辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

諸葛旭

摘要：隨著我國網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，企業(yè)想要在激烈的市場競爭中獲得一席之地，就必須要重視對人才的管理，企業(yè)內(nèi)只有將人才留住，才能在市場上有自己的競爭優(yōu)勢，人才是一個(gè)企業(yè)當(dāng)中最重要的資源。現(xiàn)階段我國市場的發(fā)展促進(jìn)各個(gè)行業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)的管理方式好已經(jīng)逐漸走向國際化現(xiàn)代化，這也給我國的人才檔案管理提出了更高的要求。文章基于我國當(dāng)前辦公室檔案收集與歸檔工作的發(fā)展現(xiàn)狀，針對性地提出了相關(guān)優(yōu)化措施，希望可以對我國當(dāng)前檔案管理工作提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集與歸檔;重要性;優(yōu)化措施

前言：

眾所周知，萬事萬物都屬于不斷向前發(fā)展更新的狀態(tài)。一個(gè)國家一個(gè)企業(yè)也是如此，在不斷向前發(fā)展進(jìn)步的過程中，相關(guān)的管理制度也會(huì)進(jìn)行優(yōu)化升級。我國當(dāng)前的檔案管理制度隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展也進(jìn)行了不斷完善。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷進(jìn)檔案管理工作受到了越來越多企業(yè)的重視，并將其不斷完善到人才儲(chǔ)備庫。與此同時(shí)重視檔案管理人員的專業(yè)技能，對于推動(dòng)檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化起到至關(guān)重要的作用。而檔案管理的科學(xué)化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是社會(huì)各企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。辦公室承載著各單位各機(jī)構(gòu)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)當(dāng)重視提升文書檔案收集與歸檔的整體工作質(zhì)量和效率。

一、辦公室文書檔案收集歸檔的重要性分析

文書檔案記載著一定發(fā)展階段的具體事件能直觀或客觀的反映出社會(huì)以及具體組織機(jī)構(gòu)在特定時(shí)間內(nèi)的發(fā)展歷程以及存在的問題、改進(jìn)的措施等重要?dú)v史資料。辦公室文書檔案主要包括會(huì)議記錄、審批情況以及重大決議等資料，是一個(gè)單位發(fā)展歷程的重要記錄文件。作為辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸檔是文案工作的重要組成內(nèi)容，同時(shí)能夠?yàn)閱挝辉谥卮鬀Q策時(shí)提供依據(jù)和參考是推動(dòng)單位穩(wěn)定有序發(fā)展的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。發(fā)展規(guī)模越大的單位及辦公室文書檔案收集的資料越繁雜，隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展壯大，應(yīng)當(dāng)重視辦公室文書檔案收集與管理工作，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作發(fā)展現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案收集與歸檔工作的正確認(rèn)知

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公司企業(yè)的發(fā)展離不開檔案收集與歸檔工作，但是根據(jù)現(xiàn)階段對企業(yè)的調(diào)研得知部分單位沒有重視到企業(yè)的檔案收集與歸檔管理工作，致使檔案管理工作沒有辦法有序開展，延誤了企業(yè)的人才管理。由于企業(yè)內(nèi)的高層領(lǐng)導(dǎo)人員沒有充分的意識到對人事檔案管理工作的重要性，覺得企業(yè)內(nèi)人事檔案管理工作無關(guān)緊要，保障材料不丟失即可。檔案收集與歸檔工作人員從自身就沒有意識到檔案管理工作的重要性，就更認(rèn)識不到人事檔案的有序管理對企業(yè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的促進(jìn)作用。

（二）檔案收集與歸檔工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

近些年我國國民經(jīng)濟(jì)水平提高，推動(dòng)了各行各業(yè)的不斷發(fā)展，促使相關(guān)行業(yè)的從業(yè)人員不斷增加，因此，這也在一定程度上增加了企業(yè)內(nèi)的人事檔案管理工作的難度，給企業(yè)檔案收集與歸檔工作人員提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，雖然現(xiàn)階段企業(yè)對人力資源從業(yè)人員的標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，但是還是由部分企業(yè)人事檔案管理工作是由其他部門兼任，沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，很難勝任辦公室紛雜的文書檔案收集與歸檔工作，有的公司雖然配備了專業(yè)的檔案管理人員但是由于專業(yè)技能有待提升，并沒有與時(shí)俱進(jìn)將新興的技術(shù)成果運(yùn)用到檔案收集與管理中，這就導(dǎo)致整個(gè)行業(yè)的工作雜亂無章，并且兼任人員不會(huì)抽出過多的時(shí)間和精力對企業(yè)內(nèi)的人事檔案進(jìn)行管理。另一方面，部分辦公室雖然聘請的是專業(yè)的檔案管理人員，但是由于其缺乏責(zé)任意識，在工作中敷衍了事影響檔案收集管理工作的及時(shí)性和完整性，質(zhì)量依然有很大的提升空間。

（三）缺乏專業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備支持

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作設(shè)施落后，沒有辦法滿足現(xiàn)階段社會(huì)人才發(fā)展以及企業(yè)的需求，并且市場上大部分企業(yè)沒有認(rèn)識到單位檔案管理工作的重要性，因此也就導(dǎo)致沒有及時(shí)為人事檔案管理工作配備先進(jìn)的設(shè)備。現(xiàn)階段大部分單位在其檔案管理工作過程中還是使用紙質(zhì)文件+電子檔案文件存儲(chǔ)的傳統(tǒng)檔案管理方式，但是隨著我國現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，所涉及的人事檔案數(shù)量激增，因此，這種檔案管理方式給工作人員增加了工作難度以及工作負(fù)擔(dān)和壓力并且還提高了工作的失誤率。

三、提升辦公室文書檔案收集歸檔工作水平的有效措施

（一）正確意識到文書檔案收集歸檔工作科學(xué)化的價(jià)值所在

想要提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，首先應(yīng)當(dāng)正確意識到檔案管理科學(xué)化的主要價(jià)值。建立健全檔案管理相關(guān)機(jī)制，全面推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化。尤其是在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)層帶頭重視檔案管理工作，全面實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)式管理，為檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）提升檔案收集與歸檔工作人員的能力

檔案收集與歸檔工作對整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用，因此，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)人事檔案管理工作過程中的難點(diǎn)和重點(diǎn)針對性的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在崗位上盡可能的選擇具備專業(yè)技能和專業(yè)知識以及有實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的的人才進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的檔案收集與歸檔。領(lǐng)導(dǎo)層要重視起提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)的問題，可以相應(yīng)的開展一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，對員工的基本道德素質(zhì)和專業(yè)管理知識進(jìn)行提升，從而在真正意義上提升管理人員的綜合能力。在提升檔案管理人員理論基礎(chǔ)的同時(shí)還要注重其系統(tǒng)的操作能力以及計(jì)算機(jī)操作能力等，這樣多元化的方式進(jìn)行培訓(xùn)可以充分的提高企業(yè)內(nèi)部管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升人事檔案管理的效率。

（三）建立績效評估制度

由于傳統(tǒng)的人力資源管理模式落后導(dǎo)致員工的工作積極性不高，因此，在辦公室文書檔案管理過程中，建立一個(gè)有效的績效評估制度具有重要意義。要適當(dāng)采取相關(guān)的有效措施建立一個(gè)有效的績效考核制度，從而進(jìn)一步的提升員工在工作過程中的積極性，與此同時(shí)，還要對不同員工的審核評估工作進(jìn)行加強(qiáng)，然后再利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行績效考核，進(jìn)一步的激發(fā)員工工作的積極性。

四、結(jié)束語

總而言之，辦公室文書檔案收集歸檔工作對于一個(gè)單位的發(fā)展來說，具有不可忽視的重要作用。當(dāng)前辦公室文書檔案收集歸檔發(fā)展中依然存在著諸多問題亟待解決，需要提升對于檔案整理工作的正確認(rèn)知、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷提升辦公室文書檔案收集歸檔的整體工作水平，推動(dòng)單位的平穩(wěn)有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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