電力檔案資料管理探析

高詠瀾

摘要：隨著國家電力體制的不斷改革，記錄電力工程建設的檔案在其形成、管理、利用等方面也日趨復雜。電力工程建設中的檔案牽涉面廣、專業性強，其工作的質量直接影響到工程建設。而在實際工作中又有很多不合理的地方，導致電力工程檔案的管理混亂，尤其是在檔案收集方面，常常是缺乏完整和準確性的。為此，必須加強對電力企業建設工程檔案管理進行深入的分析，把其對工程建設的影響降到最小。

關鍵詞：檔案;收集;管理

0引言

電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作。它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程同步。

電力建設工程檔案是電力企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業經濟效益、合法權益及記錄企業歷史真實面貌的重要基礎工作。因此，還應該有必要重申檔案工作中一項最基礎的工作——檔案收集。檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應落實“五抓”：抓檔案人員素質、抓檔案管理制度、抓“三同步”、抓工程現場、抓規范電子文件。

1做好檔案資料的收集工作

1.1提高專職檔案人員的素質。知識經濟的到來，企業檔案工作發生了顯著變化。檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，檔案工作的手段更加現代化，對檔案工作者的政治素養、文化知識、專業水平和操作技能等方面都提出了挑戰。為適應新的形勢，檔案人員應自覺學習、理解工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理部門、施工部門等進行溝通，另一方面在做好檔案室內部工作的同時，要求早期介入工程建設活動，時時了解工程建設動態，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動，按檔案的要求對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題并及時提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。

1.2完善兼職檔案人員網絡體系。加大檔案的宣傳力度，增強員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業資產的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網絡體系，檔案兼職人員深入在企業各方面工作中，能將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網絡做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

2規范檔案管理制度

由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規范化是檔案管理的本質要求。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位發放本企業的建設項目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

3抓好項目工程檔案的管理

隨著電力事業的飛速發展，火電機組的容量也不斷增加。由于參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行;工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。要確保項目工程檔案的完整、準確、系統，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續工作變為前置條件，把檔案工作從一個工作環節擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項目檔案工作和項目建設一樣納入程序管理，與項目建設的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4力求檔案收集的完整性和準確性

施工單位工程竣工檔案是電力建設工程檔案中非常重要的一部分，形成一套高質量的竣工檔案，首先各專業工程技術人員負責檢驗檔案的真實性和準確性，然后檔案管理員負責檢驗檔案的標準化、規范化。為了能保證施工單位工程檔案的順利移交，從工程一開始，檔案管理人員應通過開會、到施工單位現場指導等方式與各施工單位加強溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求，學習項目檔案管理政策法規，統一思想、統一認識、統一做法，有效地控制檔案的形成質量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

5規范電子文件歸檔

電子文件的大量產生和應用，使得檔案快速向數字化方面發展和積累。數字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設過程中，各施工單位會產生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。文字檔案嚴格按照規定進行數字化，要求統一載體、統一格式，電子文檔的規范化提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現了在企業各部門之間實現資源共享，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

一份真實、完整的工程檔案是一個工程全過程的反映，是一項可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須扎扎實實地從一點一滴做起，以求真務實的工作作風，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。

參考文獻

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