提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

宋國鳳

摘要：事業單位是國家機構的重要組成部分，其工作內容相當廣泛。事業單位檔案是對發展歷史的真實記錄，對新時期事業單位的發展有著指導和借鑒的作用，但是許多事業單位并未加強對檔案管理的重視，采取的依舊是傳統的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時期的發展中，事業單位應當正確審視檔案管理工作對事業單位發展的促進作用，合理分析現階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以優化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;質量

引言

在現代化社會中，事業單位人事檔案管理應該跟隨時代前進的步伐，使管理的目標與任務符合現代化的發展要求。陳舊的管理方式已經不能適應目前事業單位的發展，應該及時改變或者淘汰，花更多的精力在研究新的管理模式上。我國的經濟發展突飛猛進，導致部分人事檔案管理落伍于經濟發展，產生很多不足和問題。所以為了有效處理這些問題，必須要加強對人事管理人員的要求，在管理中結合單位人事的實際情況，把相對應的解決辦法落實到位。

1、事業單位檔案管理的不足

1.1人事檔案記錄不夠周詳

記錄太片面，不夠全面，這是個別單位人事檔案管理存在的問題，這不僅造成人事檔案的殘缺，也不利于檔案的提取和使用，對其管理和薪酬方面的工作開展有不良影響。除此之外，還有部分相關的管理人員在工作上比較敷衍，將一些不符合實際情況的資料錄入檔案，這就造成人事檔案失真的情況，不利于對單位員工的考核。同時，在檔案信息的更新上，也存在著記錄資料過時的問題，這是因為單位人員不清楚，需要自己將新資料提供給人事部門，還是由人事部門來統一收集整理，所以在記錄資料的收集方面，制度和規定還需要完善。

1.2檔案管理的意識有待提升

基層事業單位檔案工作中，管理人員的意識與認知是非常重要的一個因素，如果管理人員對于自身工作沒有良好的認識與正確的觀念，勢必影響到檔案管理工作的開展，使檔案管理現代化很難得到進一步發揮，當前這種情況在基層事業單位中屢見不鮮，檔案管理工作沒有正確的理念指導很難進行現代化的開展，這樣的后果直接導致檔案管理工作停滯不前，對基層事業單位的發展造成一定的困擾。

1.3信息檔案檢索的效率有待提升

通常情況下，檔案資料在儲存的過程中，需要調取或查閱時，紙質的檔案管理方式需要各個步驟的人工操作才可以完成，這其中的程序是相對復雜的，不但需要確認檔案編碼，而且還需要在眾多的檔案資料中進行人工翻閱與查找，流程比較繁瑣，而且也需要耗費大量的人力物力，這種情況完全不符合現代化檔案管理的需要。當今社會屬于信息化新時代，檔案管理的要求提升了很多，對于檔案管理人員是一個重要的挑戰，計算機技術在檔案管理的過程中起到了非常重要的作用。還有一些基層事業單位，在檔案管理方式上雖然運用了信息化的管理手段，但是計算機設備相對陳舊，而且硬件配置也不達標，在這樣的大環境下，信息化技術很難得到運用與開展，這也是導致檔案事業很難提升的重要因素，長此以往，導致檔案管理工作效率低下。

2、推進檔案管理科學化

2.1專人專職，提升人事檔案管理人員的素質

事業單位的人事檔案管理的本質還是人的管理，提高人事檔案管理人員的專業水平迫在眉睫。一是專人專職。根據《干部人事檔案工作條例》規定，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員，不增加檔案管理人員負荷的工作量。二是及時培訓，熟悉工作流程，學習新設備新技術的使用方法，借用他山之石學習成功經驗，整體提升人事檔案管理業務能力。三是以職稱評聘提升業務專業性，通過專業技術人員職務職級資格申報和聘用，激勵檔案管理人員的工作積極性和價值認同感。

2.2進一步完善管理制度

對于基層事業單位的現代化操作流程，不但要在整體管理體系上進行調整與革新，在細節方面也需重視，比如細節方面的管理制度不容忽視，這是一項比較重要的工作內容，在基層單位的管理中調整制度，需要針對不同的崗位和不同的職責來進行梳理，并且在檔案管理中還要保持獨立的狀態開展合作。基層事業單位的現代化手段，要把各項工作逐一進行管理與調整，按照統一的指標來完成，這樣才可取得比較突出的成績，進一步提升管理質量與工作效率，推動基層事業單位的發展。

2.3提升檔案管理手段的更新速度

我國基層事業單位的檔案管理與其他單位的檔案管理有很大的區別，所以基層事業單位在檔案管理現代化進程時，應該不斷學習國外先進的檔案管理方法，根據基層事業單位的發展狀況，不斷更新和豐富檔案管理數據庫的資源。基層事業單位的檔案管理現代化建設通過有效實踐才能發展，因此基層事業單位應該改變自己傳統的觀念，根據社會發展的需要，不斷完善其檔案管理的模式，提高基層事業單位在發展過程中的綜合競爭力。

2.4提高對人事管理的重視

為了保證檔案管理工作的有效實施和開展，首先要轉換對管理工作的看法。單位的高層需要提高對人事管理的重視程度，這樣才可以加強其工作的效果和質量，充分發揮出其管理的作用和價值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內容之中，再根據單位自身的實際情況來進行具有針對性的優化和改進計劃，加強單位的全面管理力度，為單位的持續發展和進步奠定基礎。為此，事業單位領導應當加強對檔案管理工作的重視，加大人力、物力以及財力的投入，為檔案管理部門配置相關的設施設備，并做好“八防”工作，使得檔案管理部門的工作開展能夠得到基礎性支持。同時，事業單位應當形成對檔案管理工作的全新要求，認真做好相關的督促檢查工作，對不合理、不合規的檔案管理操作應當加以糾正，督促檔案管理人員嚴格按照規定進行管理工作。

結束語

總而言之，檔案管理工作對事業單位的發展有著非常重要的意義，事業單位應當主動加強對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理機制，為檔案管理配備相關的設施設備，提高檔案管理人員的綜合素質，最終促使檔案管理工作質量獲得迅速提升。

參考文獻

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