提升高職圖書館電子資源建設項目績效的策略

文/南京鐵道職業技術學院 顧蓉

提升高職圖書館電子資源建設項目績效的策略

文/南京鐵道職業技術學院 顧蓉

在高職圖書館電子資源建設中引入績效管理的科學理念有利于項目團隊績效水平的總體提升。本文在闡述項目團隊績效概念及流程的基礎上，分析了高職圖書館在電子資源建設績效管理中存在的問題，并對提升項目績效提出合理化對策建議。

高職圖書館；電子資源建設；績效；提升；策略

近年來，高校圖書館紛紛開展電子數據庫建設工作，文獻資源結構隨之發生重大變化。電子資源以其信息多樣化、傳遞速度快、易于檢索等諸多優點，極大地豐富了圖書館的館藏。高職圖書館也緊跟時代發展趨勢，將電子資源列為信息資源建設的優先位置。為了更加優質高效地完成該項目的建設工作，運用科學合理的策略和方法來提升項目團隊的績效則成為圖書館戰略發展的重要課題。

一、項目團隊績效的概念及流程

通過對項目團隊整體績效的評價，項目管理者識別團隊所需的特殊培訓、指導、輔導、協助或變更，以提高團隊績效。項目團隊績效應包括以下三部分：團隊的工作成果；團隊成員的工作成果；團隊未來工作能力的提高。

圖1 績效管理基本流程

如“圖1”所示，項目績效管理體系包含以下幾點：（1）績效計劃，項目團隊績效管理過程的起點，是團隊研究確定在一段時間內做什么工作，確定績效評定方法，并就工作達成共識的過程。（2）績效計劃的實施，是對績效計劃的正確性進行驗證的過程。在實際的實施過程中可以發現項目團隊績效計劃的不當之處，重新調整和變更績效計劃，使其更加趨于完善。（3）績效考核，須明確考核的主體和客體，在考核之前，先要確定考核的標準，并制定出一套能夠體現被考核者工作目標完成程度的績效指標，作為衡量績效的尺度，然后再對績效實施和管理過程中收集到的信息進行測評。（4）績效反饋，考核結束后，需要把考核結果與每位成員進行反饋面談，使被考核者清醒認識自身的績效狀況以及考核者對他的期望，認識到自身不足和有待改進之處。（5）考核結果的運用，團隊管理者根據考核結果來制定下一步的人事決策方案，它關系到成員是否得到公平公正的對待，是否可以充分激勵員工的積極性并進一步促進團隊績效的提升。

二、電子資源建設項目績效管理存在問題

（一）績效管理體系不健全。大部分高職圖書館沒有專門針對電子資源建設項目團隊的績效管理與考核制度，對績效管理的意識都比較淡薄、概念也含糊不清。有的館員認為績效管理就是年底的評獎評優，考核結果的好壞也只與能否得到一筆額外獎金，或是否對今后職稱評定有利有關。由于缺乏規范的績效管理制度，在平時工作中，圖書館和項目團隊的領導忽視了對團隊成員績效信息的收集整理。這些資料的缺失，就給公正、客觀地評價個人的績效狀況帶來了阻礙，無法在績效考核中有效評價團隊成員的工作業績。相關負責人不能全面、徹底地了解每個人的實際工作情況，也很少與下屬進行溝通和輔導，導致團隊成員不能及時認清自身的缺點和不足，無法立即去糾正問題和解決矛盾，問題長期得不到有效處理，嚴重影響了團隊和個人的績效提升。

（二）績效考核流于形式。在年底的評價考核中，大部分圖書館并沒有制定針對電子資源建設項目工作的具體考核指標，導致考核流程和方式摻雜了較多的主觀因素和人為成分在其中，缺乏科學嚴謹的指標對個人的工作進行具體評價，最終結果很難實事求是體現個人的工作業績。這種考核方法最終形成了每年的優秀人選大家輪流當，或“誰有需要誰先上”的“一片祥和”的氛圍。這樣的績效考核最終淪為走過場、應付差事的形式主義，成為了每年年終所有人都不情愿，但又必須經歷的尷尬場面。

三、提升電子資源建設項目團隊績效的建議

（一）制定團隊章程。為了讓項目團隊成員的期望與理想的團隊成員工作表現相一致，可以制定一份《電子資源建設項目團隊章程》來明確團隊成員要照此執行的方針、程序和原則。更重要的是，需要整個項目團隊一起參與進來制定這些方針和程序，這樣可以確保制定出的東西是大家共同認可的。制定章程的目的之一也是為了保證項目的工作任務可以得到有效分配，這也是提升團隊績效的重要手段。項目團隊領導要對成員灌輸一種對已分配任務的責任感，并確認接受工作任務的成員清楚任務完成的標準。同時要確保一個人來主要負責一項任務，而且負責該任務的成員認可這種安排。

（二）采用集中辦公模式，搭建協作環境。相關經驗和實踐表明，在同一個地方工作，項目團隊成員更容易建立關系、分享觀點和經驗，找出解決問題的辦法，還能增強團隊的協作能力。因此，可以建議圖書館領導利用館內閑置辦公場地作為電子資源建設項目團隊的集中工作場所，使用專項經費配備項目團隊所需的基本辦公設備。這樣更有利于成員彼此間了解各自的工作情況，對項目的總體進展有更全面的認知；在遇到困難時，可以及時溝通交流，尋求解決方案；成員間的協作更加流暢，促進和諧團隊關系的形成。

（三）建立項目資源庫。隨著電子資源建設項目的向前推進，需要列出詳細計劃對工作成果進行相關的配置管理。如不對這些問題做出詳細周密的規定，一旦遭遇突發性風險，將會拖慢電子資源建設項目的進度，嚴重降低項目團隊的工作績效。為了避免這種情況的發生，建立電子資源建設項目資源庫就顯得尤為重要。資源庫的建立可以提高團隊的生產力，分享知識以及保護項目資產。項目團隊成員可以共同制定出資源庫的使用規則，在各自的權限范圍內訪問該資源庫，存儲項目工作產品和相關的可交付成果。

（四）定期走訪一線窗口，做好與讀者溝通的工作。電子資源建設項目團隊工作成果的優劣最終將由讀者在使用各類數據庫的過程中給出評判，因此，要讓團隊成員定期與讀者進行溝通交流，從用戶的角度來理解項目，了解讀者對團隊工作能力的期望，避免項目團隊閉門造車、建設方向與讀者需求出現偏差的情況發生。項目團隊成員應根據各自的工作安排，定期走訪一線服務窗口，面對面與讀者交談。這種定期與讀者交流的工作形式，可以有效激發團隊成員的責任感和使命感，不斷強化和明確工作目標，提升團隊整體的工作績效。

（五）及時解決內部沖突，組織集體活動。在電子資源建設項目進行過程中，難免會遇到團隊成員由于觀點不一致而產生的矛盾沖突等問題。高效的項目團隊不會讓團隊內部沖突或者項目問題懸而未決，因為這不僅影響成員間的人際關系，更會對團隊的工作效率產生負面作用。作為項目的團隊領導，就需要迅速解決問題，平息團隊內部沖突。

為了促進團隊和諧，增強凝聚力和向心力，需要適當組織一些特定的活動來讓整個團隊參與進來。通過這些類型的集體活動，營造出輕松愉悅的氛圍，有利于成員間的情感交流，增進彼此的互動和了解。這必將有利于構建一個和諧友好的團隊伙伴關系，終將對團隊整體的績效提升產生積極影響。

[1]徐麗.高校圖書館績效管理淺議[J].網絡財富,2010,(1):126-127.

[2]董廣富.對高校圖書館績效管理的幾點思考[N].企業導報,2011(4):69-70.