大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理

馬琳

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的生存、發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營及業(yè)務活動的情況，它是對企業(yè)各類數(shù)據(jù)的原始記錄，直接反映企業(yè)在各個時期的經(jīng)營和發(fā)展情況，所以檔案管理是企業(yè)日常經(jīng)營中非常重要的部分。在當今大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息資源的建設、開發(fā)是推動企業(yè)發(fā)展的重要基礎，也是企業(yè)重要的知識財產(chǎn)和寶貴資源。隨著企業(yè)信息化水平的提升，數(shù)字檔案館建設標準的日趨成熟，本文聚焦大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理模式、管理流程和服務觀念，探索發(fā)展方向，更好地推動企業(yè)檔案工作轉型。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源的特點

企業(yè)檔案管理工作不能固步自封，需要不斷探索新理念新方式應用到實際工作中，對于大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作應首先了解大數(shù)據(jù)時代信息資源的特點，才能做到進一步研究。

（一）信息資源種類豐富多元

在大數(shù)據(jù)背景下，信息資源種類顯現(xiàn)的特點為多元化，隨著新技術的發(fā)展，結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)并行產(chǎn)生，包括傳統(tǒng)文本、表格、圖片、音頻、視頻等多媒體形式，以及二維圖紙、三維數(shù)據(jù)模型等等，都是成為檔案管理工作需要考慮的存儲類型。

（二）信息資源數(shù)據(jù)量成倍增長

伴隨多種業(yè)務系統(tǒng)（如PDM、MES、ECM等）和設計軟件（CAD、3DMAX、CATIA等）的不斷普及和廣泛應用，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的大量文件數(shù)據(jù)遠遠超于從前單一形式下產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)，因此，核電企業(yè)均陸續(xù)啟動數(shù)字檔案館建設工作，從而進一步推動企業(yè)檔案資源信息化管理工作，同時，隨著相關技術手段和應用平臺的不斷開發(fā)、拓展，信息化管理水平同樣不斷進步和優(yōu)化，數(shù)字檔案館建設所必須的數(shù)據(jù)資源庫也會愈加龐大。

（三）信息資源時效性增強

結合大數(shù)據(jù)背景下信息資源呈現(xiàn)多元化和體量龐大的特點，資源獲取也同樣伴隨各個業(yè)務系統(tǒng)逐漸趨于順暢的交互接口，企業(yè)信息資源的獲取由電子手段代替了傳統(tǒng)人工處理，實現(xiàn)在較短時間內可以完成資源傳遞、接收和利用，從而對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的決策發(fā)揮起最大參考作用和借鑒價值。

（四）信息資源有效性降低

大數(shù)據(jù)背景下的信息資源量雖然獲取及時，但由于數(shù)量龐大也造成信息資源有效內容的分散，增加了有效信息獲取難度的加大，這就需要專業(yè)人員對信息資源進行分析和研究，制定資源捕獲規(guī)則，規(guī)范信息數(shù)據(jù)歸檔制度，從而有效提煉出有價值的信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理變化

企業(yè)的發(fā)展在大數(shù)據(jù)背景下，帶來的直接反饋是數(shù)據(jù)量的成倍增長，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。應對變化，結合文件全生命周期管理流程，檔案管理工作必然需要進行適應性調整。

（一）資源捕獲

傳統(tǒng)的檔案接收屬于資源的被動獲取，很顯然已不能滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的要求，同時隨著企業(yè)信息化建設的不斷推進，大量傳統(tǒng)載體檔案已逐步通過數(shù)字化的方式轉換為有效資源。檔案資源捕獲必須借助信息化手段如檔案管理系統(tǒng)與原生數(shù)據(jù)業(yè)務系統(tǒng)建立接口自動接收，方可以滿足大量數(shù)據(jù)的快速接收和數(shù)據(jù)整合。

（二）整編管理

傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案雙套制檔案管理方式成為大數(shù)據(jù)背景下眾多檔案管理工作的壁壘，它使得檔案工作者將多數(shù)工作時長消耗在紙質檔案規(guī)范化接收和標準化整編工作中。但伴隨企業(yè)信息化程度的不斷推進，將逐步實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)至檔案管理系統(tǒng)的歸檔接收自動化，因此盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案增量電子化，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)自動歸檔，建立標準化接口，細化電子檔案元數(shù)據(jù)，檔案工作者的工作重點也將從規(guī)范化接收向后轉移，由標準化整編拓展至精細化整編，傳統(tǒng)紙質檔案整編管理的卷、件工作也將轉變?yōu)橐詥蝹€電子檔案為基礎的管理，并促進文檔一體化管理。

（三）檔案存儲

傳統(tǒng)紙質檔案存儲會耗費海量檔案盒、標簽、卷內封面、目錄和備考表，同時占用大量空間進行安全存儲，并且需要匹配相應的人力進行出入口、上下架的管理。大數(shù)據(jù)背景下，伴隨增量電子化、存量數(shù)字化的不斷推進，紙質檔案對應的管理成本和存儲空間將會從增量下降到總量減少的方向發(fā)展。同時，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案類型越來越多，數(shù)據(jù)量成倍增長，傳統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫存儲量、基礎設施以及管理方式已不能完全滿足，更需要的是具有強大的硬件優(yōu)勢、可擴展的處理技術和對非結構化數(shù)據(jù)進行快速分析和解析的大數(shù)據(jù)存儲技術，檔案存儲技術直接決定檔案管理水平，它依賴于系統(tǒng)又支撐著系統(tǒng)，是結構化數(shù)據(jù)的直觀表達和非結構化數(shù)據(jù)智能分析的重要依托。但我們也要清楚仍有部分檔案由于某些原因會以紙質的形式存在，且這類檔案仍具有重要意義和使用價值，因此在檔案存儲不僅要適應類型多種多樣的原生電子檔案，也要保留傳統(tǒng)檔案存儲管理的模式。

（四）檔案利用

在雙套制檔案管理環(huán)境下，檔案利用主要為實體檔案利用和電子檔案利用兩種方式，實體檔案利用還需制作復制件，同時，受到檔案管理系統(tǒng)和大部分為數(shù)字化電子檔案的制約，電子檔案利用僅僅做到檔案目錄查詢的實現(xiàn)。所以大數(shù)據(jù)背景下，在檔案管理系統(tǒng)趨于成熟的基礎上，是以對海量數(shù)據(jù)信息內容最大程度的挖掘和分析管理作為主要目標，檔案利用更重要的是對信息的快速獲取以及對利用方式的便捷多樣。需要對檔案信息進行內容提取和分析，對不同類型的檔案信息建立內容關聯(lián)，同時提煉出更有價值的信息內容，從而提供大數(shù)據(jù)服務，為利用者信息獲取帶來更為智能化的服務，最終實現(xiàn)知識管理的目標。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理發(fā)展

（一）推動管理模式的變革

大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理不再是傳統(tǒng)的檔案雙套制的管理模式，而是逐步轉化為單套制的管理模式，檔案管理人員的角色也從檔案管理員轉變?yōu)閿?shù)據(jù)管理員，工作重點更多的專注于數(shù)據(jù)的原始、完整和精準。因此，大數(shù)據(jù)背景下的管理標準制度的建立顯然成為最重要的檔案管理手段，是文檔管理一體化建設的基礎支撐，標準管理制度和文檔管理體系的發(fā)布可以有效解決電子文件實時歸檔問題，通過對企業(yè)各板塊業(yè)務工作產(chǎn)生的電子文檔數(shù)據(jù)全覆蓋的管理和對接，確保企業(yè)日常業(yè)務活動中產(chǎn)生的有效信息資源可以順利完成歸檔。所以源頭管控作為大數(shù)據(jù)背景上企業(yè)檔案管理的最重要環(huán)節(jié)，各業(yè)務系統(tǒng)資源整合成為檔案管理的基礎目標，所以技術要求和軟硬件支撐也逐步成為檔案管理工作中不可或缺的內容。

（二）助力管理流程的優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案管理工作主要注重文件成為檔案后的管理，而在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理更注重文件全生命周期管理的系統(tǒng)性和完整性。根據(jù)制定的文檔管理標準和體系對業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔進行整理，并同檔案管理系統(tǒng)進行對接，利用功能完善的系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文檔產(chǎn)生、歸檔、整理、利用、處置全覆蓋智能化管理。

（三）促進服務觀念的轉變

傳統(tǒng)的簡單查詢服務模式已經(jīng)無法適應大數(shù)據(jù)背景下的檔案利用工作，僅僅體現(xiàn)了檔案的表象價值，而伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，對于檔案內容的分析和價值的深度挖掘成為檔案服務的重要內容。同時，利用者需求的個性化、服務方式的智能化也成為檔案服務工作的重點研究內容和發(fā)展方向，從而提升企業(yè)檔案利用率，最大程度發(fā)揮檔案的巨大價值。

結語

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中正式提出了全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化的檔案管理信息化思路，明確指出了檔案資源大數(shù)據(jù)化的目標，為實現(xiàn)數(shù)字檔案館和知識服務提供決策層面的支持。企業(yè)檔案管理工作應不斷適應信息化發(fā)展程度，在做好基礎檔案管理工作的前提下，努力推進文檔管理一體化進程，加速業(yè)務信息資源和檔案數(shù)據(jù)融合，打通各業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)接口，構建企業(yè)檔案信息資源大數(shù)據(jù)平臺，為企業(yè)更好的開展生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有效支撐和重要保障。