試論事業單位檔案管理工作中知識管理與實踐

摘要：檔案管理是事業單位的重要組成部分之一，面對當今數據時代，檔案管理要不斷創新才能適應新時代的發展。知識管理作為知識經濟時代的翹楚，其與檔案管理的結合，有效促進了檔案管理事業的發展。本文探討檔案管理中知識管理存在問題，并提出相應對策。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;知識管理與實踐

信息化時代背景下，知識管理作為一種新型檔案管理理念，為檔案管理提供新思路與新技術，在檔案管理中有著不可或缺的作用。因此，事業單位檔案管理工作人員必須深入學習知識管理相關理念，在日常工作中準確實踐知識管理。

一、知識管理與檔案管理

知識管理是一種把以人為本作為管理思想，重點對非公開知識遵循積累、創新、共享、再積累的循環規律的新型管理理念和方法。知識管理是對公開知識和非公開知識的管理，但以對非公開知識管理為主，提倡二者之間相互轉化共享。知識管理理念具有智力性、創新性和學習性的特點，是知識經濟時代一個重要的組成部分。

檔案管理是事業單位工作內容的中心環節，做好各種檔案的收集、整理、歸檔等是事業單位正常運作的保障。隨著經濟的發展，時代的進步，傳統檔案管理理念已經無法跟上事業單位發展的步伐，傳統檔案管理也要與時俱進。

知識管理與檔案管理有相同的管理目標和對象，管理流程也是相似的，因此將知識管理與檔案管理的結合，可以使事業單位檔案管理實現信息化的同時，深入拓展和運用檔案相關知識，讓檔案的價值得以最大化體現。

二、事業單位檔案管理工作中知識管理存在的問題

（一）對知識管理認識不深刻

知識管理是知識經濟時代的新興產物，雖然近幾年事業單位相繼開展許多關于知識管理的培訓，但是檔案管理人員對知識管理的研究還是不夠透徹，在日常工作中更愿意使用原來已經熟練的方法。由于對知識管理認識不深刻，導致沒能夠很好的發揮出知識管理的優勢。

（二）檔案管理體制不夠完善

檔案管理是一項較為繁瑣的工作，它需要檔案管理人員極具耐心與細心，對檔案資料進行收集、整理、分類和歸檔，而這些看似普通的工作背后需要一套完善健全的制度來制約，才能使檔案管理工作井然有序。有些事業單位雖然制定了體制，但并沒有嚴格按照制度去管理和執行，致使工作出現誤差，知識管理的應用受到了阻礙，影響工作進度[1]。

（三）檔案管理人員職業素養不高

由于部分事業單位的檔案管理人員對知識管理這個新理念認識不足，沒有意識到檔案管理工作中知識管理應用的重要性，所以工作態度不夠認真，沒有很好的應用知識管理。

三、事業單位檔案管理工作中知識管理與實踐

（一）加強知識管理學習

事業單位要組織在職檔案管理人員系統學習知識管理這一先進理念，將管理人員分成若干學習小組，形成組與組之間、組員與組員直接的良性競爭關系。并在學習后進行統一考試，通過考試后才能投入工作，對未通過考試的管理人員進行再次教育直至其通過考試。利用這樣的方式不僅能夠使管理人員加深對知識管理的理解與認識，而且能夠讓管理人員意識到知識管理在檔案管理工作中的重要性，端正其工作態度。

除此之外，事業單位還要定期開展針對檔案管理人員專業能力的培訓與講座，為管理人員提供學習機會，讓他們在工作之余不斷吸收新知識、學習新技術，在提升自己的同時將學習的理論知識應用于實踐，從而提高檔案管理工作效率。

除學習與培訓外，事業單位還可以舉辦職業技能競賽，在競賽中取得優異成績的檔案管理人員給予相應的獎勵，對競賽中未達到合格線的管理人員提出嚴厲要求，做到獎懲有度，從側面刺激管理人員工作與學習的積極性與主動性，也能夠提高管理人員對待工作的使命感與責任感。

（二）健全檔案管理體制

事業單位要找出現有檔案管理體制中存在的漏洞，并有針對性的去完善體制，使新的檔案管理體制能夠適用于知識管理，讓知識管理的實施能夠在檔案管理工作中實現有效作業，這也是提高檔案管理工作效率與質量的有效手段。目前，知識管理已經滲透到事業單位檔案管理工作中，雖然還處在不斷探索階段，但是將知識管理落實下去就可以在實踐中總結經驗，通過分析經驗，結合知識管理的內涵，明確檔案管理工作的流程，逐步完善檔案管理體制。在信息化時代，有了健全的檔案管理體制，檔案資料的安全也能得到保障。

（三）重視知識管理的創新

知識管理與檔案管理的共同核心就是共享知識內容，而在當今大數據信息時代，單單實現知識共享已經不能滿足事業單位發展需要，這時知識管理中的另一核心—創新就起了重要作用，因此，必須要重視知識管理的創新。知識管理將事業單位的檔案按照類別進行知識分類，同時對這些檔案進行分析，找出各檔案之間的相互關系，并從數據庫中提取與之相關的知識建立聯系，從而擴大知識共享范圍，提高事業單位核心競爭力和檔案管理效率[2]。

（四）為知識管理應用提供支持

事業單位檔案管理要為知識管理應用提供基礎物質和信息化技術的支持，以確保知識管理工作有序順利進行。一方面，知識管理的應用需要人力、財力和物力。事業單位應成立專業部門，并提供充足資金，在物質基礎方面給予知識管理支持。同時也要做好監督工作，保證資金用于知識管理工作，按時完成工作任務。另一方面，知識管理工作需要信息化技術的支撐，事業單位要為知識管理應用提供良好信息技術環境，使檔案管理工作效率進一步提升。

結論

在越來越信息化和科技化的時代背景下，在事業單位檔案管理工作中應用知識管理具有重要意義。知識管理自身的創新性可為檔案管理工作提供新思路，健全檔案管理結構，大大提高工作效率和工作質量。在未來發展中，檔案管理與知識管理不可分割。

參考文獻

[1]劉巍.基于知識管理開展事業單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2020， No.240（03）：94-94.

[2]劉福華.大數據時代背景下機關事業單位檔案管理模式探討[J].才智，2019， 000（006）：206-206.

作者簡介：

范瑤，1980年12月生，女，云南昭通人，漢族，中職（檔案系列），大學本科，（從事檔案管理工作）。