淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

官麗娟

[摘? 要：檔案管理工作在辦公室業(yè)務(wù)中具有很強(qiáng)的基礎(chǔ)性。在當(dāng)前的發(fā)展階段下，隨著信息資源總量不斷增加，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。尤其在信息時代背景下檔案管理工作內(nèi)容不斷被細(xì)化，這在提升檔案管理精細(xì)化水平的過程中，也在很大程度上增加了檔案管理的工作量，而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展完善，也為檔案管理提供了新的方法途徑，可以說檔案管理在信息時代下，面臨新的挑戰(zhàn)的同時，也有了更多的選擇空間。因此本文主要從檔案管理在信息時代下面臨的問題出發(fā)，探討進(jìn)一步提升檔案管理科學(xué)性與效率的方法，希望能夠促進(jìn)信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策]

在當(dāng)前的發(fā)展階段，信息技術(shù)具有很強(qiáng)的代表性，信息技術(shù)的應(yīng)用是體現(xiàn)了社會生產(chǎn)力的的提升以及以及生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變，作為推動社會發(fā)展進(jìn)步的重要技術(shù)，在檔案管理中，相關(guān)的管理人員需要認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，明確信息時代下檔案管理工作所面臨的問題，并且需要能夠靈活的應(yīng)用信息技術(shù)來提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，提升檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

1信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.1管理方式落后

信息技術(shù)的發(fā)展完善以及專業(yè)化發(fā)展，為諸多的領(lǐng)域行業(yè)提供了新的更加具有效率的工作方式，其技術(shù)本身已經(jīng)成為現(xiàn)代社會重要的生產(chǎn)力因素。尤其是在辦公室業(yè)務(wù)方面，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，進(jìn)一步提升了辦公室業(yè)務(wù)的開展水平。但是從目前檔案管理工作的開展情況上來看，在工作開展的方式上仍然具有一定的保守性，對信息技術(shù)應(yīng)用的不深，相關(guān)的檔案管理模式并沒有考慮到信息化時代下的工作特點(diǎn)，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢得不到充分的發(fā)揮，落后的檔案管理模式已經(jīng)很難滿足信息化管理需求，同時一些檔案管理人員的信息化意識不強(qiáng)，仍然采取傳統(tǒng)的手段來對檔案信息進(jìn)行收集以及整理，這在很大程度上限制了檔案信息利用率的進(jìn)一步提升。在傳統(tǒng)檔案管理模式以及信息化建設(shè)滯后的雙重影響下，檔案管理的效率始終無法得到有效的提升。

1.2信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全

信息時代下的檔案管理工作，想要保證信息化屬性能夠得到充分體現(xiàn)的前提是對檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。但是從實(shí)際的管理情況以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)上來看，有很多單位尚未建立健全的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，尤其文件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)相對滯后。在信息化管理軟件引進(jìn)以及建設(shè)層面，所應(yīng)用的軟件僅僅考慮到了當(dāng)前階段下檔案管理的需求，缺乏前瞻性，同時軟件的文件系統(tǒng)兼容性比較差，在文件資源共享方面存在一定的困難。同時由于信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各個單位在對檔案信息進(jìn)行錄入的過程中有著各自的標(biāo)準(zhǔn)，這也在很大程度上加大了檔案信息統(tǒng)一管理的難度，在對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的過程，很容易因為標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致檔案信息不完整，或者是檔案信息錯誤的問題發(fā)生。目前國內(nèi)還沒有就檔案管理工作建設(shè)完善的法律法規(guī)，這也在一定程度上加大了建立統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)的難度。

1.3保密性以及安全性不足

現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)通過驗證用戶名以及密碼來實(shí)現(xiàn)權(quán)限認(rèn)證，但是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，這種文件保密方式的安全性正在不斷下降，同時檔案信息的數(shù)據(jù)庫也面臨著比較大的信息安全威脅，現(xiàn)有的文件保密方式難以檔案文件保存安全性，在對檔案信息進(jìn)行管理的過程中可能會出現(xiàn)文件信息丟失以及泄露的問題，造成比較大的經(jīng)濟(jì)損失。目前國內(nèi)檔案管理工作的安全性以及保密性還有很大的提升空間，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中需要加強(qiáng)安全技術(shù)的應(yīng)用。

2信息時代提升檔案管理水平的措施

2.1保證文件管理軟件的普遍性

文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)，在當(dāng)前的發(fā)展階段下，檔案管理工作需要處理大量的檔案信息，因此需要保證文件管理系統(tǒng)具有比較強(qiáng)的功能性。只有加強(qiáng)文件管理軟件的功能性，才能保證檔案信息能夠被高效的處理以及應(yīng)用。因此為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)的檔案管理部門需要重視先進(jìn)信息技術(shù)的引進(jìn)，并對檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，通過保證文件軟件的功能性以及自動化水平來提升檔案管理的效率。比如在對檔案信息進(jìn)行存檔處理時，檔案管理部門可以應(yīng)用CAD/CAM系統(tǒng)以及ERP等來對管理軟件進(jìn)行編程處理，保證文件軟件具有比較強(qiáng)的功能性，并促進(jìn)文件管理軟件在檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，同時通過提升文件管理軟件的易用性，也能促進(jìn)檔案管理人員轉(zhuǎn)變檔案管理思路，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2建立統(tǒng)一的文件標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

通過建立統(tǒng)一的文件標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)能夠進(jìn)一步提升檔案管理的規(guī)范化水平，并促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展完善的背景下，檔案管理的方式也在不斷拓寬，而想要保證信息化管理工具在檔案管理中能夠充分的發(fā)揮出優(yōu)勢，就需要對檔案管理相關(guān)的工作制度進(jìn)行完善。依據(jù)信息化管理需求來對文件管理規(guī)則以及系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一編寫，并保證在檔案管理實(shí)踐中相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)能夠得到有效的落實(shí)，確保檔案管理系統(tǒng)軟件具有較強(qiáng)的兼容性以及可移植性，促進(jìn)檔案信息的共享，從而提升檔案信息資源的利用率。

2.3提升檔案管理的機(jī)密性以及安全性

隨著檔案管理工作的不斷深入開展，檔案信息資源也更加豐富。在信息時代下，提升檔案管理的機(jī)密性以及安全性成為新形勢下的重要的工作內(nèi)容，有必要建立健全文件信息安全體系，來為提升檔案管理的機(jī)密性以及安全性創(chuàng)造良好的條件。在這個過程中需要對檔案管理的理念進(jìn)行更新，提升相關(guān)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識。同時檔案管理部門還需要一樣技術(shù)手段來加強(qiáng)用戶信息認(rèn)證的安全行，對檔案系統(tǒng)管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止出現(xiàn)信息丟失以及信息被盜取的問題。同時還需要建立相關(guān)的管理制度，來規(guī)范檔案管理人員的行為，保證檔案管理的機(jī)密性以及安全性。

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