檔案還存在過去公開，但現在不公開的復雜情況。這不僅直接影響了開放利用工作的進行，也造成了不敢銷毀、鑒而不銷現象的出現[2]。

3.鑒定人員儲備不足

綜合檔案館還未形成具有一定規模的專業化的鑒定人才隊伍，導致鑒定工作發展緩慢。檔案鑒定工作大多是由經驗豐富的檔案工作人員進行，或者對退休人員進行返聘。但是不管是經驗豐富的工作人員的數量，還是已經退休的“老人”的數量，對于目前需要鑒定的數量龐大的檔案來說是遠遠不夠的。

此外，當前鑒定工作再吸納人才還存在一定的矛盾。鑒定工作要求鑒定人員必須具備高專業素質、高政治素質、高業務素質，但真正具備綜合素質的人員數量很少。有些工作人員是學檔案學專業出身的，但工作經驗不足，沒有足夠的能力去承擔重要的鑒定責任。有的工作人員具有豐富的工作經驗，但沒有一直從事檔案工作或者從事的是政治工作，這也造成其沒有足夠的專業素質確保鑒定工作的順利進行。

4.在線查檔服務有待提高

目前檔案館雖然已經對大量的檔案數字化，但僅對檔案目錄進行了公開，且檔案網站上查詢不到最新的數字化館藏目錄，還未涉及檔案原文的公開，對提供線上閱覽服務保持觀望的態度。用戶無法通過檔案網站直接對檔案的原文進行瀏覽，主要原因有三點：

第一，在線查檔服務涉及館藏檔案的版權問題，檔案館對用戶對檔案原文進行截圖、拍照等行為難以控制。

第二，由于檔案館網站的承載能力有限，而館藏數量巨大且難以根據檔案內容篩選出重要檔案，將數字化的成果上傳網站難以全部實現。

第三，目前關于在線查檔需求等方面的調研較少，檔案館不是很了解民眾、科研人員、學生等不同群體的檔案需求，不清楚什么檔案對于用戶是重要的并應當放在網站上，以便全文閱覽。

5.未實現用戶個性化統計

檔案館大多在重要時間節點進行開放利用工作總結，如年終總結或是國家的一個規劃結束的時期，所以統計指標是較為概括性的，大多為利用人次、利用類別，缺乏對個體用戶的分析和數據統計。

四、完善檔案開放利用工作的建議

1.完善相關法律法規

法律法規修訂的頻率可以間接地反映出一個領域發展速度，檔案館自身的規定的制定與完善，以及相關培訓會次數的多少，均取決于法律法規修訂的頻率。在法律層面，應當完善以《檔案法》為核心的檔案法規體系[3]，特別是明確各機構在檔案解密和開放過程中的責任和義務、細化檔案解密開放的基本程序。新《檔案法》和《政府信息公開條例》促進了檔案開放利用工作，而《個人信息保護法（草案）》和《數據安全法（草案）》的出臺體現了對個人隱私保護的要求，為此檔案館可參考《澳大利亞聯邦檔案法》對有保存價值的私人檔案的收購和管理的相關規定。各省應當根據新《檔案法》及時修訂各省的檔案條例，包括明確檔案開放的時間和范圍、增加開放免責條款等。

2.形成以立檔單位為主體的鑒定模式

立檔單位是檔案的形成者，更加清楚檔案的價值。因此，立檔單位在向檔案館移交檔案時，應當進行初步的鑒定，根據涉密或是不涉密、重要程度、保管期限等，對本單位形成的檔案進行分類，在這之后，檔案館再根據專業知識進行二次鑒定。對于機關單位形成的檔案，鑒定工作應當以機關單位為主，檔案館輔助鑒定，確保嚴謹細致、劃控準確、手續完備、臺賬清楚，這樣才能使鑒定工作更加快速、準確地進行，有利于推動檔案開放工作的進展。

3.建立鑒定專業人才庫

檔案館可以與其他單位合作共同組建鑒定工作人才庫，有利于學習和借鑒其他單位在檔案鑒定方面制定和采用的相關標準，在緩解人才短缺方面的同時，與其他單位對于鑒定工作進行經驗交流。檔案館也可以與高校合作，聘請高校檔案專業教師參與到檔案的鑒定之中，為檔案鑒定提供專業支持。

4.完善在線檔案全文閱覽功能

大多數用戶對檔案的利用需求依舊為對檔案基礎價值的挖掘，停留在較為基礎的檔案原文信息層次上[4]，所以實現在線查檔的功能有利于查檔便利化。目前北京市、上海市、湖北省、江蘇省、浙江省、青島市均已經實現大量檔案的在線全文閱覽功能，對于版權所有問題得以解決。北京市、上海市、江蘇省在電子原件上添加水印進行標識并明確規定禁止下載和打印；青島市進行檔案史料匯編，推進檔案資源轉化。通過這些方法，在明確版權的同時，也可以促進在線查檔功能的實現。

5.開放服務的個性化

檔案館可以根據用戶的查檔頻率、行為軌跡、用戶需求、訪問數據等進行統計分析，實現對用戶偏好的定位，提供針對性的檔案信息服務。檔案信息服務部門利用計算機網絡、人工智能等諸多信息技術，對于登記在查檔平臺的用戶信息獲取并分析，提取用戶的背景、習慣、偏好和要求，從而為不同用戶提供充分滿足其個體信息需要的一種集成性服務[5]。只有實現了對用戶的個性化分析，檔案館才能更加清楚地了解用戶對哪些檔案的利用需求更加迫切，從而更好地促進檔案開放利用工作的開展。

綜上訪談與分析研究可見，新《檔案法》的頒布實施推動了陜西省綜合檔案館檔案開放利用工作的進行，簡化利用手續，不斷為利用者解決實際問題。在檔案開放進程中，人們對檔案的功能性與重要性有了進一步的了解，在檔案館中獲取所需信息的意愿不斷增強。但由于檔案鑒定環節與開放環節密切相關，時下檔案鑒定環節的滯后，制約了檔案開放工作的進行，如何進一步提高鑒定工作的效率，實為需要盡快解決的一個現實問題。總而言之，當前通過完善制度法規、建立鑒定專業人才庫、實現服務個性化和多樣化等，使檔案館成為更有活力的科學文化事業機構，是檔案更好地為經濟社會發展與服務民生的最佳選擇。