信息技術在高職院校檔案管理中的探索

摘要：在現如今的教學過程中，許多學校需要運用信息技術進行更加高效化的管理以及教學，這樣可以更加有利于學生的成績提高。在一些高職院校的日常檔案管理過程中，也運用信息技術使得日常的管理更加順利，以免檔案數量過多，導致出現管理錯誤等現象。學生的檔案對于學生的學習產生著重要的作用，學校在進行管理的過程中，要考慮檔案內容的正確性以及保密性。信息技術可以在保證安全性以及保密性的同時，使得整體的數據查找更加便捷，避免出現一些錯誤。

關鍵詞：信息技術;高職院校;檔案管理;探索;

引言：

在一些高職院校的管理過程中，一些學生的檔案出現了丟失，以及數據錯誤的現象，這樣不利于學生在日后的升學過程中，保持對于檔案的使用，也不利于學生在日后的工作過程中，利用檔案了解自身的學習經歷。高職院校應當注重對于學生檔案管理的相關事項，運用信息技術，建立大數據庫。運用科技手段，加強高職院校的檔案管能力，在探索的過程中，發現問題，解決問題。

一、現階段信息技術在高職院校檔案管理中存在的問題

現階段大多數高職院校在進行檔案管理時仍在使用傳統的檔案儲存管理方法，傳統的檔案管理辦法大多都為紙質儲存的方式，紙質儲存檔案并不能夠系統的將全部學生檔案進行儲存，并且紙質檔案的儲存方式不能夠保證防水、防火或防盜。隨著科技時代的到來，近年來各種行業在進行檔案管理時都融入了信息技術，信息技術在高職院校檔案管理中能夠改進傳統檔案管理模式的缺點，但在實際的應用中同樣存在一些問題。這些問題的出現應歸結于相關信息技術的應用不夠熟練、管理人員認識的不夠徹底以及計算機信息技術硬件設備上的問題。信息技術系統的應用到高校檔案管理中就必須引進先進的硬件設備，很多高職院校檔案室的計算機設備年限過于長久，并且有些電腦的系統和處理器也過于落后[1]。

信息技術應用到高職院校檔案管理中需要大容量的儲存硬盤，但很多高校由于資金等原因常常不會去選擇購買這種大容量的硬盤，并且在使用電子檔案時對系統的殺毒和更新工作也不夠熟練，如果不能夠系統的對電子檔案的防火墻進行更新和設置就很容易被黑客攻擊而盜取重要的檔案信息。在實際的信息技術應用中大多數檔案管理人員對檔案管理工作并未嚴格要求，對相關工作的安排也未根據實際情況做到嚴標準，相關人員在通過信息技術的應用管理院校檔案時常會因為工作的疏忽導致檔案管理工作的失誤。不僅會影響檔案的采集、錄入以及更新甚至還會影響學生日后的檔案整理。同時信息技術在高職院校檔案管理中不能只單純的構建檔案室信息平臺，如果僅是學校將檔案錄取完成學生不能夠及時進行察驗也很容易出現檔案信息錄入錯誤的情況發生，并且傳統的檔案信息技術錄入方式需要檔案室的工作人員將大量的學生信息進行錄入，這種高強度的負荷工作應通過信息技術來進行有效的改進和創新[2]。

二、信息技術在高職院校檔案管理中應如何科學的應用

首先各高職院校應加大對檔案管理工作的重視力度，并根據實際情況引進各種先進的硬件設備，特別是對計算機設備的更新換代一定要達到相關標準，構建電子檔案的基礎就是計算機。同時對電子打印機、電子掃描儀以及硬盤的購買一定要嚴格要求，信息技術構建電子檔案相關技術設備的配備必須達到標準。學校檔案室應根據互聯網、大數據、云計算等積極建立屬于自己的檔案管理平臺，并將學生的檔案信息錄入到當中及時進行整理和更新。并且在構建電子檔案時一定要強化防火墻的等級系數，加大對信息平臺的殺毒和監管工作，并通過病毒監控軟件進行全天候監督以防止不法分子以及黑客的攻擊。各學校檔案室在更新完檔案后盡量通過硬盤進行有效保留，對一些機密檔案一定要加密保存，通過硬盤保存的作用是防止電子檔案出現問題后學生檔案信息丟失。

加強相關管理人員的工作能力以及工作協調性。一些工作人員對于基本的工作了解較少，同時，對于新型的設備以及信息平臺的相關處理不夠了解，這樣更加不利于進行繁瑣的工作，無法使得工作得到安排。高職院校可以安排一些教師進行信息技術相關知識的學習，同時對于新型電子打印機，掃描機，進行更加系統化的學習。逐步提高工作人員的工作能力，避免出現過于要求工作能力的提高導致對于相關知識的掌握不夠熟練。學校也可以尋找一些更加專業的信息技術人員進行檔案的管理，在保證專業性的同時，也減少檔案管理壓力。

制定合理的管理計劃，使得整體檔案管理更加符合現代化的管理要求。一部門高職院校在進行簡單的設備引進后，沒有針對于學生的檔案進行調整，統計，確認，在日后需要使用相關內容以及資料時，不利于進行統計以及查找。這就需要高職院校相關領導針對于具體的內容進行更加詳細的調整，根據年級進行統計，錄入，設置相應的管理規定，定期進行檢查，實現更加現代化的管理模式。在管理條例的參與下，會進行更加系統化的調整，以免出現相關的問題，無法根據要求進行解決。

三、結束語

信息技術在高職院校檔案管理中的探索應根據高職院校檔案管理的具體要求和管理模式來進行充分的分析研究，在確保高職院校檔案管理工作穩步進行的基礎上將信息技術系統與其融合。信息技術在高職院校檔案管理中探索更需要相關高職院校檔案管理人員的不斷努力挖掘和探索，并且在探索的過程中能夠正確的使用對應的信息技術。信息技術的科學應用對高校檔案管理有著重要的意義，不僅能夠改變傳統檔案管理方法而且還能夠保證一些重要的檔案不會丟失。信息技術的應用需要從不同的需求中選擇合適的技術支持，并且需要相關檔案管理人員掌握計算機的基礎使用方案，計算機是應用信息技術的基礎更是保障，同時根據不同情況的需求綜合提升檔案管理人員的素質和能力。

參考文獻

[1]萬玉俠.大數據在高職院校檔案信息管理中的實踐探究[J].辦公室業務，2019，000（011）：60-61.

[2]吳冬梅.電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐探索[J].信息記錄材料，2020，021（001）：102-103.

作者簡介：張珊（1982年12月），漢族，山東日照，副研究館員，大學。單位：日照職業技術學院，研究方向：高職教育檔案工作。

（日照職業技術學院）