企業檔案編目和排架的信息開發與利用

王巍

檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用，同時是企業管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。企業檔案室的檔案經過系統分類整理、立卷、編目和排架，對于保持檔案之間的有機聯系，維護檔案的完整與安全，便于檔案保管和開發利用都具有重要意義。

一、檔案室編目的含義

企業檔案室收藏的全部檔案，經過統一分類、立卷并進行了系統排列以后，要編制檔案目錄，稱為編目。檔案目錄按照它的使用和產生領域區分，有基本目錄和檢索目錄兩大類。基本目錄包括案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，它們是在檔案整理工作中產生的，能固定企業檔案的分類體系和案卷排列順序，并能概括地揭示出案卷的內容和成分，是鞏固檔案整理工作成果的必要手段，也是管理和統計檔案的工具。檢索目錄是在利用工作中產生的，是為檢索檔案而編制的分類目錄、主題目錄、作者目錄、文號目錄。這兩類目錄，目的不盡相同，但都可以用來檢索。

二、檔案基本目錄的編制

1.案卷目錄。以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。案卷目錄就是案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的案卷一覽表，案卷目錄具有重要作用：第一，固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作。第二，概括地介紹全宗內案卷的內容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎。第三，它是檔案登記的基本形式，也是統計和檢查檔案的重要依據。因此，編制案卷目錄是檔案館（室）業務建設的基本項目之一。

2.全引目錄。全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。全引目錄又稱“案卷文件目錄”，它是將案卷目錄和卷內文件目錄合二為一，匯編而成的產物，兼有兩者的優點。它可以具體揭示每一案卷和卷內每件文件的內容和成分，滿足利用者查找案卷或單份文件的需要，提高檢索效率;它能如實反映案卷分類整理和案卷排列順序，為檔案工作人員熟悉檔案內容提供了方便;它編制比較方便，只需將案卷目錄與卷內文件目錄打印或復印后裝訂成冊即可。

3.專題目錄。按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。專題目錄包括兩種情況：第一，是把企業內某一門類或內容的檔案著錄條目，按檔案實體分類整理的順序進行排列的一種檔案目錄，如科技檔案分類目錄等。這些專題目錄屬于檔案基本目錄。第二，是以書本或卡片形式，系統揭示企業檔案內某一專門題目的檔案內容和成分的一種目錄，它按照一定的題目，把同一主題內容、屬性的檔案組合在一起編制而成的檔案目錄，這類專題目錄屬于檔案檢索目錄。如科技檔案分類目錄，它是以保管單位為著錄對象而著錄成的檔案條目，按科技檔案實體分類整理的順序進行排列的一種分類目錄。它具有兩種用途：既是一種檔案基本目錄，也是一種檔案檢索目錄。

三、檔案著錄

檔案著錄是檔案室（館）編制檢索工具時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。它指明著錄的對象是檔案的內容和形式。所謂檔案的內容是指文件或案卷記述的主題內容;所謂檔案的形式是指文件或案卷的標記形式、文字表達形式、物質載體屬性以及文件的時間、數量、責任者等有關記載。著錄作為編目的過程，還包括分析和選擇著錄內容，準確地記錄等工作環節。編目與著錄是兩個不同的概念，是上下位關系。編目包括著錄、標引、目錄組織等環節，而著錄只是編目工作的內容之一。檔案著錄的結果—條目，是指根據一定的方法，將反映單份文件或案卷內容和形式特征的著錄項目組合成一條記錄。將眾多的條目，按照一定的體系和方法排列起來，便是檔案目錄。條目是目錄的基礎，目錄是條目的綜合體。檔案室編制目錄，第一步是檔案著錄，第二步是目錄組織，后者必須以前者為前提。《檔案著錄規則》通常包括著錄原則、著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄來源、詳簡級次等內容。

四、現代化編目手段的應用

企業檔案室現代化編目手段的應用，主要是使用計算機進行檔案編目工作。應用計算機對檔案室的室藏檔案一次信息的編目，在輸入檔案標引項目時，已經由計算機自動完成。因此，重點是應用計算機對企業檔案二次信息進行編目。其原理是設計出計算機編目的程序，將檔案著錄條目輸入計算機，形成數據庫;根據操作人員的相應要求，由計算機自動完成檔案的各種編目工作。具體工作主要有：輸入檔案著錄條目并建立條目數據庫，因為著錄條目是計算機編目的基礎;計算機編目程序的設計一般是由計算機專業人員完成的，檔案人員則提出相應的要求。

計算機應用于檔案編目工作，具有許多優點：一是檔案室無論需要編制多少種檔案檢索工具，只要一次性將著錄條目輸入計算機，形成檔案條目數據庫后，就可以使用計算機得到多種形式的檔案目錄。這就改變了原來每編制一種目錄，都必須重復進行一套著錄和目錄組織工作。二是在檔案著錄條目需要增補和注銷時，可以采取人—機對話的形式進行增刪或修改，即操作人員調出有關的目錄，使它顯示在計算機屏幕上，然后對目錄增刪或修改，以減少重新排列和編號等工作量。

五、檔案的排架

企業檔案經過系統分類整理、立卷、排列和編目以后，要入庫上架，進入日常的保管工作，稱為檔案排架。檔案排架是檔案保管工作的一個環節，是一項十分具體細致的工作，必須按照一定的規則要求進行，主要有：第一，在檔案室安排案卷排架次序時，必須嚴格地按照本單位既定的檔案分類體系和案卷排列順序號進行，使檔案排架的次序同檔案分類體系以及編號的序列相一致，以保持室藏案卷之間的聯系。第二，檔案的排架、存放，應注意保持適宜的飽和度。排放在檔案柜架的每一檔格里不宜過擠，否則會增加對案卷的摩擦，不利于保護檔案。從便于清理、倒架和日后補充增加檔案考慮，還應預留一定的空位置。第三，檔案具體排列上架時，應按照自左向右、自上而下的順序排列，豎放或平放，以便于管理和查找利用。

檔案排架要依據本單位檔案分類整理的具體方法，并反映分類整理檔案的具體成果。檔案排架基本方法有兩種：一是分類排架法，就是按照本單位檔案分類方案以及案卷排列的順序，依次排列;二是流水排架法，就是按室藏檔案進入庫房先后順序排架。其中大流水排架，一律按檔案入庫時間的先后依次排架;如果是分類流水排架，則先按類別再在每個類別內按檔案入庫的時間順序依次排架。不論采取哪一種排架方法，都應該同其整理分類的方法相一致，即檔案排架序列同檔案系統化順序相一致。

六、企業檔案信息資源的開發利用

企業檔案是一種重要的信息資源，企業要壯大競爭實力，振興發展，就要大力開發利用檔案信息資源，從企業檔案信息中獲取有價值的東西。徐州發電公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。例如2018年，面對日益嚴峻的市場形勢和巨大的生產經營壓力，在集團公司、國華公司的正確領導下，公司全力推進減虧扭虧、提升管理、安全生產、隊伍穩定工作，努力打造風清氣正、安全和諧、幸福愉悅的企業環境，推進各項工作有序開展。全公司員工堅持精準管理、務實高效、穩中求進、創新發展的工作思路，戮力同心，鳳夜在公，譜寫了逆勢圖強的新篇章，圓滿完成全年各項工作任務。2018年，公司員工利用科技檔案528卷，檔案人員服務熱情周到，熟悉館藏，業務熟練，調卷準確迅速，為企業生產、經營、管理工作保駕護航，受到公司員工好評。再如為了使技術監督工作在生產過程中得到貫徹落實，提高設備的可靠性，防止發生設備重大事故和頻發性設備事故，2020年6月8日至12日，國華研究院領導及技術監督檢查組專家到公司進行技術監督檢查評價工作，技術監督檢查組專家和公司生產技術部專業工程師張某到檔案室查閱了百萬機組無損檢測報告、金屬試驗報告及安全閥校驗報告等科技檔案案卷10卷，檔案人員業務熟練，調卷準確迅速，為2020年國華公司技術監督檢查評價工作的順利完成提供有力保障。又如公司2018年度中級專業技術任職資格評審參加徐州市人力資源社會保障局的專業技術資格評審。根據徐州市人社局《關于印發 2018年度徐州市專業技術人員管理工作要點的通知》（徐人社發〔2018〕121 號）精神和要求，公司共18位員工參加徐州市2018 年度電力工程中級專業技術資格評審，檢修公司華鑫項目部安健環主管時某參加這次中級專業技術任職資格評審。2018年8月3日，時某急切地找到筆者，根據要求報送的材料除個人在工作總結中詳細闡述外，還必須有充分的證據（單位證明、文稿以及有關旁證等），時某要求從檔案中查找他的工作文稿及工作簽字，本人利用星期天熱情地幫他查找2016-641-045、329、330以及0402-903-082、122等科技檔案案卷，時某表示非常感謝，利用檔案幫助他解決了申報材料難題。2019年4月1日，時某順利通過相關專業技術資格評定工作程序，具備了電力工程專業工程師資格。近年來，公司利用檔案材料創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

（作者單位：國家能源集團江蘇公司徐州發電有限公司）