事業單位檔案歸檔文件整理方法的思考

文/長白山科學研究院 李冰巖

事業單位檔案歸檔文件整理方法的思考

文/長白山科學研究院 李冰巖

本文根據以往事業單位檔案歸檔工作總結，介紹了事業單位檔案歸檔文件整理所遵循的主要原則，并從文件資料整理方法、檔案的歸檔方法、信息檔案歸檔文件整理方法三方面，論述了事業單位檔案歸檔文件整理的主要方法，希望對事業單位相關工作起到一定的幫助作用。

事業單位；檔案歸檔；文件整理

當文件資料收集到檔案室之后，相關工作人員需要對其進行科學整理歸檔以及編號上架，文件資料只有經過科學歸檔之后才能稱之為檔案。在事業單位中，檔案管理部門需要對檔案價值進行進一步分析，對有價值的檔案進行繼續保存，如果檔案失去價值，則進行剔除，或者在得到審批之后對其進行銷毀，以此來提高事業單位檔案管理工作的效率。

一、事業單位檔案文件整理的主要原則

（一）檔案保存工作的基礎原則。在檔案管理中，不論是本單位產生的，還是上級單位下發的相關材料和指示，都與文件材料來源產生了不可分割的聯系。因此，保持文件的來源清晰，成為了檔案保存工作的重要基礎原則，包括文件的時間、內容等方面的聯系，這樣，才能體現出檔案記錄歷史的特點。事業單位檔案在形成過程中包含著很多他人的勞動成果，也能直接體現出檔案之前的整理情況。因此，在事業單位檔案保存工作中，應該做到不拆卷整理。部門整理歸檔的檔案，應對原卷進行仔細研究和檢索，對之前整理中的錯誤之處進行糾正，確保檔案文件整理工作的有效進行。

（二）檔案保管和利用的基本原則。在檔案有序化管理過程中，應首先滿足檔案的安全性，其次要體現出檔案的作用。目前，計算機技術已經應用到檔案管理中，實現了將不同分類中同一事件的檔案信息快速檢索出來，成為迄今為止保持歸檔文件在檔案信息中的聯系的最有效方式，實現檔案的成套應用。

二、事業單位檔案歸檔文件整理的主要方法

（一）文件資料整理的方法。首先，要實現文件保存價值的有效區分，對文件進行分卷整理。根據相關法律條文規定，處于不同保管期限的文件材料，要根據保管時間的長短來對其價值進行區分。其次，本單位內的黨委文件要和行政文件材料相區分，并分別立卷存檔。例如沈陽市于洪區人社局，在收到或者擬定相關黨委文件時，有指定工作人員對相關業務進行接手并處理，有效避免與行政事務文件混淆。再次，不同年份的檔案文件不能一起立卷。另外，很多事業單位中存在加密檔案，對于這種文件，工作人員應該與普通文件區分開，秘密文件中的規范和要求與普通檔案要求不同，如果不進行分開立卷，可能會造成文件內容的泄露，為事業單位帶來巨大損失。最后，對特殊載體的文件要和文字文件一樣，進行統一的歸檔整理，這樣可以保證特殊文件不受破壞。

（二）檔案的歸檔方法。在事業單位檔案歸檔過程中，包含很多步驟和要求，其具體方式如下：第一，檔案整理工作的開展。檔案整理工作具有規范化、順序化等特點，將文件整理成檔案形式，可以方便以后檔案的查閱和應用。例如，在文件批復過程中，必須要求擬稿、意見稿、定稿資料齊全，這樣才能進行下一步工作。第二，檔案的編目。檔案編目代表著檔案的具體級別，在檔案的文件整理工作結束之后，要對檔案封面項目進行仔細標注。在編目工作中，主要包括責任者姓名、文號、標號、日期和備注，還包括檔號的編制，如類目名稱、保管期限等。第三，檔案的分類。不同的事業單位，對檔案分類的標準也有所不同，一般來說，都是按照檔案的來源、建立時間、內容和形式特點，對檔案進行合理區分，構成檔案管理體系。簡單來說，是對整理好的檔案文件進行分管、存放等工作，實現檔案的分層管理。這里所提到的檔案分層主要指檔案的實體分層，在檔案分層中，第一層往往代表著國家檔案的宏觀分類，包括歷史時期屬性、部門屬性以及級別屬性等，實現對檔案材料屬性的有效分類，也正是由于這種分類，為檔案室中的檔案合理存放提供了基礎。第二層是檔案室的合理劃分。第三層主要是針對全宗內的檔案進行分類，例如文件資料的來源、建立時間、主體內容、檔案所建立的形式標準等等，實現了全宗內檔案文件資料的系統化整理，保證檔案卷的有效建立。

（三）信息化檔案歸檔文件的整理方法。隨著計算機技術的不斷發展，事業單位實現了對檔案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通過計算機，事業單位可以對相關檔案管理軟件進行下載和使用，之后對檔案實施信息化電子管理。利用計算機，工作人員可以根據不同的時間、來源和部門等信息，將事業單位中的電子檔案信息進行有效分類，并傳送到相關文件夾中進行保存和管理，這樣，可以提高檔案的管理效率。通過這種管理方式，不僅有效縮短了管理時間，也實現了檔案實際儲存空間的節約。例如某事業單位通過使用信息化檔案管理，節省出一間工作室，相關工作人員將工作室改裝成了活動室，有效改善了事業單位的工作氣氛，增加了職工之間的互相交流。

三、總結

綜上所述，在事業單位檔案文件整理過程中，應遵循一定的基本原則，這其中包括檔案保存工作的基礎原則和檔案保管和利用的基本原則等。在此基礎上，事業單位檔案管理人員應繼續對檔案管理領域進行深入探索，與時代發展和進步相呼應，建立起符合新形勢的檔案管理模式，為事業單位發展作出應有貢獻。

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