集團型企業合同管理體系研究

吳亞捷

摘 要：合同管理在集團型企業經營管理中重點和難點工作之一，科學合理的合同管理體系可以有效提升企業在市場經濟中的競爭力。本文簡要分析集團型企業合同管理現狀及問題，并對合同管理體系的完善提出了建議。

關鍵詞：合同管理;問題;建議

一、引言

隨著市場經濟的合同是重要法律文書，是企業經營成果的重要體現和載體。能否把好合同管理關，是制約企業高質量發展的重要因素。因此，集團型企業在經營管理必須要將合同管理提升到戰略高度，重視合同基礎管理工作，完善合同管理體系，落實管理牽頭部門，加強合同準備、簽訂、履行、變更、轉讓、解除等各個階段的風險管控，各業務部門和經營單元應形成合力，共同做好合同全生命周期管控。

二、集團型企業合同管理存在的問題

（一）共性問題

一是合同管理制度形式化，不能有效落地。在實際合同管理過程中，合同管理流于形式，具體表現在合同管理相關部門職責沒有制度支撐，權責不清晰，管理存在“真空域”;重“簽訂審核”輕“履行監管”合同管理缺乏系統性。

二是不重視合同相對方的資信審查。在重“效益”輕“管理”的背景下，為了順利簽訂合同，往往忽視的對合同相對方的主體資格合法性、營業范圍的適格性、代理人是否有權性、是否具有相應的支付、交貨、技術、生產等能力以及歷史履約信用等進行核查，導致相對方后期履約出現問題，合同無法繼續履行。

三是不重視對合同文本的全面性審查。合同審核不是一個部門獨立完成的，往往需要法律部門、財務部門、科技部門、業務部門等互相協作，從不同專業角度共同審查，才能判斷合同是否完善，是否沒有疏漏。但是大部分企業往往認為合同審查是法律部門的責任，但法律部門不是萬能的，合同法律審查的實質僅僅是合同的合規性和合法性審查，對于合同的價格、工期/交貨期、技術指標等的合理性是無法準確把關的。

四是忽視合同簽署人的代理權限審查。合同簽署時，企業往往只重視公章或合同章，往往忽略了簽署人的權限，憑主觀判斷簽署人是否有權代理，而不要求簽署人提供授權委托書和身份證明。

五是合同履行缺乏監管。主要表現在：合同變更隨意，往往采用口頭形式，缺乏書面協議作為支撐;合同履行情況只掌握在業務人員手中，管理部門缺乏有效跟蹤關鍵進度節點的手段。

六是不重視合同檔案管理。一方面在合同簽訂后不重視原件留存，另一方面在合同履行過程中忽視了履行過程文件、紀實文件的留存與保管，這些都可能導致合同發生爭議時，沒有足夠有效的證據資料作為支撐而敗訴。

（二）個性問題

一是集團總部對所屬合同企業管控越權，突破法人治理邊界。合同簽署一般屬于企業經理層決策范疇，部分集團型企業“強管控”模式，要求所屬單位重大合同提級審核，這樣可能導致“刺破法人面紗”，也不利于劃分集團總部和所屬單位的管理責任。

二是集團總部對所屬單位重大合同管理信息化程度低。基于“戰略+財務”的管控模式背景下，集團總部對所屬單位重大合同管控還停留在紙質信息報送，人工統計階段，很難快速、準確為管理層提供決策數據。主要體現在：缺乏重大合同動態履行數據，導致對重大合同關鍵節點的履行情況不能及時掌握;對于重大合同風險無法第一時間采取有效的應對措施。

三、完善合同管理體系措施

（一）建立健全合同管理組織體系

合同管理組織體系為合同管理提供了隊伍保障。第一，經理層要高度重視合同管理;其次，合同綜合歸口管理部門、業務歸口管理部門、合同承辦機構要發揮好合同管理的協同配合作用，綜合歸口管理部門要強化頂層設計，擬訂合同管理工作體系方案，完善合同管理基本規章制度;業務歸口管理部門擬訂和明確業務涉及的合同管理實施細則或操作流程;合同承辦機構（各業務部門或經營單元）要做好合同風險的“第一道防線”。最后，各級合同管理專員要嚴格按要求落實制度、規定等，把好合同管理第一道關口。

（二）建立系統完備的合同管理制度

系統完備的合同管理制度是實現合同全生命周期管理的基礎。系統完備的合同管理制度應當實現管理職責和管理流程的統一，既為管理部門和人員開展工作提供責權保障，又為合同全生命周期管理提供了依據，以實現有效的全流程管控。因此，制度內容應當包含管理部門及相關職責、審批程序及權限、授權委托管理、履行監督、糾紛處理、臺賬及統計報表、備案與存檔、考核及獎懲等內容。

（三）強化合同履行風險監控力度

合同履行風險監控是合同管理中的難點工作。一是定期開展合同管理的監督檢查工作。對合同管理制度落實、合同訂立、履行及履行終結分析、基礎管理工作、合同標準文本使用、合同管理信息系統運行等進行檢查，總結典型經驗，查找主要問題，提出整改要求，促進合同管理整體水平提升。二是做好合同動態統計分析工作。定期對合同履行的總體情況和合同履行的具體情況進行分析評估，及時發現合同履行、合同管理和企業經營管理中存在的隱患，提出改進意見和建議，為經營決策提供支持。三是加強合同信息化管理，建立并應用合同信息化管理系統平臺，逐步實現合同審核、簽訂、履行、結算等業務網上運行，逐步實現對合同履約等行為進行動態監控、分析和管理。

（四）加強合同檔案管理

合同檔案管理是合同管理的重要環節之一。合同檔案不能僅僅簡單理解成合同原件，還應當包括合同簽訂前準備材料，如招投標文件、前期洽談紀要等;合同履行過程文件，如會議紀要、往來函件、交貨憑證、驗收憑證等，這些文件是合同簽訂、履行過程的原始證明，也是糾紛案件最有力的原始證據。因此，應當建立合同歸檔機制，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記并保存合同的調查、談判、訂立、審核、簽署、履行和變更、終結等相關的材料，包括但不限于會議紀要、電子郵件、信件、傳真以及口頭交流的書面記錄等。在加強合同檔案管理的同時，還應當注重合同信息保密工作，未經批準，任何人不得泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或企業的商業秘密。

四、結語

合同管理在當代企業經營管理中占有極其重要的地位，因此強大有力的組織體系、系統完備的制度體系、運行有效的合同監管機制、健全完善的檔案管理，才能構建系統化、精細化、高效化的全生命周期合同管理體系。

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