淺談高職院校二級學院教學檔案管理工作存在的問題及解決對策

梁敏茹 林潔文

二級學院教學檔案是高校二級學院在開展教學、科研、學生學習等活動中形成的有保存價值的圖表、文字、照片等不同形式的歷史記錄，是二級學院發展的重要見證，直接反映了二級學院的教學工作，是評估二級學院教學質量和管理水平的重要指標，對學院的建設發展起著重要助推作用。

近年來，隨著我國全面開展高職高專院校人才培養工作水平評估，各高職院校越來越重視檔案工作，檔案管理工作需要不斷改進和提高。但是高職院校只重視校級檔案管理，而忽視其二級學院教學檔案管理的現象依然存在，二級學院檔案管理依舊很不規范，給學院自身建設和發展帶來不利，同時也給高職院校本身的長遠發展帶來一些新問題。

一、高職院校二級學院教學檔案管理工作的主要內容和特點

1.二級學院教學檔案內容繁多

二級學院教學檔案是二級學院教學活動和學生學習的全過程的真實記錄，內容繁多，主要包括：學校規章制度、學校教務處和督導下發的文件;教學大綱、教學計劃，教學計劃變更材料及申請等教學管理類材料;教師上交的期末考試A、B卷及答案和試卷分析，考試成績單、頂崗實習材料等教師業務類材料;還有學年教學工作總結、校外實習基地規劃材料、實習總結、教學質量評估材料、教學會議記錄、工作量統計表、獎懲材料等跟教學相關的行政類檔案材料，以及學生學習過程中轉專業、休學、退學等備案材料。二級學院根據自己的職能及特點，檔案管理整體為檔案收集、整理、鑒定、保管（移交）、統計、利用等工作。

2.高職院校檔案門類較多

高職院校的檔案不僅門類較多，且各個門類檔案的形成過程也不盡相同。二級學院所產生的檔案有以下兩個比較突出的特點。

第一，收集多樣性。由于各門類檔案材料記錄的內容專業性較強，且二級學院各專業工作性質存在差異，檔案材料的收集工作必須遵循檔案的自身規律和特點而采用多渠道、多樣性的收集方式。

第二，收集時間的非統一性。高校許多工作受上級和社會的制約，在管理上需要同上級機關和社會的活動同步。比如，在計劃管理上使用自然年度，教學工作中采用學年度，而科研、設備采購、驗收等均不一致，因此收集時間不可能完全一致。

二、高職院校二級學院教學檔案管理現狀

1.檔案管理專業化水平低，不集中

高職院校二級學院教學檔案管理工作一般沒有設立專職管理人員，甚至有一些至今還沒有成立專門的檔案室，所有檔案資料都存放在辦公室的鐵皮柜里，日常管理和使用均由教學秘書兼職。管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科研、教學實踐及實物檔案，而大量的科研活動材料都分屬各專業保管，缺乏集中管理，也不利于本學院對檔案的有效利用。

2.檔案收集不完整，整理不規范

高職院校二級學院教學檔案管理內容廣泛，載體形式多樣，有些應歸檔的文件材料沒有及時被收集歸檔或被遺漏，有些已歸檔文件材料其內容不齊全、不完整。例如，有些歸檔文件材料中只有請示，沒有批復;有些只重視收集各種紅頭文件，而忽視了對教學、科研活動中形成的各種文件材料的收集。還有在整理、分類材料上缺乏嚴格規定和統一標準，造成了檔案保管期限劃分不準確、目錄填寫不明晰、檢索工具不完備等問題，為日后檔案的查找利用帶來了諸多的困難。

3.檔案管理手段落后，利用效率低

有許多高職院校的二級學院檔案管理仍然停留在紙質存檔、手工管理的水平上，檔案信息存儲量小，收集、整理、檢索難，利用率低。

三、對高職院校二級學院教學檔案管理的建議

1.提高意識，加大投入

教學檔案管理工作是二級學院日常工作的一項重要任務，涉及的范圍廣、作用大，因此二級學院及學校領導都必須給予重視，將檔案管理工作提高到基礎地位。要做好檔案管理工作還需加大投入，首先要提供檔案庫房，建立標準檔案室，配置掃描儀、計算機、數碼相機等設備，加強電子檔案建設，逐步實現電子和紙質檔案雙重管理。

2.建立健全檔案管理工作制度

制度是開展工作的準則和依據，只有建立科學合理的檔案管理制度，才能指導和規范二級學院的檔案管理工作。

我國2008年公布了《高等學校檔案管理辦法》，這對高校檔案建設、管理工作具有重大的指導意義，也顯示出檔案管理對高校及發展的重要性。高職院校應在《高等學校檔案管理辦法》基礎上，結合自身學校的條件、特點等實際，建立和完善適應學校自身的檔案管理制度，從而提高高職院校的檔案管理效率，為學校發展提供保障。

同時，要加強檔案管理機制，對二級學院、各部門檔案進行規范化管理，要求二級學院的檔案不定期整理和移交，同時對二級學院及各部門檔案建設、管理工作進行不定期檢查，督促二級學院檔案管理工作更加規范化。

3.建立教學檔案庫，推動二級學院教學檔案管理工作信息化

隨著高職院校和社會發展的網絡化、信息化，高校教學檔案的管理必須加強信息化建設，才能更好地為學校的發展和師生提供高效便捷的服務。高職院校應在計算機網絡建設的基礎上建立檔案庫，利用信息技術獲取、處理、傳輸、應用教學檔案資源，提高檔案管理效率，實現教學檔案資源共享，逐步實現檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化。

參考文獻：

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[2]余紀珍.關于高校院系檔案管理工作的思考[J].文教資料，2012（7）.

[3]武玲娥.高校院（系）教學檔案信息化管理研究[J].蘭臺世界，2018（04）.

[基金項目：本文系“創新教育與強化職業能力培養的研究與實踐”（GDKM2018-6）的階段性研究成果。]

責任編輯 陳春陽