關于重點項目固定資產檔案管理

周曉輝

為有效提高重點項目固定資產的檔案管理工作效率，文中對其管理工作進行了詳細研究，文中先分析了重點項目固定資產檔案的特點和項目檔案管理的現狀，并指出了當前存在的主要問題，然后通過對原因的分析，針對性提出加強檔案管理的有效策略。

重點項目固定資產檔案是投資項目管理中不可或缺的一部分，是對項目整個過程的相關行為的原始記錄，可以為責任的驗證以及追溯提供依據。當前重點項目固定資產投資工作在不斷的進行中，國家也十分注重檔案工作，對檔案管理提出了更高的要求，然而在重點項目固定資產檔案管理中還存在較多的問題，這就需要采取有效的措施進行改善和解決，依據有關的規定，合法、規范的開展管理工作，提升檔案管理的水平。

一、重點項目固定資產項目檔案的特點

（一）復雜性

項目建設中的各個環節都會形成檔案文件和資料，可以體現出項目各環節的過程。且重點項目工程有很強的組織性，包含很多的部門，各種專業領域不一樣，但是相互之間也具有緊密的聯系，這就導致管理工作比較困難，經常會出現歸屬不明確的情況，要求每個環節的人員都能積極的配合以及協調。

（二）高標準性

檔案是項目驗收中的一個重要依據，和普通工程檔案相比，重點項目固定資產檔案的要求要更高，主要體現在完整性、全面性、真實性、系統性方面，針對歸檔提出了過程資料是不符合標準要求，以保證檔案資料齊全、系統、準確、安全、可靠。

（三）保密性

重點項目固定資產投資一般是為了滿足國家重點工程武器裝備的研制要求開展的，包含較多的內容，如，投資計劃、建設內容以及任務型號等等，有很多敏感的信息，所以，在檔案中也會有涉資料或敏感內容部資料，需要在確保正常建設的基礎上，根據保密要求，凡是涉密檔案的工作，都要配備涉密人員參加，嚴格按涉密資料的借閱以及傳遞的要求進行管控，避免信息丟失或泄漏。

二、重點項目固定資產檔案管理中的問題

（一）檔案質量差距較大

在檔案歸檔整理中，發現有很多的復印件，雖然其和原件一樣都能夠用作備查，然而卻無法發揮原始憑證的功能。設備儀器檔案開箱驗收文件不夠完整，存在丟失的問題，一些重要的檔案資料歸檔不夠齊全，如，隨箱檢驗報告、開箱單、合格證等，特別是重大設備，有一些價值較高的設備儀器的歸檔資料嚴重缺失。基建檔案的專業性比較強，主動權在施工方，導致一些監理和施工過程的資料提交不夠完整，很多內容并未主動的歸檔，如，施工日志、備忘錄、圖紙調整、監理人員變化記錄等等。有的記錄雖然記錄了但存在記錄內容不一致現象，重大設備以及基建文件資料中，普遍存在缺乏隱蔽工程以及聲像檔案的情況，另外，一些歸檔文件不符合要求，存在鉛筆和圓珠筆的字跡。

（二）檔案工作不及時

固定項目建設中包含很多的環節，跨越時間較長，這就容易出現檔案工作和項目建設不統一的問題，一些重大的專項會議，檔案部門并未被要求參與，在重大設備開箱驗收時，檔案人員也未第一時間到現場收集相關的資料，現場人員的歸檔意識較弱，這就使得很多重要的資料和文件出現丟失的問題，后期想要彌補存在很大難度。在固定資產項目工作中，一般重視的是立項、招投標、論證等環節，而對于檔案工作則缺乏重視，普遍存在項目結束時突擊歸檔，臨時收集的情況，在驗收之前單位對檔案編目以及自查的時間有限，自然無法確保檔案歸檔的質量。

（三）檔案編目缺乏合理性

在重點項目固定資產檔案管理中，檔案是依據“誰形成、誰歸檔”這一原則歸檔的，然而兼職檔案人員提交的檔案文件中存在較多的問題，比如，卷內文件不夠連貫;案卷封面、脊背標簽、備考表、卷內文件目錄不符合要求;組卷缺乏規范性;設備儀器并沒有依據單臺套歸檔;文件以及案卷排列和時間形成順序不相符，和規定要求不一致;特殊載體檔案保管存在問題等。

（四）檔案過程文件不完整

在檔案管理中，時常會發現過程文件不完整的問題，使得項目脫節，無法全面的體現出項目的過程。比如，招投標文件收集的不夠完整，缺乏中標通知書、評標報告等內容;沒有整改結果反饋材料、設計變更文件缺乏閉環;沒有決策性的過程文件;設備儀器文件不完整，缺少使用、交付以及安裝中形成的文件;安全保密的證明文件、保密承諾書等缺失。

三、重點項目固定資產檔案管理問題的原因

（一）缺乏明確的職責分工

項目檔案主要包括幾類，分別是設備儀器、基建、文書檔案，各種檔案之間都是相互聯系的，項目建設的整個過程中，所有原始資料以及文件都可以體現出項目建設的實際情況。在施工環節，因為有很多的工作節點，在銜接中可能會出現檔案文件交接配合不足的問題，或是人員缺乏責任心，使得檔案資料出現丟失的問題;還有一些人員出于方便自己利用的目的，把一些重要的資料留下來，并沒有提交給檔案部門實施歸檔，影響了歸檔的完整性。

（二）項目實施缺乏規范性

在檔案歸檔中，很多材料都不夠齊全，這和施工方、供貨商前期未明確規定歸檔要求有很大的關系。例如，委托招標代理公司并未明確提出招投標環節要歸檔的文件，沒有列出清單，導致出現缺失;對監理和施工企業并未提出明確的過程文件歸檔規范;設備廠商簽合同中，也未清楚提出交貨驗收環節要提供的相關資料以及文件，在驗收時再想要找出相應的資料，很難實現。

（三）檔案培訓不到位

項目檔案有很多的門類，包含較多的人員，要想確保檔案管理的效果，就需要提高對檔案管理人員的要求，同時部門也要積極的組織人員實施培訓。然而一些部門對于檔案管理人員的培訓不夠，并未及時的將有關法律法規、政策等傳達給檔案管理人員，使得其無法形成較強的歸檔意識，尤其是兼職檔案人員在歸檔中會出現不規范的情況，沒有掌握相應的工作規范，限制了管理的效果。

四、加強重點項目固定資產檔案管理的策略