數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用

文/防城港市民政局 陳子港

數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用

文/防城港市民政局 陳子港

信息化時代的不斷發展在無形中為各社會各方面的發展提供了很大的便利性，尤其是在民政系統檔案管理中，倘若實現該方面工作的數字化管理，則勢必能在很大程度上提高各民政機關系統檔案管理效率的同時推動其他相關工作良好發展。因此，各民政系統檔案管理應在實際工作中充分發揮數字化管理的作用，將工作效率逐漸提升，從而為各民政單位其他方面的工作提供更為優質的服務，最大化地滿足各方面工作的檔案需求。

數字化；檔案管理；民政系統

在網絡信息技術快速發展的時代背景下，各民政機關單位在系統檔案管理工作中實現數字化和信息化不僅順應時代發展的步伐，同時也是個民政單位在該方面工作的客觀發展趨勢之一。實現民政系統檔案的數字化和信息化管理，不僅在一定程度上對傳統檔案管理措施產生強有力的沖擊，更重要的是進一步體現了社會的不斷進步與發展。同時，為對各民政機關單位的系統檔案管理工作進行進一步的完善，推動其在該方面工作中的數字化發展，本文就數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用進行全面性和深入性探究，并提出幾點個人建議，現總結如下。

一、推動民政系統檔案管理數字化發展的意義和作用

（一）有利于進一步推動各方面相關工作的良好發展。實現民政系統檔案的數字化管理不僅能夠將第一手資料進行及時性的歸整，同時還能夠進一步提高各類檔案的利用率。實際上，各類文件形式的檔案經數字化后的信息更為準確可靠，能夠為各民政相關部門在進行決策時提供更好的依據和服務。與此同時，經過數字化處理后，還可實現檔案的智能查詢功能，提高辦公人員開展相關工作的便利性和快捷性，從而進一步提高整個工作鏈的工作效率。

（二）有利于進一步強化對文書檔案原件的保護力度。在各民政機關單位的系統檔案管理工作中實現數字化和信息化，就相當于在潛移默化中對其各類檔案罩上了一層強有力的“防護罩”，不僅能夠有效確保各類檔案的完整性、清晰性和可辨識性，并且還可進一步延長其檔案的使用壽命。除此之外，即便是在管理工作中發現某檔案出現破損或遭到破壞，亦可以對其進行第一時間的修補或直接利用備用副本來替代。實際上，在檔案原件與備用副本的保存工作方面，各民政機關單位通常都會將其分開存放，一次便能夠盡可能地將系統檔案受到侵害和破壞的可能性最小化，進而有效強化了各類系統檔案的完整性和安全性。與此同時，實現數字化和信息化管理，能夠將各類重要系統檔案尤其是具備保存價值較高的檔案直接轉化為數字形式進行保存，這樣不僅提高了檔案管理的便利性，同時也在潛移默化中強化了檔案的安全可靠性。

（三）有利于進一步優化各民政機關的經濟效益。實現各民政機關單位在系統檔案相關工作方面的數字化管理，旨在將紙質檔案資料轉化為數字檔案的基礎上，進一步減少其在該方面中的管理成本，同時為系統檔案管理人員提供更多的工作便利，例如加快檔案查閱和傳閱效率等。除此之外，該舉措還能夠幫助各民政機關單位進一步優化內部管理，從而達到盡可能降低管理成本，實現最大化工作效益和經濟效益的目的。

二、當前民政系統檔案管理所存在的缺陷與不足

（一）檔案管理人員的數字化管理意識較為薄弱。意識決定行為，即各民政機關單位檔案管理工作人員對實現文書檔案數字化管理認識程度的高低在很大程度上直接決定著其文書檔案管理工作的發展和結果。但實際上，受檔案自身保密性等特點的影響，加之傳統落后管理觀念的限制，導致各民政機關單位的領導階層以及檔案管理工作者對實現檔案信息化和數字化管理的意識相對較薄弱，因而在該方面的投入亦相對較少，導致檔案管理設備與其他工作設備相比十分簡陋和落后。甚至還有部分民政機關單位直接將雜物室與檔案室設為一處，使得檔案無法得到妥善性的管理，由此，各類檔案的可利用價值自然而然會不斷下降。

（二）各民政機關單位的檔案管理措施過于落后。受傳統文件和檔案管理模式和觀念的影響，雖然目前先進的互聯網信息技術已應用至社會各階層和各領域中，但工作人員手工修訂和整理各類檔案與文件的傳統方式依然在實際工作中沿用。由此不僅使得各民政機關單位的檔案管理工作效率大打折扣，也使得管理結果不甚理想，不利于其他方面工作的有效開展，同時也將傳統檔案管理措施的弊端與缺陷暴露無遺。除此之外，由于各民政機關單位在檔案管理方面的知識技能參差不齊，從而導致其在檔案管理工作中的形式各有千秋，沒有統一化的管理標準。

（三）各民政單位檔案管理數字化推進人員的綜合素質偏低。從當前來看，各民政相關部門以及大中小企業在檔案數字化和信息化管理方面依舊只處于起步階段，尤其是在各民政機關單位的檔案實際管理工作中，數字化管理的實施受到各方面的限制，要想有效實現檔案的數字化管理，依舊任重而道遠。比如，在財務文件或檔案數字化管理方面，目前僅限于財務負責人和極少數相關人員接觸和負責，傳統手工處理賬務的方式或借助計算機的半自動處理賬務方式依舊是大部分民政機關單位財務工作人員的主要工作形式。除此之外，各民政單位以及各企事業單位的檔案管理數字化推進工作人員的專業水平以及職業道德水平落差較大，參差不齊，從而使得如何進一步優化民政機關單位檔案管理工作人員推進數字化發展的能力是當前各民政機關單位的重點研究方向之一。

三、推動我國民政系統檔案實現數字化管理的建議

（一）不斷提高數字化管理軟件的先進性。數字化管理設備不夠完善是當前各民政相關部門在檔案管理工作中的“通病”，也正因如此，才導致檔案管理工作日益不規范化。所以，要想有效提升民政系統檔案的管理效率及規范性，各民政部門首先就應引進較先進的數字化管理軟件，為相關工作人員的工作提供良好的設備，只有確保基礎設施的完善，才能確保檔案管理工作的順利開展，從而進一步優化檔案管理的規范性。

（二）不斷強化各民政機關領導對檔案管理的重視意識。

民政系統檔案管理工作并不只是該崗位工作人員一個人的事，各民政機關的領導階層同樣要扛起應有的責任和履行應有的義務。所以，各民政機關的領導階層應在不斷提高自身檔案管理意識的基礎上將檔案管理工作以及對檔案管理工作者的培養提到日常會議上來，并定時定期聽取相關工作人員匯報，積極聽取其意見和建議。另外，還應安排特定的時間來研究民政系統檔案相關工作，以幫助相關工作人員更好地開展檔案管理工作，推進檔案數字化管理的良好發展。

（三）不斷加大對各類檔案數據庫表的完善力度。各類檔案數據庫表的建立和完善是民政系統檔案工作實現數字化管理的重要步驟。這就需要各民政機關不斷加大對檔案數據庫表的完善力度，將各類已歸檔的檔案一一錄入相應的數字化管理系統中，同時還應對檔案實物進行掃描或拍照錄入系統。

（四）不斷加大對民政機關檔案工作管理團隊的建設。首先，鼓勵和支持民政檔案管理人員參加檔案數字化管理專業的相關考試，或積極參加相關培訓，以進一步提高自身的檔案管理水平。其次，通過組織開展民政檔案數字化管理業務培訓班等方式給工作人員不斷灌輸先進的管理知識和管理理念。最后，各民政機關單位管理層應定時定期召開相關會議，通過展示檔案數字化管理成果等方式，不斷強化檔案管理工作人員推動數字化管理發展的意識。

四、結語

總而言之，為進一步促進我國民政部門各方面的良好發展，不斷加大其檔案數字化管理推進力度很有必要。因各民政機關所采用的傳統檔案管理方式中存在著各種各樣的缺陷與不足，所以易導致各方面相關工作的開展受到程度不一的影響，而不斷加大各民政部門在檔案工作中的數字化管理力度，則能夠為其各方面工作的開展提供先進的技術支持，實現自身的可持續發展。

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