提高會計工作運用Excel的能力淺析

惠鳳玲

本文主要以提高會計工作運用Excel的能力淺析為重點進行闡述，首先分析會計工作運用Excel的背景，包含Excel的特征與功能、Excel在會計工作中的用途，其次從強化Excel編制報表能力、強化Excel圖表運用能力、強化Excel打印報表的能力幾個方面深入說明并探討提高會計工作運用Excel能力的對策，旨意在為相關研究提供參考資料。

因為科學技術以及信息技術在不間斷的創新，會計信息化發展是必然趨勢。每一個財務單位都應建設會計信息化工作，做好人才培養工作，保證會計信息化能夠在具體生活中被高效地運用。全方位的滿足會計信息化發展趨勢，能夠在日后的社會發展中擁有信息技術輔助決策之能，Excel軟件便于學習與運用，并且具備多樣化的功能，在很大程度上為會計信息化發展提供支持。新時期下，如何提高會計工作運用Excel的能力是重點話題，現淺析如下。

一、會計工作運用Excel的背景

（一）Excel的特征與功能。首先，Excel能夠進行簡單的表格制作，Excel擁有相對靈活的制表工具，便于快速制作多種類型的表格。提供表格模板給用戶，用戶還能夠制作喜愛的表格形式，便于后續運用。表格中存有重復信息數據與公式時，借助“填充柄”完成迅速填充，減小工作量。其次，Excel進行信息處理和繪制圖形。在處理信息過程中，運用Excel自動計算表格中的信息數據，公式結果在信息的變化過程中自動更改。立足于工作表中的數據生成圖表，落實表格、圖形與文字的結合，使得信息數據觀察更為直觀，便于管理工作者提高決策效率。最后，Excel提供大量函數存在外部數據功能。Excel擁有著大量函數，尤其是財務函數以及統計函數，能夠完成繁瑣的財務研究和財務統計。并且Excel讀取多種格式的信息文件，在會計軟件的信息庫中引入數據，節約信息獲取的時間，提高信息處理效率。

（二）Excel在會計工作中的用途。早期微軟公司創建一個Excel軟件，將其延伸到個體計算機上。立足于Excel軟件的系統功能，涉及函數計算、圖表制作等，通過多樣化的模式分析數據信息，一方面歸納數據，另一方面按照既定的條件完成定向處理，幫助企業進行正確決策。函數設定以及公式設定，給Excel軟件的運用提供基礎，把相對零散的信息優化與整合，提煉出內涵與價值，帶動會計工作的發展。

1.財務會計層面。在財務會計工作中，會計人員經常需要對各種各樣的、大量的財務數據進行分析，填制各種報表，會計人員要掌握Excel的操作技巧，熟練運用Excel軟件的相關功能，如數據的輸入及填充、公式計算、數據的有效性檢查、篩選、分類匯總、合并計算、圖表、函數運用等，由此幫助財務工作者大大提高工作質量和工作效率，還可以解決財務工作中遇到的一些問題。

2.管理會計層面。把Excel軟件應用在管理會計工作中，發揮Excel的中高端功能，比如運用數據表完成信息統計，通過高級篩選把信息整合優化，得到需求的數據，進而把諸多工作表的信息匯總到一個表格中。部分工作需要編寫宏代碼以及自定義公式，相關功能應確保財務工作者熟練掌握一個上有軟件的操作流程，深層次挖掘Excel運用技巧，提高會計工作服務質量。

3.信息系統層面。總體而言，大規模企業信息系統的建設受到ERP系統影響，在ERP系統中提取的信息是比較龐大的。如果直接提出去相關數據進行運用是不可行的，而是經過加工和整合，給決策者帶來信息支持。然而Excel軟件作為信息系統的主要分支，和ERP模塊是相輔相成的，運用在信息系統中存在重要的作用。

二、提高會計工作運用Excel能力的對策

（一）強化Excel編制報表能力。在會計工作進行中，工作者需要通過Excel進行編制報表，整理函數關系與修正信息數據，確保數據足夠安全，尤其是在資產負債表中進行信息編制。要想提高Excel編制報表的能力，首先應創建工作表，運用鼠標雙擊制作表的名稱;其次對表中信息進行填寫，一般情況下把表格標題的位置設置為首航，輸入對應信息后逐一進行文字填寫，相應的內容和其他內容設置艱巨，把項目名單逐步填寫完成。報表中的數字以及字體格式，要參考單元格式的要求，立足于表格內容需要完成單元格合并，進行行高與列寬的調節;最后整理信息函數關系，結合計算需要，把公式以及函數輸入到單元格中，如果在相同的公司中運用同一列單元格，可以通過復制完成信息輸入，并且在單元格中設定條件，以免產生數據錯誤。

（二）強化Excel圖表運用能力。工作者在Excel編制過程中，經常要運用文字編制和數字編制，科學的運用Excel圖表編制能夠更為清晰的呈現信息關系，保證人們可以在第一時間內掌握信息的變化方向。信息和信息的大小關系以柱型圖為主進行表述，信息和信息的比例關系以餅圖進行表述。在轉變Excel信息數據時，會計工作者應熟練地掌握數據圖表的編制技巧。首先選擇將要進行圖表繪制的信息區域，插入相關圖表，開啟圖表向導標識，選擇對應的圖表種類，進而完成圖表編制。此種操作相對簡便，因此挑選的圖表往往是柱型圖，最終明確標題。完成圖表編制后，若信息存在變化，那么圖表信息也會出現變化，在轉換圖表種類時，工作者應該用右鍵單擊圖表，挑選菜單欄中的需求內容即可。

（三）強化Excel打印報表的能力。會計工作者通過Excel軟件進行報表打印時，首先要完成頁面設置。挑選頁面對話框，基礎設置紙張方向信息和縮放比例信息，在頁眉和頁腳之中，增加報表輔助數據。接下來選取對應的打印區域，標注選擇性打印，打印標題時應及時填寫標題。然后科學的運用分頁符，由于工作者在進行會計工作過程中會存在打印報表的內容量大的情況，所以要及時介入Excel軟件設置紙張大小，插入分頁符之后，完成打印。在用戶設定紙張大小之后，可以直接進行分頁符插入，工作者運用鼠標對分頁符進行單擊選擇，報表能夠自動調整到打印頁面中，由此按照用戶設置的分頁符編制信息，將原有的視圖模式轉為分頁預覽模式，細致描述鼠標分頁符位置。