中小企業存貨管理存在的問題與對策

壽香萍

存貨在企業資產中占據極其重要的地位，特別是對中小企業而言，要在激烈的市場經濟競爭中生存、發展和壯大，就必須科學合理地做好存貨管理工作，提高資金使用效率。然而，現階段大部分中小企業的存貨管理中存在著許多問題，如信息化程度低，采購、驗收、保管和發出等環節不規范等。本文通過分析中小企業存貨管理現狀存在的問題，有針對性地提出解決辦法，以確保存貨管理工作有效進行，降低企業的平均資金占用水平，最終提高企業的經濟效益。

一、引言

隨著我國市場經濟的迅速發展，中小企業迎來新的發展機遇的同時也面臨著巨大的挑戰。對中小企業來說，如何提高自身的經營管理水平，增強市場競爭力是一件刻不容緩的事情，而存貨管理是企業整個經營管理過程中非常重要的一個環節。如何完善企業的存貨管理模式，提高存貨管理水平和質量已經成為我國中小企業急需解決的問題。

二、存貨管理的含義及重要性

（一）存貨管理的含義

存貨是企業生產經營過程中一項不可缺少的流動資產，包括儲備的原材料、半成品及以備出售的產成品和商品等。存貨管理顧名思義就是對存貨進行管理，主要包括存貨信息的加工處理、監管存貨采購、驗收、保管、領用等環節等，利用科學的方法管控存貨，在保證企業正產生產和銷售的同時，最大限度地減少存貨數量，控制存貨成本，加快存貨周轉速度，降低平均資金占用比率。

（二）存貨管理的重要性

目前，我國中小企業由于經營規模偏小，缺少資金和技術實力，普遍采用傳統的倉庫管理模式，這種傳統的倉庫管理模式存在很多的局限性，給中小企業的發展帶來了不利影響，因此加強存貨管理對于中小企業來說是一件刻不容緩的事情。科學的存貨管理可以有效協調原材料、在產品、產成品的數量，防止由于庫存數量不合理，導致生產銷售等活動被迫停;可以防止存貨的大量積壓，加速周轉、減少資金占用，降低存貨的采購、儲存和銷售成本;還可以規范企業的存貨信息管理，讓相關的管理人員能夠及時對存貨進行分析，為管理層科學地決策提供重要依據。

三、中小企業存貨管理的現狀

（一）缺乏有效的存貨信息化管理系統

目前，大多數中小企業對信息技術的利用程度較低，尚未建立有效的存貨信息化管理系統，在貨物采購、保管及領用過程中還是采用人工操作手段。落后的存貨管理模式造成了很多問題：一是由于存貨種類繁多，核算的工作量比較大，容易出現賬實不符的情況;二是管理層缺少對存貨采購、入庫、領用等多個環節的實時監控，未能動態高效地掌握存貨信息，無法做出科學的決策，導致企業管理不善;三是采購、生產和銷售部門無法及時獲取存貨的數量、品種、質量等信息，容易出現存貨過剩或斷貨現象，影響正常的生產經營，導致企業虧損。

（二）物資采購環節不科學

現階段很多中小企業在物資采購過程中仍然存在著多方面的問題和不足。一方面，部分企業缺乏合理的采購申請流程，采購人員在采購前沒有根據實際需要編制采購計劃，采購計劃不完善，到貨時間的安排不合理，從而造成庫存短缺或積壓，導致企業停滯或資源浪費;另一方面，在采購供應商的選擇上，部分中小企業長期與固定供應商合作，缺乏足夠的市場調研，招投標或定價機制不科學，導致采購物資質次價高，甚至會出現一些暗箱操作或舞弊現象。

（三）驗收入庫環節不規范

部分中小企業尚未建立一套完善的驗收入庫管理制度，驗收程序不規范，標準不明確，崗位職責不清晰，造成驗收入庫環節的工作無章可循。驗收人員沒有按照合同及制度的要求，對所采購物資的數量、品種、規格、質量等多方面進行審核驗收，導致貨物在數量上短斤缺兩，質量上魚目混珠、以次充好，或是品種規格完全不符合合同的要求。另外，倉儲部門在存貨入庫時，不及時辦理入庫手續，要等到與供應商對賬時發現存在差異，那時早已分不清是入庫時實物短缺還是忘記登記。

（四）倉儲管理方法不恰當

當前，很多中小企業對存貨存儲環境不重視，保管方法不適當，不注重防雨防潮，造成部分存貨因銹蝕、霉變而損壞;存貨分類不科學，儲存時缺乏統一規劃，隨卸隨放，貨物混亂，導致貨物的存取和盤點難度大，工作效率低下;缺乏存貨定期盤點制度，沒有安排專門的人員對存貨進行定期盤點，檢查賬實是否相符，對出現質量問題的產品和數量不符的情況未能作出及時的處理。

（五）出庫領用手續不嚴謹

領用環節往往是最容易出現問題的環節，一些企業沒有建立規范的物資領用審批制度，各部門在領用物資時，隨意性比較大，多領時也不辦理退倉手續，浪費現象比較嚴重。倉儲部門對存貨領用發出把關不嚴，發出的貨物的數量或規格型號與訂單不符，造成退貨換貨現象頻發，增加了企業的銷售成本。此外，倉庫管理人員在貨物出庫后沒有及時登記入賬，做好詳細的記錄出庫臺賬，導致賬實不符。

（六）存貨的會計核算不合理

有些中小企業尚未配備專業的財務人員，存貨會計核算的基礎相對薄弱。如在存貨采購入庫環節，只核算購買價格，沒有核算運輸、搬運等其他費用，導致存貨核算成本和實際情況有出入，而且對于發票未到的存貨，未按規定辦理暫估入庫手續，造成資產負債表中“存貨”科目余額低于倉庫實存數。此外，部分企業在選用存貨計價方法時沒有考慮各種計價方法的特點和適用范圍，也沒有結合自身實際情況，例如：有的企業存貨的品種規格較多，增減變動頻繁，但卻選用個別計價法計算，大大增加了核算工作量。

四、加強中小企業的存貨管理的建議

（一）實現存貨信息化管理

中小企業應當根據自身的生產和經營特點，利用電算化管理軟件建立共享平臺，實現存貨的采購、入庫、出庫和結存等信息的共享，對存貨管理實施動態監管，精確獲取與存貨相關的變動數據，為企業管理層及采購、生產部門提供有效的信息，便于采購部門隨時平衡采購計劃，及時合理地調整儲備量，有效緩解存貨堆積問題。同時，利用電算化管理軟件不但可以科學高效地完成存貨會計核算和管理工作，還可以提高會計信息的準確性，減少存貨管理工作中的各種誤差，最大限度地堵塞漏洞，提高工作效率。

（二）加強物資采購管理工作

首先，企業各部門在申購物資前應當在存貨管理軟件中查詢庫存物資的情況，在確認無存貨或存貨不足時再行申報;其次，采購部門應當對各部門的申購情況進行匯總，統籌安排制定詳細的采購計劃，并提交相關會議審核后實施采購;再次，采購部門應當對市場進行多方調研詢價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務等因素的基礎上確定供應商，并應當實行合同會簽制度，杜絕采購人員徇私舞弊的行為;最后，企業要不斷完善合格供應商考評制度，強化對供應商的日常管理、監督與考核，形成優勝劣汰的競爭機制，在實現物資的穩定保障的同時，合理降低物資采購成本。

（三）完善存貨質檢驗收工作

中小企業要建立嚴格的驗收制度，成立專門的驗收小組。在驗收過程中，驗收人員需仔細檢查采購的物品外包裝是否完整，箱內物資是否完好，物資名稱、規格型號、品牌、數量等是否與公司發出的采購訂單一致，產品合格證、說明書、進出海關證明、送貨單等資料是否齊全等。驗收合格后由驗收人員在驗收單簽字確認，并由倉庫人員及時辦理入庫手續。驗收不合格的不予入倉，由采購經辦人及時聯系供應商進行退貨或調貨，并將物資質檢情況及驗收處理結果進行登記，作為對供應商考核的依據。

（四）優化存貨倉儲保管模式

企業應采用科學合理的存貨管理方法，根據物資的不同類別、不同儲存要求分區存放，設置分類標識，確保庫存物資整齊有序。倉庫工作人員需每天巡視檢查庫存物資，檢查存貨有無發生包裝破損、過期變質等現象，在巡查過程中，一旦發現毀損或倉儲環境出現異常的現象，應及時向倉庫主管人員反映。財務部門應建立存貨的清查盤點制度，根據本企業的實際情況確制定詳細的盤點清查計劃，將重點項目盤點和全面盤點相結合，如發現存貨盤虧及盤盈的情況，應及時查明原因，上報有關部門領導并做好賬務處理。

（五）規范存貨發出領用手續

企業應嚴格執行存貨領用審批程序，領用部門應當在管理軟件中提出領用申請，列明需領物資的品名、數量、規格等，經領用申請部門負責人審批同意后，到倉庫管理人員處進行領用。倉庫工作人員應當根據經主管領導批準的領用清單辦理領用手續，領用完畢后，領用人和倉庫工作人員需在出庫單上簽字確認。貨物出庫后，倉庫工作人員需及時登記存貨的臺帳和明細賬，做到庫存物資信息的動態更新。此外，超額領用需辦理退倉手續，退倉物資需經倉庫工作人員清點，驗收合格后才可放入倉庫，已使用但未清理保養或已損壞的物資不允許退倉。

（六）加強存貨的會計核算。

首先，企業應當結合自身的生產經營情況、所經營存貨的特點以及物價變動情況，選擇最合適的存貨計價方法，以便于合理確定發出存貨的實際成本;其次，企業應當根據會計制度和會計準則的規定，正確地核算存貨的入賬價值，真實完整地記錄存貨的收入、發出和結存等會計信息，月末對于貨到發票未到的存貨，應及時辦理暫估入庫手續;最后，企業要高度重視財務工作，加強對財務人員的業務培訓，要求財務人員認真學習財經法律、規章制度以及各項管理辦法，正確地進行會計核算，確保存貨賬實相符、賬賬相符。

五、結語

隨著全球經濟發展速度的不斷加快，市場競爭也愈發激烈，中小企業要想在市場經濟的大潮中獨占鰲頭，必須加快存貨信息化管理平臺的建設，從采購、驗收、保管、領用等各個環節出發，規范成本核算，科學合理地解決存貨管理中存在的問題，進一步提高存貨管理水平，降低資金占用，減少運營成本，增強企業的市場競爭力。

（作者單位：紹興柯橋水務集團有限公司）