電子檔案管理中信息技術保護系統的應用

孫兆華

電子檔案管理從字面意思來看，就是將紙質資料中的內容，全都錄入電腦之中，以便之后查看。電子類的管理，如果沒有良好的保護系統，一些機密的內容會遭到泄露，從而造成商業機密的流失，給管理公司帶來不可估量的損失。所以想要建立電子檔案，就需要通過技術進行一系列的保密設置，去對電子信息進行全方位保護。

一、分類別整理檔案，并設置查看密碼

電子檔案的錄入之中，有不同種類的信息，這時就需要管理人員分門別類地整理，將檔案資料分為三個梯度。針對一些較為隱私的材料和信息，要專門請技術人員對其進行加密保護，可以設置一系列的解鎖密碼來保護一些電子檔案信息，最為隱私的內容要設置最難的密碼，以防止被其他信息破解高手而破解。而針對中度機密的材料，可以設置一些稍微復雜的密碼，可以人臉識別或登記查看。而對于一些基礎信息的管理，讓查看人員進行記錄登記便可。這樣分為三個等級的密碼設置，會讓保護系統更有針對性和集中性，能更加提高資料保護的秘密性，更能提高保護的準確性。

例如，對一些極為重要的資料，要進行特殊密碼的設計，并且要將知道此密碼的人控制在少數，這樣能夠保證資料的嚴密程度，提高檔案管理的質量。此外，也可以設置專門的保密系統，將需要嚴密保護起來的信息放入其中，進行獨立的信息技術保護，這樣更能提高檔案資料的安全性。所以這就要求管理電子檔案的人員要具有一定的信息操作技能，也具有一定的電腦操作知識，從而能夠快速地分類各種檔案信息，將公司所要的檔案資料快速地整理好，并做好及時的信息系統保護。

二、檢查檔案管理系統，定期進行修理維護

電子檔案管理的信息系統設計，需要進行定期的檢查和維護。系統也要不斷地更新，如果不更新，就會使得信息保護功能減弱，會降低信息提取的準確性。因此，管理人員要遵循上級的安排，定期地去檢查檔案管理系統，查看是否存在安全漏洞，是否存在隱患，其系統是否能正常運行。當檢查中出現任何一個問題，都要讓專門的信息技術人員及時快速地解決，否則就會造成保護系統功能出現障礙，讓保護屏障得到破損。這就需要管理人員具有耐心和細心，既能夠細致地去觀察信息系統，也能夠敏銳察覺到各種問題和情況。

例如，電子檔案的管理人員可以將信息的審查次數定為一周幾次或一周一次，并制定檢查的項目和內容，并合理安排值班人，進行一定的信息記錄。這樣能夠保證電子檔案管理系統的正常運行，也能清楚地知道是誰對系統進行了更改和操作，從而防止辦案信息的泄露。管理人員還要定期讓信息技術人員來進行系統的升級和維護，從而保證保護系統的正常運行，使其能夠更加快速準確地提取檔案信息，提高辦事和工作的效率，也能更好地保護電子檔案信息。

三、設置人臉識別系統，實行專人管理體制

電子檔案的管理想要有一定的體系和流程，公司就應該將這一類別獨立于其他部門，并設計專人的管理體制。這樣不僅能夠提高檔案錄入的效率，也能減少檔案信息的泄露，讓一部分人掌握公司的機密，從而減少公司的風險。專人的管理，就可以設計人臉識別系統，讓少數的人通過人臉識別進入其中，來對檔案進行整理和分類，從而能夠提高工作的效率。電子檔案的集中管理，能夠對其進行專門的系統保護，加強各個環節的安全性，防止其他黑客的侵入。專人管理就可以對人員進行特殊的培訓，讓其掌握一些高科技的電腦操作技術，能夠更加敏感、準確的去發現保護系統中存在的問題，也能夠去簡單地處理一些系統問題，從而能夠更好地為公司服務。

例如，公司的檔案可以設置檔案管理部門，從一些具有高科技技術的人才中選取更優秀的信息技術人才，對他們進行一定的管理培訓，提高其管理能力和管理水平。讓他們學習信息保護系統的維護機制，這樣系統在出現問題時能夠及時地察覺，及時做出一些補救措施，從而減少檔案資料的流失。

四、總結

電子檔案管理不僅需要設計較難破譯的密碼，要進行定期的檢驗和維護，還要引進更多的高新技術人才。公司在設置保密系統時，要注意將檔案資料分類管理，更有針對性地去保護那些更為機密的檔案資料，從而讓信息技術更有效地發揮功能，更加全面地去提高檔案管理的安全性，避免資料的泄露，讓公司資料得到安全性的保護。電子檔案管理的保護，還需要技術人員不斷地探索，對系統進行升級和更新，從而發揮更好地保護作用。