如何高效優質做好辦公用房集中統一管理*

山東青年政治學院 王芳娟

《黨政機關辦公用房管理辦法》（以下簡稱《辦法》）的施行，給辦公用房管理工作的開展提供了制度方面的依據和規范，這對解決辦公用房管理中的問題、優化管理效果具有積極影響。促進《辦法》的落實，屬于一項具有長期性、系統性以及政策性的工程，政府應該提升重視程度，共同協作，促進政策的有效落實。

一、制定高校辦公用房管理實施細則

為了促進高校辦公用房管理工作的開展，就需要制定管理的實施細則。某大學制定了實施細則，主要包括：第一，辦公用房主要就是指學校各級領導干部和一般行政人員用來行政辦公的用房[1]。第二，校內各個單位辦公用房需要依據《黨政機關辦公用房建設標準》中要求的定額標準，明確各單位的辦公用房面積，如，校級正職，單人使用面積為42平方米；校級常務副職，單人面積為24平方米；校級副職，單人面積為18平方米；初級，單人面積為12平方米；一般行政人員，單人面積為9平方米。第三，學校新老校區應實現聯合辦公。需要依據定額標準，統籌安排辦公地點的行政辦公用房，各個二級單元行政用房面積總計不能高于定額標準[2]。第四，依據黨政機關辦公用房標準進行整改。針對主要辦公地點超出定額標準一半的辦公用房，需要通過多種方式使其符合用房標準，比如，分隔、置換、調整、騰退等等，如果由于房屋結構不能分隔，就要上報給學校辦公用房管理委員會審批。新任領導干部用房需要符合標準，規范地進行配置。對于已經辦理調離、離退休的干部，原單位辦公用房要及時騰退。第五，對于新建、擴建、改建的辦公用房，需要依據相應的定額標準進行建設，依據規定落實好審批流程。第六，全面地把控辦公用房標準，其中涵蓋了裝修。維修改造項目，應該注重對施工功能進行優化和恢復，將各種安全隱患消除掉，不可進行豪華裝修。對于維修周期、標準，都要依據國家、教育部門和各地的規定進行落實。第七，嚴格地對辦公用房的家具和設備配置標準進行把控。室內家具以及設備都要依據固定資產最低使用年限制度落實，對于沒有達到報廢時間或是可以繼續使用的家具及設備不能報廢。如果需要更換，應該注重使用功能，不可以超出標準配置[3]。第八，國有資產管理處要做好辦公用房使用狀況的監管工作，定期對其進行公布。針對違反規定使用的行為，需要依據學校相關規定以及處分條款，明確單位負責人和有關責任人的責任。

二、樹立辦公用房全過程管理理念

在辦公用房管理中應該以“推行全面管理”為核心，主動改變以往的管理理念，強化頂層設計，提前謀劃，統一推進，讓所有人員都可以形成主動的意識，為辦公用房的集中統一管理奠定良好的基礎。首先，注重主線導向。在管理工作中應該把握好關鍵的環節以及重要的問題，通過嚴格控制配置“入口”，多途徑設置“出口”，將規劃建設、經費管理、權屬登記、調配使用、物業服務、處置利用和維修管理滲透到辦公用房管理的各個環節中，形成全面的辦公用房統一管理體系，確保其涵蓋所有的要素、環節和內容[4]。其次，加強主線支撐。將“站位高、思路寬”作為要求，對有關的配套制度的總體構想、環節設置和整體框架等，有目的性地實施研究，讓制度能夠高于管理，先于工作；將“管什么、如何管”作為要求，對配套制度的相關內容實施結構性研究，提升制度的科學性、系統性、嚴密性和全面性；將“管用、務實、有效”作為要求，有目的性地研究配套制度的細節、集約管理、均衡配置和實際路徑等方面，提升制度的可行性及合理性。另外，還要落實好配套制度的“下文”，促進配套制度“1+X”配套性操作流程圖和審批流程表等工作的落實，建立權責清楚、形式規范、內容系統的辦公用房全過程管理制度體系，為集中管理工作的落實提供依據[5]。

三、注重“兩個重點”

在辦公用房集中統一管理中，應該把握好兩個重點（如圖1所示）。

圖1 辦公用房集中統一管理重點

（一）提升管理效率

在管理工作中，應該立足于提升管理的效率，有針對性地采取策略，有層次性地進行推進，做好辦公用房集中管理工作。

（二）規范使用行為

將規范辦公用房使用行為作為目標，區分層次，注重問題，由市級黨政機關辦公用房集中統一管理工作領導小組辦公室帶頭，市機關事務管理局組織落實，市紀委監委監督執紀問責，構建有效的督查體制。督查內容需要體現出“兩個層次”，第一，注重檢查擅自變更或是不配合權屬登記、機構撤并之后沒有在限定時間內騰退原辦公用房等行為；第二，注重檢查超出規定面積標準為領導干部配置及使用辦公用房的行為、已經辦理好退休手續沒有在限定時間內騰退用房、在多部門兼職沒有通過批準占用多個用房的問題。[6]

四、融合信息化、標準化和法治化建設

在推進辦公用房集中統一管理中，還要融合“三化建設”，從圖2中可以看到，三化包括法治化、信息化和標準化。

圖2 “三化建設”內容

（一）融合法治化建設

將辦公用房集中統一管理法治化建設融入現代化治理中，堅持提升法治理念及思維，對用法治意識對辦公用房集中統一管理進行思考，用法治的方式深入開展集中管理工作，制定相關制度，為辦公用房的集中統一管理提供法治體系。還需要依據管理辦法，促進辦公用房使用權證管理，由機關事務管理部門帶頭，和相關部門一起組織開展相關的專題會商，通過法治的方式，促進集中統一管理的進一步發展。

（二）融合信息化建設

應將辦公用房統一管理加入信息化建設中，通過運用先進的信息技術，如，大數據技術、互聯網技術和云計算技術等，促進辦公用房集中統一管理信息化的建設進程，促進各項事務的發展。在信息化建設中，應該注重幾個系統的建設：首先，電子檔案系統。對集中統一管理方式進行創新，將辦公用房使用管理和互聯網+進行有效結合，高效地收集相關的原始檔案，并記錄到信息管理平臺中，確保每個用房都具有檔案和賬目，優化辦公用房檔案管理工作，提升其電子化和信息化水平[7]。其次，注重構建智能圖文系統。對圖文信息實施信息化、智能化的建設，可以更好地管理辦公用房的各方面信息，動態化地對其進行監督控制。最后，構建網上辦理系統。結合管理的新要求，不斷地探索大數據下的辦公用房管理，創新信息管理的手段，充分體現出網絡技術的運用優勢，積極地建立集合網上申請、審核、審批和辦理一體化的服務保障信息化平臺，及時、全面地共享管理數據，統一整合資源，全面地落實好監督管理工作，提升管理的信息化建設水平。

（三）融合標準化建設

應該將集中統一管理加入機關事務標準化建設中，從而對管理工作進行約束和規范。首先，發揮標準規范的引領作用，基于優化服務、規范管理和提升效果，開放思想，合理地研究謀劃，促進資源的整合，將標準的手段、理念以及方法運用到管理工作的各個階段中，提升工作的標準化，并構建相關的標準體系。其次，樹立較強的標準化意識。體現出重點，全面考慮、重視實際效果，將標準化建設和機關運行的相關管理工作進行結合，如，服務管理、運行經費管理、能源資源管理、資產管理等等，健全辦公用房集中統一管理機制體系，建立結構完善、手段多元的標準體系，充分發揮出其作用，提高服務的質量，構建節約型機關。

五、結語

綜上所述，對辦公用房進行集中統一管理，有利于提升管理的規范性和有效性，避免不必要的浪費問題，提升資源的利用效果。所以，在辦公用房管理中，就需要改變以往的理念，采取有效的措施，實現統籌管理，形成辦公的新局面。