淺析檔案管理中電子檔案管理相關工作

摘要：在電子檔案管理中是存在一些現實問題的，導致檔案管理工作的質量和效率難以得到提升，從而給檔案管理工作的科學化發展帶來了一定的影響。本文圍繞檔案管理中電子檔案管理的意義開展研究，提出如今檔案管理中電子檔案管理工作存在的問題，并提出優化建議。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;相關工作

隨著新時期數字信息技術的發展，電子檔案管理逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，也得到了業界的廣泛認可。在現代檔案管理中，電子檔案管理功能越來越完善。除了基本的檔案管理外，檔案分類匯總的功能也逐漸衍生出來。在現代大數據平臺的建設和應用中，實現了平臺中的檔案分析，為行業檔案管理的發展提供了現代技術支持。而文件的傳輸在電子檔案管理中更為方便，通過網絡數據傳輸，可以將文件快速傳輸給對方，大大提高了文件傳輸的速度。

1電子檔案管理中存在的問題

雖然現階段電子檔案管理在行業檔案管理中的應用越來越廣泛，但也暴露出電子檔案管理中的一些實際問題，給檔案管理帶來了嚴重的不利影響。目前，電子檔案管理中存在的問題主要體現在以下四個方面：

1.1電子檔案管理人員的綜合能力有待加強

在電子檔案管理的發展過程中，決定工作效率和質量的基本因素是電子檔案管理人員的綜合能力，包括計算機應用能力、信息辦公能力等。在現階段的電子檔案管理中，一些管理人員受傳統檔案管理模式的影響，信息化的檔案管理能力和計算機設備的操作能力不足，難以發揮現階段電子檔案管理的效率和質量，給檔案管理現代化帶來不利影響。

1.2需要更新電子記錄管理設備

在電子文件管理中，影響文件檢索、存儲和分析速度的主要因素是電子文件管理設備。但在現階段一些行業的電子檔案管理中，存在著設備老化嚴重、硬件設備質量不高、軟件系統承載速度不夠等實際問題。因此，很難體現出電子檔案管理的優勢，舊的電子設備在檔案管理過程中容易發生故障，造成檔案數據的丟失，對檔案管理的發展產生了嚴重的不利影響。

1.3電子檔案管理大數據平臺建設不足

電子檔案管理的重要功能屬性之一，就是通過大數據平臺的建設，實現檔案數據信息的永久存儲和檔案數據的綜合分析，方便行業檔案的比對，實現行業的最優選擇。在電子檔案管理的現階段，還存在檔案大數據平臺建設不足的現實問題，這不僅使電子檔案面臨硬件設備損壞和檔案數據信息丟失的威脅，同時也使得檔案信息的分析能力在電子檔案管理中無法發揮，也沒有辦法實現檔案數據的比對，因此給檔案管理的發展帶來了重大的意義和嚴重的不利影響。

1.4電子檔案管理的安全保護機制有待完善

電子檔案管理作為一種依托現代電子信息技術的新型檔案管理模式，極大地提高了檔案管理的效率和質量，使檔案管理功能更加完善，但同時也面臨著互聯網信息安全問題的威脅，因此，實施安全保護機制具有重要意義。然而，在當前的電子檔案管理中，安全保護機制的建設亟待完善，這使得電子數據檔案面臨著信息泄露的威脅，為行業的發展埋下了隱患。

2電子檔案管理工作的優化建議

針對當前電子檔案管理中存在的上述問題，在優化電子檔案管理的基礎上，對現階段行業電子檔案管理工作提出以下建議，以促進我國檔案管理工作的現代化和進步提高檔案管理的效率和質量。

2.1落實培訓計劃，增強電子檔案管理人員的綜合能力

作為影響電子檔案管理效率和質量的基本因素，電子檔案管理的首要任務是制定人才培訓計劃。通過實施高質量的培訓，可以全面提高電子檔案管理人員的綜合能力，如信息管理能力、計算機設備操作能力等，為電子檔案管理的發展提供參考，展覽為電子檔案管理奠定了高素質的人才基礎，促進了電子檔案管理的實施。

2.2更新電子設備，確保硬件系統的質量

在電子檔案管理中，重要的管理工具是現代電子設備及其硬件設施。電子設備和硬件系統的質量也決定了電子檔案管理的整體質量。因此，在開展電子檔案管理工作時，必須創新電子設備，保證電子設備及其硬件系統能夠滿足電子檔案管理的需要，保證軟件系統的穩定運行，避免因軟件系統攜帶問題造成文件數據丟失，影響電子文件管理工作的質量。

2.3建立檔案大數據平臺，確保電子檔案管理功能得到充分發揮

大數據平臺的建設是現代電子檔案管理重要特征的體現，是電子檔案管理功能充分發揮的保障。在電子檔案管理中，需要建立完善的大數據平臺，將平臺數據存儲在云端，實現檔案數據的長期保存。同時，還可以通過大數據平臺對數據檔案進行篩選和比對，為行業決策的實施提供數據分析保障，促進檔案管理的現代化。

2.4落實安全防護機制，防止檔案數據信息外泄

在大數據時代，信息數據的重要性不言而喻。檔案數據一旦發生信息泄露，不僅會給行業發展帶來麻煩，還會給行業造成巨大的經濟損失。因此，在電子文件的管理中，必須建立安全機制，對文件數據信息進行加密，避免文件信息的泄露。并建立網絡數據防火墻，避免犯罪分子通過網絡信息數據竊取的方式，竊取文件信息數據，給行業發展帶來隱患。

3 結論

在數字信息技術高度發展的背景下，電子檔案管理已成為檔案管理發展的必然途徑。在電子檔案管理過程中，必須落實培訓機制，加強管理人員的綜合能力，為電子檔案管理的高效發展提供保障，促進檔案管理的發展。

參考文獻

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[2]蘇建華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（24）125.

作者簡介：付宇東（出生年月-1971.10.10），性別：男，民族：漢，籍貫：黑龍江省綏化市，職稱：助理館員，主要研究方向：檔案管理.