信息時(shí)代核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策研究

梁志偉

（中國(guó)原子能工業(yè)有限公司，北京100032）

1 概述

1.1 檔案信息化概述

檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息人才為依托，以法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)為保障，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、 管理和提供利用服務(wù)水平，加速檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程。

1.2 檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)不是一般意義上的檔案工作，而是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略型舉措，即關(guān)于檔案事業(yè)發(fā)展的全局性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性謀劃。 它是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及的范圍很廣，幾乎涵蓋了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的所有內(nèi)容。 主要包含檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、 檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)等多項(xiàng)內(nèi)容。

2 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

2.1 檔案工作邊緣化

核工業(yè)企業(yè)檔案管理工作一直處于邊緣化，大多數(shù)核工業(yè)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)都?xì)w屬于企業(yè)其他部門(mén)，沒(méi)有獨(dú)立的行政職權(quán)，部分企業(yè)成立檔案科室，有的企業(yè)甚至只是資料中心，檔案工作沒(méi)有系統(tǒng)規(guī)劃，對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、資金投入等方面，均處于劣勢(shì)，阻礙檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。

2.2 檔案數(shù)字化加工難度大

檔案信息化包含了檔案資源的信息化，而檔案資源信息化主要有新增檔案電子化和庫(kù)存檔案數(shù)字化兩方面內(nèi)容，而庫(kù)存龐大的檔案數(shù)量，是核工業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作必須面對(duì)的問(wèn)題。

2.3 核工業(yè)企業(yè)“談密色變”

大多數(shù)核工業(yè)企業(yè)都是承擔(dān)涉密武器裝備科研生產(chǎn)任務(wù)的單位， 業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的檔案許多涉及國(guó)家秘密，隨著國(guó)家安全的重視，保密工作要求的加強(qiáng)，企業(yè)工作人員對(duì)信息化建設(shè)尤其是涉及文件、檔案系統(tǒng)的建設(shè)慎之又慎， 影響了檔案信息化工作的實(shí)施。

3 問(wèn)題原因分析

通過(guò)對(duì)以上問(wèn)題的分析， 造成以上問(wèn)題的深層次原因主要有企業(yè)人員檔案意識(shí)薄弱， 缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用不足，對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)缺少調(diào)研。

3.1 檔案信息化意識(shí)薄弱

企業(yè)檔案人員大多是從傳統(tǒng)檔案管理工作中走過(guò)來(lái)的，對(duì)檔案信息化新觀點(diǎn)、新技術(shù)接受程度、掌握程度較弱，這使得檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理階段，沿用傳統(tǒng)的組卷、打孔、排架等手工操作，檔案的利用仍以紙質(zhì)檔案為主，編研、開(kāi)發(fā)工作開(kāi)展甚少，沒(méi)有開(kāi)發(fā)就沒(méi)有利用，企業(yè)檔案處于“只存不用”的狀態(tài)，缺乏了檔案信息化建設(shè)的動(dòng)力。

3.2 檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏

核工業(yè)企業(yè)檔案管理人員，只有很少一部分是檔案專(zhuān)業(yè)科班出身， 大多數(shù)都是從別的崗位跨專(zhuān)業(yè)而來(lái)，檔案知識(shí)也僅僅依靠在職教育的培訓(xùn)獲取，理論知識(shí)停留在傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案新理論、新觀點(diǎn)掌握甚少，不具備應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力，影響了檔案信息化建設(shè)工作的落實(shí)。

3.3 信息技術(shù)應(yīng)用不足

信息技術(shù)是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，它是指完成信息的獲取、傳遞、加工、再生和利用等功能的技術(shù)。 信息技術(shù)的掌握程度直接決定了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量高低，而企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)較差，信息基礎(chǔ)設(shè)施落后，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，提高全員檔案意識(shí)

4.1.1 加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案信息化的建設(shè)勢(shì)必需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能在資金、技術(shù)、人才方面給予投入。 一是充分利用“6·9”國(guó)際檔案日，宣傳檔案工作，通過(guò)印制宣傳手冊(cè)、海報(bào)、電子屏等形式，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案，關(guān)注檔案；二是安排部門(mén)中層及以上領(lǐng)導(dǎo)參加檔案學(xué)術(shù)交流、檔案協(xié)作組會(huì)議等活動(dòng)， 讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案的重要性，這樣才能更有力的支持檔案工作。

4.1.2 提高檔案人員素質(zhì)

高素質(zhì)檔案人員要能快速接受并掌握檔案新知識(shí)、新理論、新技術(shù)，并將其應(yīng)用到檔案工作中。 一是制定計(jì)劃，分批次安排專(zhuān)兼職檔案人員參加集團(tuán)檔案培訓(xùn)；二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，組織檔案制度宣貫及檔案基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識(shí)；三是組織活動(dòng)，策劃?rùn)n案答題、演講等多種形式的活動(dòng)，號(hào)召全員參與，了解檔案基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，提高全員檔案意識(shí)。

4.1.3 吸納檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才

檔案信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作， 一般檔案人員對(duì)信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用不足，所以應(yīng)該廣泛吸納計(jì)算機(jī)信息相關(guān)人才，參與到檔案信息化建設(shè)工作中，加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案信息化質(zhì)量。

4.2 完善檔案工作機(jī)制，提高檔案工作地位

4.2.1 實(shí)現(xiàn)檔案工作“三納入”制度

將檔案工作納入單位工作計(jì)劃；納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

4.2.2 實(shí)現(xiàn)檔案工作“四參加”制度

參加基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收； 參加科研成果鑒定；參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收；參加產(chǎn)品試制定型鑒定驗(yàn)收。

4.2.3 實(shí)現(xiàn)檔案工作“四同步”制度

下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收鑒定項(xiàng)目檔案； 項(xiàng)目申報(bào)的同時(shí)，檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔證明。

4.2.4 建立檔案信息化專(zhuān)項(xiàng)制度

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃中，并建立單獨(dú)的檔案信息化制度，使檔案信息化建設(shè)有章可依。

4.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源收集、管理、開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件，主要包括計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的軟硬件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)用房設(shè)施等。 其核心是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建符合特定要求的檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容。

4.3.1 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)從完善服務(wù)器、 終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置方面著手。 保證網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)能為檔案信息化提供承擔(dān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行任務(wù)的高性能計(jì)算機(jī)；提供可以將通信設(shè)施向計(jì)算機(jī)輸入程序、 數(shù)據(jù)或接收計(jì)算機(jī)輸出處理結(jié)果的設(shè)備；提供可用于網(wǎng)絡(luò)連接、信號(hào)傳輸和轉(zhuǎn)換等的各類(lèi)傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等設(shè)備。

4.3.2 數(shù)字化設(shè)備

數(shù)字化設(shè)備是指將傳統(tǒng)模擬檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息的設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備是建設(shè)數(shù)字化文本、圖像、聲音和影像檔案資源必不可少的設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備應(yīng)配齊供紙質(zhì)、 錄音、 錄像等檔案的數(shù)字化設(shè)備，保證各類(lèi)檔案完成數(shù)字化加工，才能豐富檔案信息資源。

4.4 借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗(yàn)，合理編制建設(shè)方案

4.4.1 檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)首先要完成紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化。 通過(guò)對(duì)多家單位的調(diào)研，檔案信息數(shù)字化加工，是一項(xiàng)工作量很大的工程，如果自己?jiǎn)挝怀袚?dān)這項(xiàng)工作， 檔案信息化很難在短的時(shí)間內(nèi)取得成效。 鑒于核工業(yè)企業(yè)的特殊性，檔案信息數(shù)字化工作，可以找有相應(yīng)保密等級(jí)的外包單位完成，節(jié)省人力的同時(shí)，縮短檔案信息化建設(shè)周期。

4.4.2 加強(qiáng)調(diào)研工作

適合自己的才是最好的，充分開(kāi)展檔案信息化調(diào)研工作的同時(shí)，要結(jié)合本企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，制定適合企業(yè)發(fā)展要求的檔案系統(tǒng)建設(shè)方案。

4.5 分步建設(shè)檔案系統(tǒng)，保障檔案信息安全

檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該分步進(jìn)行，涉密系統(tǒng)與非密系統(tǒng)分期完成， 首先完成企業(yè)非密檔案系統(tǒng)的建設(shè)，在此基礎(chǔ)上研究涉密系統(tǒng)的建立。

4.5.1 非密檔案系統(tǒng)的建設(shè)

（1）加強(qiáng)各系統(tǒng)關(guān)聯(lián)融合

目前很多核工業(yè)企業(yè)都建有OA 辦公系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案信息化是企業(yè)信息化的分支，應(yīng)該站在全局高度，統(tǒng)籌規(guī)劃，在檔案系統(tǒng)建設(shè)前期就應(yīng)加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、對(duì)接，檔案系統(tǒng)建成后不能是孤立的系統(tǒng)。

（2）非密與涉密?chē)?yán)格分離

部分核工業(yè)企業(yè)認(rèn)為登記涉密檔案的目錄本身不涉密，可以在剔除目錄中敏感字眼的前提下掛接在非密系統(tǒng)上，這種做法看似簡(jiǎn)單，但實(shí)踐證明不可行。首先，檔案錄入人員，一般都是專(zhuān)兼職檔案人員或者文書(shū)處理員，他們對(duì)敏感字眼的把控不準(zhǔn)確；其次對(duì)于上級(jí)單位來(lái)說(shuō)，收到的各成員單位的多個(gè)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告等，業(yè)務(wù)種類(lèi)多又雜，即使是業(yè)務(wù)人員都無(wú)法準(zhǔn)確剔除敏感字眼，如果將涉密檔案目錄錄入非密檔案系統(tǒng)，始終存在泄密隱患。

4.5.2 涉密檔案系統(tǒng)的建設(shè)

（1）必要性分析

根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、涉密檔案內(nèi)容及數(shù)量判斷是否需要建設(shè)涉密檔案系統(tǒng)，能用涉密單機(jī)解決的就不上系統(tǒng)，多一個(gè)系統(tǒng)就多一份風(fēng)險(xiǎn)。

（2）安全性保障

確需建設(shè)涉密檔案系統(tǒng)時(shí)必須加強(qiáng)三員的安全教育，確保檔案軟、硬件設(shè)備的安全運(yùn)行。 嚴(yán)格控制涉密檔案系統(tǒng)的使用人員，采取防火墻技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、加密等多種技術(shù)手段確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全。

5 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)預(yù)期效果

5.1 實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，提高檔案質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)完成了檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，從電子文件形成開(kāi)始，到電子文件的流傳、利用直至歸檔，實(shí)現(xiàn)了電子文件的全生命周期管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，提高檔案質(zhì)量。

5.2 實(shí)現(xiàn)檔案的集中保管，優(yōu)化檔案管理

檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理，就是對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行四個(gè)統(tǒng)一，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一編號(hào)。 檔案信息化建設(shè)實(shí)施后，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)時(shí)歸檔，檔案統(tǒng)一交于檔案部門(mén)集中保管，優(yōu)化管理。

5.3 實(shí)現(xiàn)檔案的雙軌制保管，降低存儲(chǔ)成本

檔案信息化建設(shè)完成了檔案的數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)了檔案的雙軌制保管。 既避免了由于年代久遠(yuǎn)造成紙質(zhì)檔案損壞、檔案信息資源消失的風(fēng)險(xiǎn)，又減少檔案庫(kù)房的利用，降低了檔案存儲(chǔ)成本。

5.4 實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用，提高工作效率

檔案信息化建設(shè)使得檔案的面對(duì)面服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)， 既完成了檔案利用在線審批流程的建立，又提供了線上利用的平臺(tái)，縮短了檔案利用人員的申請(qǐng)時(shí)間，高效地完成檔案利用工作，并清楚記錄了每份檔案的利用頻次、時(shí)間，為檔案統(tǒng)計(jì)工作提供了依據(jù)。

5.5 實(shí)現(xiàn)檔案的移交進(jìn)館，促進(jìn)共建共享

核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程，也是庫(kù)存檔案和新增檔案標(biāo)準(zhǔn)的重新建立過(guò)程，將集團(tuán)檔案標(biāo)準(zhǔn)融入核工業(yè)企業(yè)檔案工作中，為集團(tuán)集中統(tǒng)一保管檔案做足準(zhǔn)備，從而推進(jìn)檔案移交進(jìn)館工作，促進(jìn)核工業(yè)企業(yè)檔案的共建共享。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中檔案工作邊緣化、核工業(yè)企業(yè)“談密色變”、檔案數(shù)字化加工難度大等問(wèn)題進(jìn)行分析研究， 結(jié)合核工業(yè)企業(yè)的特色，通過(guò)加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗(yàn)，分步建設(shè)檔案系統(tǒng)等對(duì)策有針對(duì)性地解決問(wèn)題，從而加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，高效地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。