淺談現代檔案信息化管理中的應用

李亞峰

摘要：近年來，隨著我國社會經濟的快速發展和計算機網絡技術的不斷進步，當前各個領域都有網絡技術的應用，現代檔案信息化管理活動也不例外。從當前國內檔案管理實踐現狀來看，通過合理地應用與推廣計算機網絡技術，一方面可以有效地節省人力、物力和財力，另一方面對于全面提升當前我國檔案工作效率及其科學性具有非常重要的作用。本文將對網絡技術在現代檔案信息化管理中的應用意義、檔案信息化管理現狀及相關問題進行研究，并在此基礎上提出一些建設性建議，以供參考。

關鍵詞：現代檔案管理;信息化;應用

隨著網絡技術應用深度和范圍的不斷增加，雖然現代檔案信息化管理工作已經取得了顯著的成績，但實踐中因管理軟件、標準等因素的影響，網絡技術應用過程中存在著很多的問題。因此，在當前的形勢下，加強對網絡技術在現代檔案信息化管理中的應用問題研究，具有非常重大的現實意義。

1、現代檔案信息化管理中的網絡技術應用價值分析

隨著社會經濟的快速發展，現代檔案資源管理工作應當面向社會，表現出特殊的人性化服務特點，同時它也是一種非常重要的社會信息資源。在當前網絡時代背景下，為有效提高檔案管理工作機器服務的實效性、針對性以及及時性，檔案管理部門應當從根本上改變傳統的管理理念、管理模式，對相關服務機制進行改進和完善，并將計算機網絡技術有效地引入到實際工作之中，以此為基礎來構建新時期的檔案應用管理網絡系統;同時以上操作，可充分發揮檔案管理工作的服務功能，并在此基礎上實現檔案信息化管理工作快速發展。現代檔案工作過程中，廣泛應用了計算機網絡技術，從實際效果來看，它有效地實現了社會信息資源的共享。從實踐來看，檔案管理過程中應用網絡技術，不僅可以有效地節約管理過程中的人力、物力以及成本投入，而且較之于傳統檔案管理工作而言，它可以有效地減少中間工作環節，對于全面提高工作效率具有非常重要的作用。基于此，筆者認為在現代檔案信息化管理過程中應用網絡技術，有效地實現了檔案管理工作的智能化，同時還使得社會公共信息資源能夠得以共享，推動現代檔案管理工作逐漸走向成熟。

2、當前檔案信息管理工作現狀及問題分析

實踐中我們可以看到，當前國內檔案管理工作中已經開始應用網絡技術，并且也基本上可以保證檔案信息化管理措施的落實，但實踐中因諸多方面的因素影響，計算機網絡技術在實際應用過程中依然存在著一些問題和不足，總結之，主要表現在以下方面：

2.1現代檔案信息化管理過程中所應用的軟件通用性、兼容性比較差

從實踐來看，當前國內市場上所流通的大量檔案管理軟件種類非常的多，而且特點也各異，但每一種軟件都基于檔案基本管理要求出發進行創新和改進。但從當前我國檔案信息化管理及其發展現狀與趨勢來看，辦公自動化（OA）、檔案管理以及電子政務系統正在走向一體化的道路。基于此，在系統平臺選擇過程中，通常要考慮非常多的影響因素，因此也就導致檔案管理部門實際工作中所應用的計算機網絡存在著一定的差異性，尤其是軟件規格、型號差別較大，市場上流通的軟件難以實現兼容。在這樣背景條件下，很難利用計算機來完成相關檔案信息的有效管理，同時也很難方便、快捷地編輯相關成果以實現資源的共享，因此嚴重制約了當前檔案信息管理工作的現代化發展進程。

2.2檔案管理缺乏統一的標準和規范

實踐中我們可以看到，現代檔案信息管理工作的一個公共基礎就是規范化與標準化，如果沒有這一條件約束，將很難保證檔案管理工作的秩序性。但實踐中卻并非如此，很多檔案信息系統以及網絡的建設形式呈現出一定的差異性、各行其是，缺乏規范性、服務性以及共享性，因此很難適應當前我國檔案信息資源的共享之要求。同時，基于歷史原因的影響，尤其是各檔案著錄標準與細節規范不相容，導致檔案管理系統軟件缺乏可移植性。

2.3加強網絡技術在現代檔案信息化管理中應用策略

基于以上對當前我國網絡技術在現代檔案信息化管理中的應用現狀及存在的問題分析，筆者認為要從根本上解決之，并提高應用效率，可從以下幾個方面著手：

2.3.1建立網絡化的檔案管理信息系統

建立局域網，實現辦公自動化網絡帶動檔案管理信息人網。建設行業系統的跨地區大型網絡，比如國家電網公司建立的網絡化計算機檔案管理信息系統，是個跨行業、跨部門、跨地區的大規模計算機網絡，它不僅可以使本行業各級各類檔案部門聯網，而且可以與有關行業的檔案部門聯網，并使檔案信息與圖書情報資料等信息一起構成綜合性信息網。在建立內部局域網的同時，還可以通過各種方式接入互聯網。

2.3.2加強信息資源的共享

隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須建立一個完整的社會信息系統。實行一體化管理。充分發揮整體優勢。

2.3.3選擇適用的檔案管理系統

檔案部門是一個重要的社會信息資源管理和服務部門，應該開發出自己的專門數據庫或選擇適用的檔案管理系統，這是實現檔案信息上網的前提和基礎，也是對檔案數字資源建設的基本要求。檔案數字化資源的開發目的就是為了實現利用，數字化資源經過檔案人員的開發和管理，通過網絡滿足企業各個部門及方方面面的遠程查詢和各種利用要求。

2.3.4逐步完善檔案信息的安全保障體系

網絡技術為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。但也給檔案管理帶來了新的安全隱患。通過在信息化建設過程中必須制定針對性強、操作性好的檔案信息安全保密規定，確保檔案信息安全、完整，充分應用信息安全保密技術，解決好檔案信息的保密和存儲備份問題。

結語

較之于傳統檔案管理理念和模式來看，在現代檔案信息化管理過程中利用網絡技術可有效提高工作效率，同時也方便查閱、提高安全性，因此在當前檔案管理過程中網絡技術已經被廣泛地應用到實踐之中。

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