淺析供電企業電網項目建設檔案管理

馬斐

摘要：供電企業將項目檔案管理工作納入電網建設工程項目日常管理工作中，組織監理、施工、設計等相關單位進行工程資料檔案策劃，將檔案管理納入整個工程現場管理，堅持歸檔與工程同步進行，嚴把技術審核關和工程竣工驗收關，全面應用計算機管理技術，把文、圖、聲、像錄入電子檔案數據庫，實行工程檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，實現公司部門之間實現信息互通、資源共享。

關鍵詞：供電企業;檔案管理;電網建設;創新;管理;效率

1 檔企合作協同推進檔案管理的背景

電網建設工程檔案管理是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性工作，是實現電網建設科學管理不可缺少的技術基礎工作。它隨電網建設項目的開始而建立，又隨電網建設項目的竣工投產、交付使用而告終，應與工程項目建設的進度同步。一份真實、完整的工程檔案是工程全過程的反映，是一項可以利用的寶貴資源。電網建設工程檔案質量是電網建設工程檔案的生命線，提供完整、準確、系統的電網建設工程檔案，能充分發揮工程檔案的憑證作用和科技儲備作用。電網建設工程檔案是電網建設的歷史記錄和反映，是工程建設和竣工驗收的必備條件，更是投產后管理、運行、維護、檢修、改建和擴建的重要依據。因此，只有加強工程檔案的過程管控，提高歸檔資料的質量，才能真實的體現工程的建設史，更好的維護供電企業的經濟效益、合法權益。

2 檔企合作協同推進檔案管理的有效對策

2.1突出管理網絡建設

成立了電網項目項目檔案管理領導小組，由分管副經理任組長，辦公室、發展建設部主任任副組長，辦公室檔案管理專工、發展建設部項目管理專工、業主項目部專責、施工單位專責、監理單位專責、設計單位專責、調試、運行單位專責等組成工程檔案管理領導小組，負責電網項目項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作。分管副經理：負責電網項目項目檔案管理的領導協調工作，負責定期審批項目檔案管理相關工作。辦公室主任：負責電網項目項目檔案的管理審批。發展建設部主任：負責電網項目項目檔案管理的組織工作，定期組織召開項目檔案管理調度會議，協調解決檔案管理中存在的問題。辦公室檔案管理專工：負責電網項目項目檔案歸檔資料的審核。負責電網項目項目檔案的接收、保管工作。發展建設部專工：負責組織制定工程項目檔案的編制辦法、標準、規定及要求;負責工程項目立項及前期文件、項目竣工驗收文件的收集、整理;負責對工程項目各參建單位的項目檔案專責人進行檔案管理培訓，統一歸檔要求;根據工程項目建設進展情況，分階段對各參建單位工程項目文件、資料進行檢查;負責工程項目文件、資料收集、整理及歸檔的監督、檢查、指導、考核等有關管理工作;組織并參加建設項目竣工檔案的驗收工作。業主項目部專責：負責工程項目文件的管理工作，并對工程項目文件進行收集、整理和歸檔;負責項目檔案的匯總，自行或組織有關單位對所有應歸檔項目文件材料按照檔案管理要求進行整理、組卷、編目、歸檔。負責組織、協調工程各參建單位收集、整理各自在工程建設全過程中形成的文件材料和工程竣工圖、工程竣工報告、質量監督檢查報告和記錄、項目結算、工程竣工簽證書、啟委會文件等，并組織向運行單位移交。

2.2優化三階段工作流程

公司以檔案標準倒逼基礎管理，以檔案管理促工程建設，電網建設工程的資料檔案質量有了大幅度的提高，公司所建工程全部達到了優質工程標準。為確保全面完成電網項目項目檔案管理的目標，全面實現工完、料凈、場地清、檔案畢。一是在電網項目項目建設開始同時抓項目檔案建設。電網項目項目檔案是工程項目的重要組成部分，是項目管理的重要基礎和依據。海陽公司將項目檔案管理要求與項目管理要求有機結合、融為一體，將項目檔案的質量控制納入到項目建設質量保證體系，并在項目前期策劃管理文件中明確項目檔案管理目標，將項目檔案管理目標簽訂到設計、施工、監理建設合同中，占用工程款的1%的費用做為項目檔案質保金，保證項目檔案完整、準確、系統、成套。二是電網項目項目建設過程同時抓項目檔案積累、收集和形成。項目檔案是直接反映施工過程和項目真實面貌的工程文件，海陽公司通過實行前期策劃、前端介入、過程控制、同步歸檔、實時監督、分階段移交歸檔原則，實行項目檔案與項目建設同計劃、同布置、同檢查、同考核。

2.3實現部門聯動落實到位

一是按照《山東電力集團公司電網項目建設項目檔案管理辦法》，結合實際在《建設管理綱要》等策劃文件中對項目檔案檔案管理進行全面的規定和要求。二是工程項目立項時就開始編制工程項目檔案歸檔目錄和“一指導書、兩清單” 即：《電網建設工程項目檔案整理指導書》和《施工現場資料同步收集清單》、《施工現場數碼照片同步收集清單》，工程項目開工建設前下發至各參建單位，提前將項目前期、工程前期等資料進行歸檔，實行每周一調度、每周一檢查的辦法，確保工程檔案資料的及時性、準確性和真實性。三是在開工前與各參建單位簽訂合同時將電網項目項目檔案歸檔質量、時間、要求嵌入設計、施工、監理合同，用工程合同款1%的費用作為項目檔案質保金，確保項目檔案歸檔移交時間并完整、系統。資料檔案的編制、收集、歸檔工作與工程建設同步進行是提高電網建設工程檔案質量的關鍵，必須把檔案管理工作納入電網建設工程管理環節，與工程建設同步進行，并貫穿工程建設的始終。

3 結束語

電網建設工程檔案內容真實的反映了項目竣工時的實際情況和建設過程，文件原件歸檔，做到了圖實相符、技術數據準確可靠、簽字蓋章手續齊全，文件材料形成的日期與工程建設同步，確保了電網項目檔案建立、回溯的真實有效，真實的體現工程的建設史，充分的反映了工程從設計、施工、監理到竣工、生產的歷史面貌，對未來有依據可查，為電力企業進行正常的生產運營、維護、擴建、改進等工作提供了必不可少的技術依據，提高公司核心競爭力，促進國有資產保值增值具有不可替代的作用。

參考文獻

[1]王偲璇.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].辦公自動化，2021，26（05）：55-56+38.

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