醫院檔案管理中電子檔案系統的應用

劉娣娣

隨著我國經濟發展和科學技術的進步，各行各業都面臨著新的市場競爭和社會形勢。對于醫院來說，隨著人們生活水平的提高，人們越來越重視醫療健康問題，受益于國家在醫療衛生領域進行的改革，越來越多的人走進醫院進行疾病的診治，過去得了大病沒錢診治在家等死的情況得到了明顯改善。但是這同時給醫院的管理帶來了挑戰，尤其是對醫院檔案管理工作來說。在當前階段，醫院檔案管理不僅包括人事檔案，還包括病例檔案、財務檔案、行政檔案等各種檔案，如果按照原有的檔案管理模式，醫院管理工作早已不堪重負。醫院檔案管理工作是醫院管理工作中一項非常重要的任務，其他大部分業務的開展都與檔案管理工作密切相關，醫院檔案管理工作的效率和質量直接影響到醫院其他業務的開展。在原有的醫院檔案管理管理工作中，對于紙質檔案的管理工作是一件非常繁瑣的事情，紙質檔案的整理、保存、調閱、管理等占用了醫院大量的人力物力，而且工作效率低下。受益于科學技術的進步，電子檔案系統在醫院檔案管理工作中的應用為醫院檔案管理工作減輕了負擔，極大地提高了檔案管理工作的效率和質量。在當前社會環境下，電子檔案系統的應用已經成為社會發展的趨勢，醫院應該積極引用這種新技術，并在不斷實踐過程中解決所遇到的問題，促進電子檔案系統的創新與普及應用。

一、醫院檔案管理中電子檔案系統應用的內涵

隨著我國社會經濟的發展和科學技術的進步，信息技術已經被廣泛應用于社會生活的各個方面，并為人們生產生活提供了巨大的便利條件。其中信息技術在醫院檔案管理中的應用就是檔案數字化和電子檔案系統。電子檔案系統相對于傳統檔案管理來說有巨大的優勢，具體表現為：一是實現了檔案管理“無紙化”辦公，電子檔案系統不存在像紙質檔案不易存儲、管理困難、占地空間大等缺點，卻便于存儲檔案資料;二是實現了便捷的辦公方式，對于檔案的管理工作都可以在網絡設備上完成，檔案管理、保存等更加便捷，檔案查閱不需要跑到現場借閱資料而是隨時隨地通過網絡設備就可以完成，極大地提高了檔案管理工作的效率和質量。在可以預見的未來，電子檔案系統的應用會更加普及，為人們的就醫以及醫院的管理等提供更加便利的服務。

二、醫院檔案管理存在的問題

1.檔案存儲難度大。在醫院的檔案中，一般情況下，行政檔案、人事檔案、財務檔案等都是紙質檔案，醫療檔案種類比較多，包括醫療影像、膠片、磁帶以及病歷等。這些檔案的存儲一般都是放置于檔案資料庫，受限于各醫院的資源條件等，檔案資料庫的質量差異很大。有的醫院體量比較小，可分配資源少，檔案資料庫安置在條件不好的房間內，紙質檔案以及磁片、影像、膠片等檔案受潮濕、灰塵等因素的影響，很容易發生霉變、腐蝕和受潮等情況，對檔案的存儲十分不利。檔案長期處于這種環境下，受損的概率增大，對醫院的檔案管理工作增加了很多困難。

2.檔案的查詢和管理難度大。當前環境下，很多醫院都在進行檔案數據化的工作，但是在實際應用過程中，受限于技術水平和資金投入，仍然有很多醫院在使用人工管理檔案的方式。人工管理醫院檔案工作效率低，進行檔案查詢時要根據檔案號找到具體的檔案存放貨架，然后再根據排列順序仔細尋找，借閱完成后，再根據同樣的路徑進行放回處理。這種方式效率低下，在借閱任務比較少的情況下，可以快速完成，但是當借閱任務比較多的情況下，就需要排隊等候，極大地拖延了任務完成的時間，減低工作效率。除此之外，在檔案管理過程中，檔案入庫需要根據檔案的種類進行分類，還要根據檔案的保密級別、入庫年份等編寫案卷號，然后進行檔案搬運、入庫、擺放等一系列檔案管理活動，程序繁瑣，并且容易產生錯誤，一旦某一個檔案的案卷號編寫錯誤，后續的案卷都需要進行修改，浪費大量的人力物力。檔案信息的更新也是一個應該注意的問題。

3.檔案利用率低。當前醫院檔案大部分是以紙質檔案形式存在，在醫院檔案整理入庫后，一般情況下，如沒有必要使用的情況，這些檔案都無人查閱。在當前形勢下，醫院提倡深入挖掘醫療檔案等存在的價值，提高醫院檔案的利用率。醫院檔案在醫療研究、教育培訓、文化宣傳等各個領域都有應用的意義，對醫院文化建設和精神文明建設等有推動作用。但是在實際醫院日常活動中，對檔案的應用停留在進行參考的表面層次，并沒有進一步的深入挖掘，檔案利用率低，醫院檔案沒有發揮應有的價值。

三、電子檔案系統在醫院檔案管理中的應用

電子檔案系統在醫院檔案管理中的應用實現了檔案管理的數字化，大大減少了醫院在檔案管理中的人力資源成本投入，減少了人力管理過程中出現的錯誤，提高了檔案管理的質量。在檔案查閱等方面，查閱人員不需要到檔案存儲室進行借閱，而是通過網絡設備隨時隨地都能夠查閱相關資料，減少了借閱與歸還兩個環節，提高了檔案查閱的效率。電子檔案系統的應用為醫院檔案管理工作帶來了極大地便利。

1.電子檔案系統的應用提高了檔案管理人員的素質。傳統的檔案管理需要專業的管理人員進行管理，而電子檔案系統的應用，對檔案管理人員的素質提出了更高要求。電子檔案系統是一種新的檔案管理技術，與傳統檔案管理相比，醫院檔案管理人員必須掌握更多操作技能。醫院檔案管理人員應接受新技術、新觀念的熏陶，改變傳統的管理理念，積極學習新技能，提高檔案管理專業知識和操作能力。在實際管理過程中，醫院定期對檔案管理人員進行綜合素質和專業能力的教育培訓，提高檔案管理人員的專業素質。在進行招聘時，引進專業素質高的檔案管理人才，建設高素質的檔案管理人才隊伍。建立健全考核機制和獎懲機制，對檔案管理人員進行定期的考核，對考核成績高的人員進行獎勵，考核成績低的人員進行懲罰，調動管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

2.電子檔案系統的應用促進了檔案管理制度的建立與完善。科學合理的檔案管理制度能夠規范檔案管理操作，提高檔案管理效率。電子檔案系統的應用改變了傳統檔案管理的方式，在檔案管理過程中增添了更多的細節與要求，大量檔案數據存儲在電子檔案系統中，如果不按照要求進行操作，很容易造成檔案數據的混亂和丟失等情況。因此，醫院必須重視檔案管理制度的建立與完善，保證檔案管理有章可依。醫院在建立健全檔案管理制度的過程中，必須結合自身實際情況，積極引入新技術、新觀念，順應時代發展的潮流。檔案管理制度的建設應強化錄入、整理、歸檔等各個操作的流程細節，嚴格按照規范進行操作，保證管理工作有序進行。在進行檔案查閱過程中，應嚴格按照保密條例，走相應的辦公程序，按照相應保密檔案的保密程度進行加密，嚴格設置調閱權限，不得私自調閱，以防泄密。醫院明確相關管理人員的職責，落實責任制度，規范管理。

3.電子檔案系統的應用促進了技術設備的更新。醫院電子檔案系統的建設完善需要技術、設備的支持。醫院根據自身實際情況，完善電子檔案系統建設計劃，科學合理的計算出需要的資金和設備，制定真實可行的方案。技術設備的引進分為兩部分，硬件設備的引進應選擇性價比更高的設備，同時對原有設備進行保養維護，節約資金，最大程度利用資源。對于軟件技術的引進，應全面考慮技術的更新換代和維修問題，在引進技術的同時加大對相應技術的開發，促進電子檔案系統的創新與發展。除此之外，安全、整潔的檔案庫房也是檔案管理工作需要解決的一個重要問題。

4.電子檔案系統的應用提高了檔案利用率。醫院傳統檔案的利用率低是一個不爭的事實，電子檔案系統的應用將醫院檔案數字化，提高了檔案管理和查閱的效率，為其他業務的開展提供了技術支持。當前社會大力發展大數據技術，對大量數據進行深入挖掘，在真實資料數據的基礎上獲得了很多研究成果。醫院檔案數字化為大數據技術在醫療研究領域的應用提供了實現的可能，醫學專家通過對大量醫療數據的處理，發現醫療領域隱藏的規律，或者對臨床用藥信息進行科學分析等，促進醫療研究領域的進步。這些應用都促進了醫院檔案利用率的提高，促進醫療領域科學研究的發展。

5.電子檔案系統的應用促進了醫院的信息化建設。隨著信息網絡的建設和發展，社會進入信息爆炸的階段，信息的獲取變得更加簡單和便捷。在這種新形勢下，醫院拋棄陳舊的檔案管理理念，積極接受信息化、數字化技術的教育，打破單位之間的藩籬，加強與其他單位之間的溝通合作，打造一個檔案管理的信息化網絡，及時更新人才信息，創建人才庫，為檔案管理工作創建了高素質的人才隊伍。

四、結束語

電子檔案系統在醫院檔案管理工作中的應用，從根本上減少了檔案管理工作的很多環節，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過程中人力物力的支出。然而任何一項事物都有兩面性，電子檔案系統在當前實際生活中的應用還存在很多問題，技術和設備落后、檔案管理安全意識不到位、檔案管理人員素質不夠等，這些問題嚴重阻礙了電子檔案系統的應用和發展，給一些醫院帶來困擾。醫院應加強對電子檔案系統的重視，結合自身實際解決應用過程中出現的問題，切實推進檔案管理技術的創新和發展，推動醫院檔案管理工作數字化進程。

（作者單位：河南省南陽市中心醫院南陽市腫瘤醫院）