試論人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用

高華

摘要：《中國人工智能行業(yè)市場前瞻與投資戰(zhàn)略規(guī)劃分析報告》表明，預(yù)計2021年我國人工智能市場規(guī)模將高達(dá)千億元，2023年該市規(guī)模將達(dá)到2000億元。然而，我國檔案管理行業(yè)依然處于起步階段，各地信息化建設(shè)程度差異較大，面對人工智能的崛起，檔案管理該如何適應(yīng)？對此，文章重點(diǎn)論述了人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的運(yùn)用，以此來強(qiáng)化檔案管理能力。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù);檔案管理;信息化

隨著大數(shù)據(jù)、腦神經(jīng)科學(xué)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的日益成熟，人工智能技術(shù)隨著在各行各業(yè)運(yùn)用。習(xí)近平在高質(zhì)量發(fā)展的科技創(chuàng)新工作中提出，人工智能是科技革命與產(chǎn)業(yè)變革的主要助推力，悄然間改變著我們的生活與工作，促使我們迎來了人機(jī)協(xié)同、跨界融合、共創(chuàng)分享的智能時代。新形勢下，作為智能政務(wù)、智能社會構(gòu)建的關(guān)鍵點(diǎn)，檔案工作同人工智能技術(shù)相融合是必然趨勢。在這一形勢下，檔案工作應(yīng)積極應(yīng)對人工智能技術(shù)所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，積極迎合，深入融合，以此來真正提高檔案管理效率及服務(wù)水平。

一、人工智能技術(shù)概述

人工智能技術(shù)屬于新興研究領(lǐng)域，是借助計算機(jī)技術(shù)及智能控制技術(shù)，通過模擬、延伸及智能拓展，形成對信息的感知、獲取與識別能力，從而獲得優(yōu)異的計算能力。2017年，李克強(qiáng)總理反復(fù)強(qiáng)調(diào)“想方設(shè)法研發(fā)人工智能技術(shù)，促使其更上一層樓。”同年7月，國院務(wù)印發(fā)了《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，進(jìn)一步對人工智能的發(fā)展制定了戰(zhàn)略目標(biāo)。不僅如此，即便是世界范圍內(nèi)的優(yōu)秀互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，其在人工智能發(fā)展領(lǐng)域上也保持了驚人的一致，包括谷歌、微軟、臉譜、百度及英特爾等著名企業(yè)。現(xiàn)階段，我國在人工智能領(lǐng)域發(fā)展迅猛，已然進(jìn)入人工智能研究領(lǐng)域第一梯隊，這對于我國行業(yè)的發(fā)展極為有利。

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我國在該領(lǐng)域取得了喜人成果，針對于前沿科技領(lǐng)域的開發(fā)，將實(shí)現(xiàn)對國外技術(shù)的彎道超車。特別是人工智能領(lǐng)域的發(fā)展，必然對各個領(lǐng)域帶來全新的變革，數(shù)字出版行業(yè)屬于重要的文化領(lǐng)域，與我國文化自信戰(zhàn)略緊密契合，人工智能技術(shù)的應(yīng)用將產(chǎn)生強(qiáng)大推動效能。除此以外，人工智能的應(yīng)用還包括醫(yī)療、教育、金融、安防及國防等領(lǐng)域，據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，僅2016年全球在人工智能領(lǐng)域的研發(fā)投資就高達(dá)50億美元，相較于2012年增長了近十倍，依據(jù)當(dāng)前的發(fā)展格局和趨勢，預(yù)計到2020年年底，該領(lǐng)域的投資規(guī)劃將突破1000億美元大關(guān)，年投資增速將超20%，其中我國在人工智能領(lǐng)域的投資也將達(dá)到100億規(guī)模，增長幅度更達(dá)到50%以上。未來，隨著人工智能技術(shù)的優(yōu)化與完善，其發(fā)展的重點(diǎn)將以大數(shù)據(jù)智能、群體智能、跨媒體智能、人機(jī)混合為主。可以預(yù)見，借助各類現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，將使人工智能得到深度發(fā)展，形成體系化的應(yīng)用格局，并在社會行業(yè)的實(shí)踐推動下，達(dá)到技術(shù)的迭代、融合與創(chuàng)新目標(biāo)，推動社會向高智能化挺進(jìn)。

二、人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的重要價值

對于檔案管理信息化工作，人工智能技術(shù)的運(yùn)用可提高其效率與質(zhì)量，深入開發(fā)其使用價值，對傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行了變革與優(yōu)化。隨著該技術(shù)的廣泛推廣運(yùn)用，極大的簡化了一些機(jī)械性流程，包括信息錄入、信息整理以及信息分類歸檔等，顯著提升了檔案信息的準(zhǔn)確性，防止因?yàn)槿斯や浫攵鴮?dǎo)致部分檔案信息的真實(shí)性無法得到保證，以及由于人為疏忽而讓部分?jǐn)?shù)據(jù)信息丟失。檔案管理工作人力投入越來越少，只需投入信息化人才便可。檔案工作的主要內(nèi)容就是收集檔案，并根據(jù)類別將其整理匯總后存檔保存。傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理需其他部門的配合，而應(yīng)用人工智能技術(shù)，則將數(shù)據(jù)收集、分類、排列和存儲步驟簡化了，但效率卻更高了。另外，用戶也能夠更方便的查詢、調(diào)閱檔案。在信息社保終端上，用戶只需輸入關(guān)鍵詞，并將所需檔案信息很快查找到，具有較強(qiáng)的智能性特征，且信息數(shù)據(jù)的傳輸速度非常快，進(jìn)而迅速滿足了用戶查詢檔案的需求。

三、人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的具體運(yùn)用

現(xiàn)階段，檔案行業(yè)正處于信息化、數(shù)字化時代，信息化系統(tǒng)已普遍運(yùn)用于檔案管理過程中，其已成為數(shù)字化檔案收集、整理以及利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)條件，在部門立卷之時，檔案便可以進(jìn)行數(shù)字化收集又或是再檔案整理階段數(shù)字化，并能夠高效獲取所需信息。但歷史檔案的數(shù)字化以及以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)和庫房自動化系統(tǒng)的對接還是將嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)帶給了檔案館。不論是在線辦理、移動辦理，還是終端辦理和一站式辦理均對信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代提出了非常高的要求。就現(xiàn)階段檔案信息化的實(shí)際情況來說，人工智能技術(shù)還有非常大的應(yīng)用空間，在人工智能時代，檔案管理的智能度更高，便利性更大，進(jìn)而可更大的挖掘、利用檔案的價值。

（一）檔案資源智能收集

在信息檢索工作中，人工智能技術(shù)的運(yùn)用能夠快速、準(zhǔn)確地從大規(guī)模原始信息中將用戶需求的信息獲取。例如通過Agent方式的運(yùn)用，按照與先設(shè)定的收集規(guī)則智能、自主地從信息源進(jìn)行檔案的獲取收集。因各個Agent有不同功能，且規(guī)則不一致，加之需達(dá)到的目標(biāo)也有差異，所以要以具體的數(shù)據(jù)源為對象，進(jìn)行不同規(guī)則類型的Agent定義。例如，用于某種具有特定格式文件收集的Agent、用于網(wǎng)頁數(shù)據(jù)收集的A—gent。收集元素數(shù)據(jù)時，可進(jìn)行格式化處理，則是基本格式與簡單排序。如把文字檔案轉(zhuǎn)換為文本格式，并基于時間進(jìn)行合理排序，簡化后續(xù)工作，提高獲取信息的效率。

（二）檔案資源分類挖掘

檔案收集后，便進(jìn)入了分類及挖掘環(huán)節(jié)，而分類應(yīng)以檔案介質(zhì)的不同為根據(jù)合理進(jìn)行人工智能技術(shù)的選擇。例如，在文本檔案中主要采取的技術(shù)隸屬于自然語言處理領(lǐng)域，即命名實(shí)體識別技術(shù)，能夠自動識別存在于文本中且具備特定意義的專有名詞、地名及人名等。隨后，圍繞文本展開基本標(biāo)注，標(biāo)注的內(nèi)容主要包含時間戳、部門、保管等級等用于分類或管理的信息。將這些關(guān)鍵詞提取并標(biāo)注后，以屬性的不同為根據(jù)并在機(jī)器學(xué)習(xí)中的聚類等方法的運(yùn)用下展開分類，倘若具有充足的數(shù)據(jù)量，神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也相當(dāng)適用。對于檔案中的圖片，可采取人工智能圖像識別技術(shù)，如深度學(xué)習(xí)技術(shù)，可高效率識別圖中物體，對其進(jìn)行迅速分類。有關(guān)檔案信息挖掘方面，則是以檔案內(nèi)容智能檢索、檔案價值智能鑒定為主。分類中，檔案經(jīng)人工智能技術(shù)處理后，獲得了有序的數(shù)字化信息，方便了后續(xù)的檔案信息挖掘。具體挖掘中，多以數(shù)據(jù)挖掘領(lǐng)域人工智能技術(shù)為主。在智能檢索檔案內(nèi)容方面，通過信息檢索、知識圖譜等領(lǐng)域中人工智能技術(shù)的應(yīng)用，全文索引檔案內(nèi)容，挖掘檔案信息并構(gòu)建彼此間的關(guān)聯(lián)性，這樣一來就能查找全文同時完成有關(guān)聯(lián)性信息的自動獲取，最終智能化運(yùn)用檔案信息。而在智能鑒定檔案價值方面，則是在分類過程中獲取相關(guān)信息，并以此為依據(jù)對其保管期限、保密登記進(jìn)行預(yù)設(shè)，智能化鑒定其價值。