新時代背景下科研院所檔案智庫建設探究

楊 林 劉 巍 孫家誠

（中國核動力研究設計院核反應堆系統設計技術重點實驗室，四川 成都 610213）

1 選題背景

黨的十九大報告指出，中國特色社會主義進入了新時代。在新時代背景下，檔案部門應該凸顯新作為，探索檔案管理新思路。黨的十八大以來，黨中央就建設中國特色新型智庫做出了一系列重要指示：2013年， 十八屆三中全會提出加強新型智庫建設的重要性；2014 年，中央印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014〕15 號），提出檔案部門要加強檔案信息挖掘，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，更好地為管理提供決策咨詢服務；2015 年，中央發布《關于加強中國特色新型智庫建設的意見》， 智庫建設成為真正意義上的國家層面的戰略高度；2016 年《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（檔發〔2016〕4 號）提出，要充分發揮檔案機構和專家學者的作用，積極探索檔案智庫的建設。

新時代背景下，智庫建設已經成為國家層次的戰略，作為科研院所的一名檔案管理人員，有必要對智庫建設作出思考[1]。在千載難逢的歷史機遇中，檔案部門應該把握機會，不斷拓寬自身業務，積極參與到智庫建設之中。本文結合工作實際，對科研院所檔案智庫建設進行了初步的探究。

2 檔案智庫建設成功案例

胡佛研究所是美國著名的智庫機構，由最初的一家以收集戰爭檔案資料為主題的圖書館演變而來，成為檔案智庫建設的成功案例。 第一次世界大戰后，美國總統赫伯特·克拉克·胡佛于1919 年捐贈斯坦福大學，創辦了胡佛戰爭圖書館，實則是一家戰爭主題檔案館。1938 年，隨著館藏資源的不斷豐富，戰爭檔案文獻資料不斷增多，且極具研究價值，加上社會金融機構的不斷資助，該機構開始招募相關研究學者，開展戰爭、世界事務、外交等一系列研究工作。依靠獨特的資源優勢和人才優勢， 該機構取得了大量的研究成果，不斷為政府等部門提供決策方案，逐漸成為智庫界的重要力量。 由于該機構不斷向政府提供決策，功能定位向智庫靠攏，1956 年更名為“胡佛戰爭、革命與和平研究所”。胡佛研究所在成立初期，與普通的檔案管理機構沒有什么不同。但由于后期發展定位趨向于智庫建設， 最終成功實現向專業研究機構的成功轉型，成為一個名副其實的智庫決策咨詢研究機構。

3 檔案智庫建設影響因素分析

3.1 有利因素

智庫的概念來自西方國家， 旨在影響政府決策。檔案部門作為科研院所的信息資源管理部門，建設檔案智庫，具有天然的優勢。

（1）國家政策上的大力支持。我國現在的大趨勢是，無論是官方機構還是民間組織，都在如火如荼地開展智庫建設，檔案部門應該充分學習、借鑒胡佛智庫的成功經驗， 首先從思想上轉變檔案服務思維模式，從定位上拔高檔案工作的重要性。

（2）檔案部門自身發展的驅動。科研院所的檔案部門，在傳統意義上都是以保管檔案為主，與專業科研人員所在的部門相比，檔案部門在科研院所內的地位可想而知，無論是領導重視程度，還是檔案人員自身工作成就感，都遠遠比不上科研人員。因此，檔案部門為了提升自身的發展， 很有必要拓寬業務范圍，積極投身檔案知識服務，為領導決策提供智力支持。

（3）檔案部門是智庫建設的信息資源基礎。世界著名的智庫都以檔案部門的館藏資源為基礎。單位內部的各種業務活動，如上級部門的檢查指導、單位內部的公務管理、科研項目管理、財務管理等直接形成的文件記錄，都將成為領導決策的真實憑證和參考依據。除了原始的檔案信息，檔案部門還能對決策成果進行收集和保管，建立決策成果檔案館藏庫和決策成果管理機制，發揮檔案部門檔案資料的管理優勢。

（4）檔案部門具有檔案信息資源服務經驗。檔案資料的收集、保管和提供利用，一直以來都是檔案部門的工作重點， 積累了較多的檔案信息服務經驗，如果能夠較好地結合數據挖掘技術、知識工程技術在檔案知識領域的應用，建立專業的檔案庫，檔案部門為領導提供決策服務將具有相當大的優勢。

（5）檔案信息資源具有隱藏的情報價值。美軍轉變了檔案工作只是用來憑證作用的傳統觀念，現在認為檔案工作只有緊緊圍繞軍事實際，向鑒定、情報等深層次研究的轉變，才能更好地發揮檔案應該具有的潛在的情報價值。美軍在檔案工作中結合情報分析方法，深入分析軍事動態、武器裝備、作戰決策等方面，凸顯檔案部門的重要作用。

3.2 不利因素

目前的檔案信息資源服務，并不能滿足智庫決策需求，主要面臨以下問題：

（1）檔案信息資源服務被動。檔案人員服務思維受限，仍停留在被動服務，沒有深入考慮用戶實際需求。 檔案部門的工作重點在于檔案資料的收集和保管，在提供利用方面，往往是被動的，即用戶不提需求，檔案部門就不會提供利用。造成這個結果的主要原因是， 檔案部門不知道用戶的實際需求是什么，更不用提檔案信息資源開發以及利用的問題了。

（2）檔案信息資源開發機制不完善。檔案部門的基本工作是保存好科研項目檔案，單位并沒有對檔案的開發利用提出激勵機制。作為檔案管理人員，收集、保存好檔案，就基本上完成了工作要求，大多數情況下并不會積極主動地進行檔案信息資源的開發編研。

（3）檔案知識服務理念不足。檔案部門能夠提供日常的檔案資料利用服務，但對檔案知識服務的認識不到位，離智庫決策服務還有一定差距。傳統檔案部門工作重點，仍然是檔案實體管理、檔案收集是否完整、是否提供檔案檢索等，將檔案的作用仍然看作是憑證作用和參考作用。有一些檔案部門為用戶提供智能檢索和建立專題庫， 但離深層次的檔案知識服務，目前做得還不夠，還有較大提升空間。

（4）檔案數字化加工粗放。檔案部門對于檔案資料的數字化操作，往往處于粗加工狀態，對檔案內容沒有進行語義化處理，檔案內容所含的價值，以及內容間的相關關系，沒有被充分挖掘。

（5）檔案部門間缺乏合作機制。由于知識產權、保密等原因，各單位檔案信息服務較為獨立，各自為政，各檔案部門之間缺乏合作機制。

4 檔案智庫平臺建設

決策者需要的不是檔案載體，而是需要檔案載體的內容以及內容間的相互關系。因此，檔案智庫平臺應該對檔案內容進行深度挖掘，結合問題整合出價值度高、系統性強的檔案信息[2]，以供決策參考。

4.1 制定文檔一體化標準規范

文件生命周期理論，提倡從文件產生到最終檔案形成的全過程管理。從文件產生之初，就要制定文檔一體化標準規范， 有利于文件管理過程的連續性，也有利于檔案管理作為信息化管理的重要組成部分。建立標準化的檔案信息資源數據庫，對元數據、標引等作出統一規范。

4.2 館藏資源結構化處理

各檔案部門將館藏中大量的結構化、 半結構化、非結構化的檔案資源，通過數字化掃描、光學識別技術等，全部轉換為能夠全文識別的、結構化的數字檔案資源，這是檔案數據挖掘及開發利用的基礎。將檔案信息資源語義化加工，形成計算機能夠智能識別的數據資源。

4.3 對檔案專題庫進行數據挖掘

利用文本信息自動采集技術、 跨庫檢索技術，對結構化的檔案信息進行整合歸類，形成面向主題的檔案專題庫。從檔案專題庫中，通過智能檢索、信息推理、可視化展示等技術，給決策部門提供相關檔案信息。利用神經網絡分析技術充分理解決策者的信息需求，生成決策者個性化的需求特征，使之與專題檔案庫中的信息進行對應； 利用基于本體的語義挖掘技術，挖掘出檔案專題庫中存儲的數據與決策者需求形成的查詢語言進行匹配映射，對搜索出的檔案信息進行關聯度計算， 以強相關和弱相關的可視化形式，展示給決策部門。

4.4 建立交互反饋機制

建立統一的網絡訪問接口和檔案信息交換標準，使決策部門與檔案部門之間實時交互反饋意見，有利于實時處理檢索過程中出現的錯誤信息、及時更改信息挖掘與推理策略、從而不斷優化檢索結果、為決策部門提供最優方案。 各檔案部門之間能夠共享專題庫， 從而全面提高檔案信息資源的檢索和利用效率。因此， 檔案部門建立與決策部門的交互與反饋評價，對于不斷改進檔案信息服務質量和提高效率，推進檔案智庫建設，具有至關重要的作用。

5 檔案智庫管理建議

5.1 轉變檔案服務理念

傳統檔案部門把檔案的憑證作用作為首要工作任務，在新時代要轉變檔案服務思維模式，拓展檔案知識服務[3]，不僅要為科研人員提供信息服務，還要積極主動地掌握相關部門決策需求，對決策有參考價值的知識資源進行收集、保管和提供利用，不斷加強檔案智庫建設研究。

5.2 重視內部過程性資料的收集

科研院所各種業務活動中檢查指導、 項目驗收、決策參考等各種內部資料，往往具有不宜公開、價值量大等特點，雖然不是檔案，但具有較高的管理價值和參考利用價值。這些內部資料，對于科研過程記錄、總結匯報、經驗反饋等具有較高的參考利用價值[4]。

個人工作中形成的很多過程性文件，很多檔案部門并沒有收集、存檔。但這些過程性文件是工作過程的詳細記錄，往往包含了許多寶貴的知識經驗，具有非常重要的應用價值。因此，應加強過程性數據、文件等的收集和歸檔保管工作。

個人作為內部資料的主要來源，檔案部門應該制定內部資料收集制度， 充分將個人資料收集完整。內部資料既保護了檔案原件，又利于檔案信息資源的充分利用。

5.3 培養高層次檔案服務人才

檔案智庫建設需要不同專業背景的高層次人才，主要包括：（1）檔案內容組織專業人才。主要任務是將檔案資料內容進行萃取和提煉，形成價值密度高的知識單元，這是檔案知識服務的前提。（2）檔案數據分析人才。主要是利用計算機分析技術，有效收集、整理、分析各類檔案數據。（3）檔案知識服務咨詢人才。不僅具有較好的檔案專業知識， 還需要良好的溝通能力，能夠快速掌握決策部門實際需求，并將檔案知識服務結果較好的表達給決策部門。

5.4 建立檔案專題庫共享機制

單個檔案部門館藏資源是有限的，具有一定的孤立性，要最大限度地發揮檔案資源應該具有的知識價值，推進智庫建設，需要各個檔案部門之間建立交互和共享機制，以便為決策部門提供充足的檔案知識資源和服務。