加強科技檔案管理服務于工程建設的有效途徑

文/楊 蓉

科技的發展與進步，對我國的各行各業都產生了十分深遠的影響。客觀現實是經濟的發展在很大程度上帶動了科技的發展，而科技的發展又直接推動工程建設的發展。科技檔案對工程建設甚為重要，有效地應用能夠大幅提升工程建設的質量、效率和效益。顯而易見，科技檔案的服務與利用對工程建設其價值不言而喻

經濟社會的發展必然帶動所有的產業都積極地進行調整和升級，這是時代發展的必然性，落后的產業必將迎來被淘汰的命運。建筑行業想要在激烈的競爭中找到更合適、更舒適的生存與發展空間，其核心技術方面必須得到加強。這些核心技術建筑行業在建設的過程中都已經有了比較系統的總結，這部分總結可稱之為“科技檔案”。但是反觀現階段，我國各界人士雖然能認識科技檔案對于工程建設的重要意義，但是卻疏于管理，導致當前一些科技檔案的管理系統不健全，其內部受到很多特定因素的影響導致其不可能繼續優化。基于此，本文對現階段在科技檔案的管理過程中存在的問題以及如何解決這些問題進行探討與研究。

一、科技檔案的特點

所謂科技檔案，是對科學技術檔案的簡稱，是在自然科學與生產技術以及基本活動過程中，形成或保存的任何形式的參考文獻，例如：圖紙、表格、影像、證書等等。其存在以下幾個方面的特點：

1.專業性。其專業性是對各個門類進行劃分的一個十分重要的依據。科技檔案的專業性不僅僅是使之能夠與一般的文檔進行區別的主要方式，更使之與不同文檔之間形成區別。很多檔案管理體制的建立，本身很大程度上都是按照其專業性原則進行建檔，進而對不同類別的文檔進行分門別類的管理。

2.多樣性。科技檔案的種類是所有檔案種類之中最為繁多的一種，這也是其在建設的過程中所形成的一種比較鮮明的特點。就種類而言，科技檔案所涉及的門類、行業數不勝數，如：建筑、醫學等。而生產活動的多專業、多角度也都導致其本身所衍生出來的內容具有多角度特征。所以說，就專業角度而言，其本身的多角度性就是導致其成為所有檔案之中類型最為豐富多樣的主要原因。

3.完整性。就其科技檔案的內容來看，單一角度的介紹并不能成為科技檔案單獨成冊的一種形式，因此若是想讓科技檔案其本身具備一定的價值，就需要具備一定的綜合測量性。若是滿足這一定義，就需要通過豐富管理內容實現，進而更好地發揮檔案管理職能和價值，也就需要其具備較強的完整性。

4.實用性。科技誕生從本質上來說，就是用來為人類服務的。因此，科技化的檔案管理就應該具備一定的實用性和現實意義。如建筑檔案，其雖然已經被歸檔，甚至可能隨著時間的發展和社會的進步，其本身所闡釋的解決問題的角度存在差異，甚至是無法跟上時代發展的步伐，但是我們通過查閱原始檔案資料的方式，仍然能夠找到促進我們現實發展的方式、經驗和教訓。

二、科技檔案應用中存在的問題

客觀現實告訴我們，工程建設若能得到穩定的發展，其必然離不開對科技檔案的優化和管理。在實際的運行情況中其工程建設的實施過程是與科技檔案的聯系密不可分，其本身在建設的過程中，很多問題如對科技檔案的管理和優化不當導致其本身在建設的過程中會存在很多的誤區，還有，如對技術設備的管理和使用不當都會在建設的過程中產生很多的問題。

很多建筑科技檔案的產生可能在當時是具備很大的跨越性價值的，而隨著時代的進步和發展也可能會由于跟不上時代發展的步伐而導致其本身所能傳遞出來的現實價值和意義不能滿足當前的需要。這也就出現了對科技檔案利用程度低的現象，而分析其利用程度低下的原因主要可以從兩個方面進行分析：

1.優化升級的滯后性。優化升級是任何一項具備現實意義的人、物甚至材料所必須具備的特性，因為歷史的車輪永遠都是前進的，若不能積極地轉變自己的思維方式，很容易導致其本身的價值發生貶值甚至失去價值。就如唯物主義中的闡述：物質世界是在不斷發展變化的。一定時期所形成的一定觀念也是具有滯后性的。

2.檢索方式的落后性。檢索方式的落后也是導致科技檔案存在使用效率低的一個十分重要的方面。現階段的我們確實能理解到科技檔案等文獻給我們所帶來的積極意義，但能歸結為檔案的文獻資料實在太多。基數大、補充效率高導致其資源庫正在以一個近乎“爆炸”的方式大量補充。這也在很大程度上加重了檢索的負擔。如在檢索過程中命中的靶子也就是我們所理解到的“關鍵詞”程度不相同，甚至就算能毫無遺漏地命中所有關鍵詞，但受到檢索方式的影響還是會出現呈現的內容并不適合此種角度的應用。而很多內容相仿、具備一定的參考價值的文獻卻因為其年代久遠而導致被遺忘。

上述兩點都是導致科技檔案利用程度低下的一個十分重要的因素。

三、加強科技檔案管理服務于工程建設

1.優化保存。合理的保存是其能夠在我們需要的第一時間就能出現在我們面前的保障。因此我們在對科技檔案進行保存的時候應該充分思考到在使用的過程中如何才能將最優質、最合適的文檔呈現給需要的人。這其實不難操作，難以解決的是如何將基數如此浩大的科技檔案都能分門別類地進行保存。為此可以借鑒圖書館的建設方式，使用“標簽法”，但卻不能照搬，一是基數大，二是角度廣。為此建議：深化“標簽法”。標簽法的實質是通過加標簽的方式來使之能夠通過標簽一覽無余，既增加其直觀性還能增加層次感。

2.優質推薦。建筑工程所面臨的地形是十分復雜的，并且幾乎不存在相同的地形等情況，因此就導致在建設的過程中勢必會出現很多從來沒有遇見過的情況。而面對這些問題，想要借閱科技資料的時候，面對龐大的數據庫感到無從下手，甚至拿在手中的資料與當地的實際情況并不相符的情況等。解決這一問題就應該從書籍的推薦上面想辦法，對科技檔案庫最熟悉的莫過于整理人員或者機器，因此可以從兩個方面入手：

對機器：在機器檢索的過程中通過細化關鍵詞來降低其搜索的范圍，對此科技人員應該加強其系統的開發工作。

對人員：增強工作人員的工作意識，對文稿的整理人員應適當提升其專業知識能力，強化自身的知識，使其在特殊情況下的思維能力能達到一種比較出眾的狀態，幫助所需人員找到正確的更好的參考角度與文獻資料。

總而言之，我們現階段已經對科技檔案管理有了一定的認識，但是在實際操作過程中很多的環節還有待于聯通，其應用效率的問題是建設伊始就已經存在的，為此我們應該積極地正確地解決與提高，確保科技檔案管理體系的建立與完善，從而給工程建設提供更多更優質的參考價值與良好的服務。