檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用

梁小旺

摘要：經濟發展形勢下，企業之間所面臨的競爭也變得越來越激烈。對于企業管理來說，檔案管理是其中非常重要的一部分，其真實地記錄了企業發展歷程，是企業可持續發展和展開創新的重要信息資源。在企業經濟效益的提高方面，企業檔案管理盡管并不是直接影響因素，但在不知不覺中影響著企業的經濟效益。基于此，本文對檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用展開研究，希望對企業提高檔案管理的效率有所幫助。

關鍵詞：精細化管理;檔案管理;實踐應用;

1檔案精細化管理的重要意義

檔案精細化管理是企業檔案管理中十分有效的管理方式，它對于企業的各方面都有重要意義。

1.1推動企業的發展和進步

由于企業檔案中詳細、全面地記錄了企業發展過程中的各種數據、信息以及文件憑證等，作為企業檔案的管理人員，要善于從檔案中尋找有用的內容并加以總結，通過對檔案內容的精細化管理，明確檔案管理工作的目標和自身的工作價值，實現對企業效益的促進作用，進而為企業下一步發展打下堅實的基礎。

1.2實現企業管理的科學化

企業內部任何一項工作的順利進行都離不開人的作用，而人的行為導向需要相應的規章制度，不僅約束行為，還有利于提升工作效率。因此，對于企業的檔案管理人員，需要建立精細化管理制度，一方面滿足檔案管理工作中的各方面要求，另一方面明確檔案管理的意義和作用，讓負責檔案管理的工作人員認識到自己的責任，提高工作積極性，這樣才能推進企業檔案管理工作的順利進行。

1.3協助企業服務效益最大化

精細化管理思想應用在檔案管理上，有助于提高整個企業的服務能力，極大地促進企業發展。檔案精細化管理需加強企業文化的引領，考慮企業員工整體素質的基礎上，加強企業文化的宣傳，營造積極向上的工作氛圍，實現企業內部努力方向的一致性，讓每位員工都能實現自己的人生價值，將檔案精細化管理與平時的各項工作有效融合，自覺按照精細化管理思想要求自己，保證精細化管理的有效實施。

2 檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用

2.1建立健全的管理制度

管理制度的建立，能夠給檔案管理工作提供標準和基礎，規范員工行為，保證檔案管理的有效性。因此，加強檔案管理建設，首先要形成完善的制度，利用精細化管理的方式，促進檔案管理工作效率的提高。比如，構建崗位責任制，明確檔案管理人員的責任和義務，提高其職能意識，讓他們在嚴格的規章制度下進行工作。檔案管理制度的建立，必須要涉及到各個檔案管理環節，確保檔案管理人員嚴格按照流程和規范要求開展工作。

2.2 檔案管理流程精細化

企業檔案管理人員首要任務就是要精細化管理流程，將檔案工作中比較復雜的管理程序簡單化，使得檔案管理工作更加精準和技術。以往檔案管理流程規定為：將收集的檔案整合起來，并按照一定標準對其進行分類，將分類的結果記錄起來，將其形成目錄，進而對檔案進行詳細裝訂，制作檢索樣本，將整理完整的檔案添加入庫，以不同類型加入到書架中。

此種管理模式在實際使用期間，因為不同原因等導致檔案使用混亂，丟失現象比較嚴重。因此可以借助精細化管理形式制定管理流程：首先，綜合部門對所有檔案進行統一化編碼工作，一旦發現遺漏或者增加檔案文件時，要求不同部門對其進行整理，再移交到綜合部門進行統一編碼。其次，綜合部門依據實際情況將檔案整理成范本，進而不同部門依據范本為參考對內部的檔案進行整理和分類。最后，所有部門完成一項基本工作后，就要將相關資料整合后，再將檔案信息送達到檔案室實現歸檔，相關檔案和文件也要進行歸檔，使得使用過的所用文件和檔案都可以按照原來位置有所歸屬。檔案管理流程還要依據管理機制和歸檔機制進行工作，可以最大限度地提升企業檔案管理效率模式，使檔案管理流程更加精細化，確保企業的正常運行和發展。

2.3 提高檔案管理人員素質

在人才選拔的過程中，堅持人才優先原則，加強對他們基本知識和實踐能力的考核，保證人員素質和能力符合人才要求。為滿足本崗位的需要，要對員工進行綜合素養和法律知識的考核，只有全部滿足要求才能夠上崗。二是針對檔案管理工作人員做好相關的培訓和進修工作。定期對員工進行培訓，內容包含檔案管理的基本知識和信息化內容。最后，不斷完善評價機制，使其充分利用在檔案管理的各項工作中。提高檔案檢查員的意識和管理能力，完善獎懲制度，通過物質獎勵和精神激勵，調動職工的積極性，提高檔案管理質量、數量和水平的增加。

2.4 不斷創新檔案管理模式

首先，收集文件材料時，檔案管理人員應做好收集登記工作，注明收集的數量、時間和范圍。其次，在歸檔過程中，可以將同一事由或機構的文件放在一起，然后根據文件的內部差異進行分類，以提高歸檔的標準化。同時，要保障檔案的全面性和完整性，就需要指定專業的人員，監管檔案工作，防止產生工作遺漏。第三，嚴格履行檔案借閱手續。利用人員在借閱之前，必須要得到部門的同意，并詳細記登記借閱人、借閱文件、借閱時間等信息，避免出現檔案丟失情況。要提高檔案管理的效率，就需要不斷挖掘其價值，充分開展檔案開發利用工作，最大限度發揮檔案作用，助理企業發展。

2.5 加大信息技術設施建設

在當前處于大數據的環境下，每天都會面臨著大量的數據，這也給檔案管理工作帶來了挑戰。在數據規模不斷膨脹的背景下，傳統檔案管理方式存在的問題也不斷暴露出來，阻礙了企業的發展。因此，要做好檔案管理工作，就需要投入信息技術基礎設施，從而促進檔案管理的信息化，構建完善的信息化管理硬件系統，做好處理和分類上的自動化。同時，在當前信息時代下，檔案管理人員要做好檔案數據的共享，給予各部門不同管理權限，促進各部門在權限范圍內的傳遞和借用，確保檔案管理的安全、提高檔案利用率。

綜上所述，對于企業整體管理來說，檔案管理有著非常重要的作用。在實際管理過程中，相關人員需要充分的認識到其中的效能和價值，并且通過精細化的管理不斷的挖掘出其中的潛能，樹立正確的精細化檔案管理意識，不斷完善檔案管理制度。除此之外，還需要加強各部門之間的交流溝通，注重檔案精細化管理人員整體素質的培養和提升，促進企業檔案管理的精細化管理水平。

參考文獻

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（鄒平市綜合行政執法局 ?山東 ?鄒平 ?256200）