“互聯網+”背景下高校檔案管理工作創新探究

石貞貞

摘 要：在計算機技術迅猛發展且廣泛應用的今天“互聯網+”時代來臨，包括高校等在內的相關單位在檔案管理工作開展過程中靈活合理地應用各種先進成熟的網絡技術、信息技術，以期在全面提高檔案管理效率和質量的前提下降低管理成本，由此獲得可觀的經濟效益和社會效益。本文首先對“互聯網+”背景下的高校檔案管理特點進行了簡要論述，其次對互聯網高速發展背景下，高校檔案管理工作所面臨的機遇和挑戰進行了分別論述，最后就如何在“互聯網+”背景下創新高校檔案管理工作提出了一系列合理有效的策略，希望能夠促進高校全面有效克服檔案管理工作過程中所面臨的各種難題與挑戰，推動檔案管理工作逐步朝著電子化、高效化、信息化等方向發展。

關鍵詞：“互聯網+”背景;高校;檔案管理;創新探究

高校檔案是一個涵蓋了各種與高校相關的信息庫，既包括高校在辦學期間取得的一系列科研成果，也涵蓋了高校不同階段的工作及活動情況，作為高校極具參考和保存價值的重要史料，高校檔案對學校而言尤為重要，其檔案管理水平的高低在一定程度上反映了其管理效率和質量。在互聯網迅猛發展的今天，高校應在檔案管理工作過程中靈活合理地引入成熟強大的信息技術和網絡技術，促進檔案管理工作逐步朝著現代化、智能化、信息化等方向推進，從而使得檔案管理效率和質量實現全面提升，保證檔案資料管理的完整性、安全性及可靠性，推動高校穩步健康發展。

一、“互聯網+”背景下高校檔案管理的特點

在計算機技術、網絡技術等迅猛發展的今天，“互聯網+”背景下的高校檔案管理呈現出新的特征，具體表現為下述四個方面：一是開放性和共享性等特征，檔案利用范圍相較之前明顯擴大，為各界人士及時便捷的調用檔案提供了極大的便利;二是檔案文件能夠以電子文檔的形式進行儲存和管理，有助于減少紙張的使用，既環保又經濟，同時也能夠促進檔案管理的規范化發展;三是提高了高校檔案資料的傳輸及利用效率，在網絡覆蓋范圍不斷擴大且網絡技術迅猛發展的今天，跨區域調閱檔案已成為一種常態，切實提高了檔案利用率;四是高校檔案管理效率和質量全面提升，依托于先進成熟的現代化辦公設備，管理人員能夠直接通過電腦在特定系統上完成對檔案的高效化、實時化及便捷化管理。

二、“互聯網+”背景下高校檔案管理工作的機遇與挑戰

1.“互聯網+”背景下高校檔案管理工作開展過程中面臨的機遇

（1）促進高校檔案管理工作效率進一步提高

在“互聯網+”背景下，各類網絡技術及信息技術的迅猛發展，為高校檔案管理工作提供了極大的便利，使其管理效率和水平得到有效提升，并且切實降低了檔案管理人員的工作量，其管理工作模式和管理流程相較之前發生了明顯變化。當前，各大高校辦學規模不斷擴大，各類珍貴檔案資料變得更加豐富化、多元化，包括黨群及行政等在內的各類檔案資源均是高校發展過程中積累起來的重要史料。隨著檔案利用率的不斷提升，檔案查詢量、查詢頻率明顯增多，無形之中導致高校檔案管理人員的工作量驟增。若高校不積極引入先進成熟的信息技術，依舊通過原來的手工模式進行查詢和管理，那么勢必會導致查詢效率低且容易出錯，難以全面有效地滿足檔案管理發展需求。而“互聯網+”背景下各類信息技術及網絡技術的迅猛發展，既有助于提高高校檔案管理效率，還能夠降低工作人員的勞動強度，為師生提供更好的檔案查詢服務。

（2）切實改善服務質量，支持遠程訪問及查詢

在高校教學教育活動如火如荼持續開展的今天，包括黨政電子公文等在內的大量數據相應產生，由此使得電子檔案資源規模迅速擴大，與此同時，各類先進成熟的信息技術的日臻成熟及廣泛應用切實提高了高校檔案數字化、電子化發展速度。在檔案管理工作開展過程中，可直接通過掃描等技術將高校的紙質文檔和照片文檔快速高效地轉變為便于查詢和保存的電子檔案，從而使得電子檔案規模迅速擴大。為了便于師生查閱檔案資料，高校管理人員依托于先進強大的網絡和高校之間保持密切聯系，創建了操作便捷且性能強大的檔案管理系統，使得師生查閱檔案資料不受時空的約束，支持師生通過計算機遠程訪問及查詢，使得高校檔案管理工作的服務質量大幅改善。

（3）便于深入挖掘有價值檔案，支持檔案資源實時共享

在新時代發展環境下，高校檔案信息化、數字化發展態勢迅猛，每年都會新增大量的電子文檔，可供分析的電子檔案資源越來越多，其規模不可估量。在互聯網迅猛發展及信息技術日臻成熟的發展背景下，各類先進、強大的技術為人們在大量的檔案資源中便捷高效的挖掘出最有研究和使用價值的檔案提供了強大支持，有助于將其便捷高效地全面整合，由此形成高質量的檔案資源。同時，也為人們查詢和共享檔案資源提供了極大的便利，有利于良好地滿足師生查閱和使用檔案資料的需求。

2.“互聯網+”背景下高校檔案管理工作開展過程中所面臨的挑戰

（1）信息專業人才匱乏

在“互聯網+”時代背景下，最具潛力且最急需的人才當屬信息專業人才，他們在高校檔案管理工作開展過程中扮演著極其重要的角色。不過，遺憾的是，目前很多高校檔案部門普遍存在著人才短缺的問題，既懂信息技術又懂檔案管理的復合型人才非常少，很多檔案管理人員的技術能力較差，盡管引入了一系列成熟強大的新系統、新設備，但是由于操作不嫻熟、不專業，致其價值和作用無法得到充分彰顯，由此造成的后果是檔案管理效率和質量并未隨著設備投入的增大而顯著提升。有專家表示，資深信息專業人才匱乏的問題短期內不會得到妥善處理，其缺口會隨著社會發展進一步擴大，而這也對高校檔案管理工作的信息化發展提出了嚴峻挑戰。

（2）高校檔案設備管理不到位

目前，很多高校側重于教學及科研工作的開展，包括高校設備檔案管理等在內的服務性工作并未得到足夠的關注，很多高校沒有創設專門的設備管理部門，而是直接將實驗教學設備和檔案管理融合在一起，導致檔案設備管理效率和質量較為低下。很多高校出現了重購買輕管理的情況，不僅不利于檔案設備得到高效高質的管理，也使得很多檔案設備的價值沒有得到充分發揮，長期處于閑置的狀態，浪費現象較為嚴重。除以上問題外，很多高校管理人產權意識較差，資產歸屬不明，特別是對外單位贈送的檔案設備，往往沒有被正式納入檔案設備管理范疇之內，未加強對各類檔案設備的檔案記錄和整合，賬務與實際不符的現象屢見不鮮，不利于國有資產得到應有保管和利用。

（3）高校檔案管理工作中隱私權保護面臨挑戰

在“互聯網+”背景下，包括信息技術、網絡技術等一系列先進成熟技術的迅猛發展及普遍應用為人們采集傳遞及共享信息提供了極大的便利，不過信息技術迅猛發展及廣泛應用的背后也蘊藏著較為嚴峻的技術風險，若信息技術存在漏洞或不足，或許會為木馬等病毒侵入系統提供便利，勢必會對高校檔案管理工作中的隱私權保護產生較大挑戰。另外，搜索引擎或多或少的存在一定缺陷，這也在一定程度上影響了檔案管理隱私權的有效維護，或許會出現檔案資料被外泄、被竊取、被篡改或者被刪除等情況，難以全面有效地保障檔案資料的安全性與可靠性，所以高校在開展檔案管理工作的過程中，務必要警惕網絡技術、信息技術等帶來的負面影響，及時采取合理有效的手段增強檔案資料管理的安全性，通過互聯網以及各種加密技術為檔案資料打造一個強大的屏障，全面有效地抵御和防范各類風險與侵襲。

三、 “互聯網+”背景下高校檔案管理工作創新策略

1.轉變檔案管理理念，形成創新思維

在互聯網時代，高校檔案管理工作者務必要緊隨時代發展，積極轉變傳統理念，形成互聯網思維，在此思維指導下，將檔案管理工作和網絡進行全方位深層次的融合。高校檔案管理部門需要充分發揮微信、微博等各種媒介推進檔案服務工作高效化、持續化、數據化、信息化發展，依托于先進成熟的網絡技術開展遠程培訓、學術交流等一系列活動。一言蔽之，高校檔案管理人員應緊隨時代發展，保持與時俱進的精神，逐步形成創新思維，科學合理的調整檔案管理理念和模式，促進信息技術的作用和價值得到充分發揮，促進信息管理效率和質量全面提升，為廣大師生科學合理的應用檔案資料提供極大便利，同時推動高校穩步長效發展。

2.不斷創新檔案管理工作方法

互聯網背景下，高校在開展檔案管理工作的過程中，需要打破傳統的管理模式，積極應用互聯網思維方式和檔案管理模式，在檔案管理方面積極謀求創新與發展。第一，“互聯網+”時代高校檔案的存儲及管理形式發生了顯著變化，由傳統的紙質文檔轉變為更容易保存和調取的電子文檔，檔案管理部門需要加強對各類文檔資料的嚴格審核，保證其真實性及客觀性，按照相關標準及要求對檔案資料進行科學合理的分類，保證存儲的安全性與可靠性。第二，高校需要立足于現實情況，通過先進成熟的技術構建嚴謹規范、科學合理的檔案管理制度，確保檔案管理工作有條不紊地穩步推進，對各類工作人員的操作權限進行合理明確，增強檔案管理的安全性。第三，高校在開展檔案管理工作過程中，依托于先進強大的信息技術構建一個龐大的數據庫，全面存儲并高效管理各類檔案資料，實現檔案信息的實時傳輸及全面共享，減少工作人員的工作量并降低管理成本，促進高校獲得可觀的效益。

3.加強高校檔案設備管理

高校在檔案管理過程中出現了輕視設備管理的情況，在一定程度上制約了檔案管理工作的高效化、高質化開展，高校應重視并強化對檔案設備的嚴格管理。第一，高校管理層需要正確認識到加強檔案設備管理的必要性和急迫性，制定嚴謹規范的檔案設備監管制度，實施誰使用、誰負責的原則。高校各部門務必要保證權責清晰，分工合理，共同規劃和布設設備管理網絡，確保設備運行安全可靠，促進高校檔案工作管理效率和質量全面提升，由此幫助高校獲得可觀的社會效益以及經濟效益。

4. 注重專業化檔案管理隊伍建設

互聯網時代，高校檔案管理工作面臨著新的挑戰和難題，而這則需要打造一支專業能力突出、綜合素養良好的檔案管理人員隊伍，他們不僅需要懂得檔案管理專業知識，還能夠嫻熟靈活地操作相關系統及軟件，能夠根據教師及學生需求快速準確的查詢相關資料，滿足其應用需求。首先，高校應面向社會廣泛招納檔案專業知識扎實且懂得電腦操作的復合型人才，促其在互聯網思維的引導下靈活合理地開展檔案管理工作，促進檔案管理工作逐步朝著信息化、網絡化、高效化等方向發展;其次，高校應重視并強化對檔案管理人員的定期培訓，通過培訓等方式促其掌握更多的檔案管理知識，積極學習與檔案管理相關的技術和系統操作技能，使其在夯實檔案管理知識基礎的前提下，嫻熟操作與檔案管理相關的現代化、智能化設備。以此推進高校檔案管理工作高效、高質地全面開展，更好地滿足校內師生檔案查閱需求。

5.加強高校檔案管理工作中隱私權保護

在檔案管理工作開展中，為避免出現資料外泄等相關問題，需加大對檔案管理系統的維護力度，并及時采用最新的網絡安全技術，對現有漏洞進行修補與完善，以切實保障個人信息安全。不僅如此，當主體發出查詢請求時，高校需明確告知在查詢過程中需注意的相關事項，既要保證檔案資料使用的規范性與合法性，也要承諾為當事人保密。如果權主體沒有履行職責致使當事人資料外泄，那么就需要追究權主體的法律責任。實際上，高校也可通過利用專業技術手段對非查詢信息進行屏蔽處理，以提高信息使用的規范性與安全性。如果發現檔案資料基于非法途徑流出，權利人要立即告知相關工作人員，并要求開發與使用特定的過濾及屏蔽程序，以避免隱私資料大范圍傳播。作為一名合格的檔案管理工作者，必須要積極履行使命，切實保障個人隱私安全，防止隱私被惡意非法泄漏。與此同時，我國也要對不同主體各自承擔責任的情形與免責事由進行明確規定，主動改進與完善侵犯隱私的相關法律責任體系，并從實際出發制訂相適應的規范條例，確保涉及各種隱私權保護問題都能以立法方式被妥善解決，由此逐步提高檔案管理水平，切實保證個人隱私安全。

四、結語

綜上所述，“互聯網+”背景下高校檔案管理呈現出了一系列新特征、新變化，其管理變得越來越電子化、高效化、信息化，使得檔案管理工作效率和質量得到了顯著提高。在互聯網迅猛發展的背景下，高校管理人員務必要緊隨檔案管理信息化發展步伐，積極轉變管理理念，合理調整和優化管理模式，推動高校檔案事業穩步健康發展。高校唯有積極隨著互聯網時代的發展做出迅速響應和改變，才能夠使得檔案管理工作的模式得到有效創新，促其管理效率和水平全面提升，繼而為高校實現持續健康發展提供強大支持。

參考文獻：

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[5]王雪芹，汪文哲.“互聯網+”背景下高校檔案工作服務模式探究[J].滁州學院學報，2020

（作者單位：南陽師范學院地理科學與旅游學院）