高校檔案可信化共享服務設計與探索

張 楠，姜 琳，茍煜林

（青島大學 檔案館，山東 青島 266071）

引言

檔案工作是一項非常重要的工作。習總書記指出，檔案工作要走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化。在國家實施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、建設數(shù)字中國的大環(huán)境下，各級檔案館正積極參與到數(shù)字政府建設和公共服務提升的進程中，作為全國檔案系統(tǒng)的重要一員，高校檔案館也在加快信息化建設的步伐和推進資源共享。數(shù)字化檔案資源日益豐富，電子檔案大量生成，檔案數(shù)據(jù)的存儲量由TB級向PB、EB級存儲不斷遞增，海量檔案數(shù)據(jù)正在成為高校大數(shù)據(jù)的重要來源。網(wǎng)絡的高效便捷加速了檔案信息資源的交流進程，縮短了信息交互時間，檔案信息資源能夠被大量、快速地匯集在一起，從而實現(xiàn)實時傳輸和共享。［1］目前各高校對檔案數(shù)據(jù)的管理和利用多局限于本校內(nèi)，高校間的互聯(lián)互通尚未實現(xiàn)。要改善這一現(xiàn)狀，需要進一步強化高校檔案館間的協(xié)調(diào)合作，以檔案共享服務平臺建設為基礎，建立高校檔案信息共享中心，打破信息孤島，讓檔案數(shù)據(jù)流通起來，促進高校間的檔案數(shù)據(jù)共享和業(yè)務聯(lián)動，實現(xiàn)校際間檔案資源共享和服務利用。［2］建設檔案數(shù)據(jù)共享中心對于推動新時代檔案事業(yè)改革發(fā)展具有全局性、戰(zhàn)略性意義，符合習近平總書記重要講話精神，也代表著檔案事業(yè)前進方向。［3］

一、高校檔案共享服務的發(fā)展與分析

（一）新形勢下檔案服務利用發(fā)展方向

2020年6月修訂的《中華人民共和國檔案法》第四十一條：“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”，從立法角度指明了檔案信息資源共享的合法性和重要性，信息共享成為檔案信息化建設的更高發(fā)展目標。2020年10月29日，中國共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會第五次全體會議通過了《中共中央關于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠景目標的建議》，明確提出要“加強數(shù)字社會、數(shù)字政府建設，提升公共服務、社會治理等數(shù)字化智能化水平”，為新時期檔案資源開放共享、服務創(chuàng)新帶來了戰(zhàn)略契機。［4］就全球范圍而言，2020年是聯(lián)合國成員國電子政務發(fā)展基準制訂的第20年，諸多國家和政府正在推行數(shù)字政府戰(zhàn)略，各國政府在數(shù)字政府轉(zhuǎn)型過程中采用的方法包括：將電子政務作為一個平臺來傳送消息，整合在線和離線多渠道來提供服務，擴大電子參與以及伙伴關系等，在智慧城市發(fā)展中，以數(shù)據(jù)為中心，加強以人為本的數(shù)字服務能力，利用人工智能和區(qū)塊鏈等新技術實現(xiàn)城市的智慧化。［5］智慧檔案作為智慧城市發(fā)展的重要部分，目前也正在向數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)據(jù)整合綜合服務平臺的方向發(fā)展。建立區(qū)域間和區(qū)域內(nèi)合作互通是應對新形勢下挑戰(zhàn)的最佳途徑，通過對檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)分層次、多渠道的檔案信息資源利用和共享服務，更好地促進雙向互動，節(jié)省時間和成本。

（二）高校檔案數(shù)據(jù)資源的同構特性

標準統(tǒng)一的高校檔案數(shù)據(jù)資源是建立檔案共享服務的重要保障。與全國其他各級各類檔案館相比，高校檔案館是一類較為獨立的檔案館，具有很多共性。它們的歸檔種類、存檔方法、服務利用等都有統(tǒng)一的標準，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化均依照國家檔案行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，形成的檔案數(shù)據(jù)類型、格式基本一致，高校間在檔案信息溝通、數(shù)據(jù)交流和提供利用等方面毫無障礙。按照國家檔案局《數(shù)字檔案館建設指南》中的館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案資源電子化的要求，目前大多數(shù)高校檔案館正在實施“兩步走，兩手抓”戰(zhàn)略：做好新生檔案逐步電子化，同時對庫存檔案資源進行數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)庫的建設。［6］這些檔案數(shù)據(jù)資源構成高校檔案信息共享中心的數(shù)據(jù)基礎，為創(chuàng)建共享中心提供數(shù)據(jù)保障，各高校可在進行數(shù)字檔案資源建設的基礎上提供越來越多的可共享信息。

（三）高校檔案服務利用模式共性分析

各高校對檔案的利用方式大同小異，最大的服務群體是校內(nèi)師生和廣大校友，對外服務利用率最高的是教學類檔案，如學生成績單、新生學籍和學歷證明等檔案材料，科研、行政、財務等種類的檔案校內(nèi)利用率較高。［7］校內(nèi)的檔案服務可以通過現(xiàn)場或校園網(wǎng)查詢等簡便方式實現(xiàn)，但是面向更大服務范圍和更多社會群體以及高校之間的檔案利用還存在壁壘，不夠高效。在高校檔案工作中我們發(fā)現(xiàn)，在一些共同的時間段學生對某一類或幾類檔案的利用具明顯的共性，例如研究生考試階段所需的成績單，每年本科畢業(yè)生在研究生考試中都需要提取原本科院校的成績單用于考研的報名或復試，由于全國考試時間基本一致，所以每年報名或復試階段就會出現(xiàn)考研的學生集中打印成績單的現(xiàn)象。學生需要把從檔案部門獲取的成績單遞交到報考院校，這一過程中需要與兩個或多個高校聯(lián)系，過程復雜且費時費力，效率極低。若高校建立檔案信息共享中心，報考院校就能直接從學生的本科畢業(yè)院校調(diào)取電子成績單，這樣就可以實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多走路，學生少跑腿”。當然這只是高校檔案利用中一個小小的實例，由點及面，高校檔案信息共享利用遠遠不止這些。

通過對高校檔案數(shù)據(jù)構成和利用模式的分析，建立高校間檔案共享中心以實現(xiàn)信息共享，具有極高的可行性和極強的必要性。構建高校檔案共享服務模式能夠推進線上和線下融合，進一步實現(xiàn)服務創(chuàng)新、簡化優(yōu)化辦事流程，提高為師生服務的主動性、精準性和便利性。

二、高校可信化檔案共享服務實現(xiàn)策略

檔案機構作為重要的信息資源管理和服務機構，要想在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代保持經(jīng)久不衰的發(fā)展勢頭，就必須與時俱進，樹立開放共享的服務目標，把開放共享檔案信息資源列為加強檔案機構自身建設的重要工作內(nèi)容之一。要實現(xiàn)安全、高效、實用的高校檔案共享服務，需要重點關注以下三個方面：建立檔案共享服務應用體系標準、制定檔案數(shù)據(jù)治理方法和建設檔案信息資源庫。

（一）建立規(guī)范的檔案共享服務應用體系標準

國家檔案局在數(shù)字化檔案、電子檔案的存儲、管理、利用、安全等領域規(guī)定了一系列相關的國家標準和行業(yè)標準，如：DA／T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、DA／T 56—2014《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》、GB／T 18894－2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA／T 82—2019《基于文檔型非關系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》、GB／T 39362－2020《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》等，這些規(guī)范標準在檔案數(shù)字化、信息化管理方面起到了重要的指導和規(guī)范作用。但是在數(shù)據(jù)安全、信息共享等方面還缺少相應的統(tǒng)一法規(guī)規(guī)范，應根據(jù)檔案數(shù)據(jù)采集、管理、應用安全的管理方法和標準，建立起嚴格的檔案數(shù)據(jù)共享機制、體系框架和規(guī)范標準，用于檔案共享機制建立，安全審查和應用規(guī)范。

（二）高校檔案數(shù)據(jù)治理方法

數(shù)字技術的發(fā)展正在推動世界前進，在全球范圍內(nèi)，數(shù)據(jù)的總量將從2018年的33ZB增加到2025年的175ZB，增加了5倍以上。［9］數(shù)據(jù)是現(xiàn)代化管理的關鍵資源，也是檔案信息化發(fā)展重中之重。檔案數(shù)據(jù)的迅速增長，對數(shù)據(jù)的使用提出新的要求，如何高效、精確、安全地管理海量檔案數(shù)據(jù)并從中獲取公共價值，不僅需要技術的支持，還要考慮各高校檔案機構數(shù)據(jù)發(fā)展成熟度的不均衡情況，我們必須采取全面、綜合的治理方法，在國家數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和檔案數(shù)字生態(tài)系統(tǒng)的支持下，制定檔案數(shù)據(jù)治理總體框架（圖1），推動檔案行業(yè)在數(shù)字資源管理方面的發(fā)展，為信息資源的有效利用提供高效節(jié)能的解決方案。以數(shù)據(jù)為中心的管理模式為檔案領域的可持續(xù)發(fā)展提供關鍵支撐，通過數(shù)據(jù)共享服務模式向其他檔案機構和公眾提供檔案數(shù)據(jù)，拓寬管理對象，提升檔案治理能力，完善檔案治理體系，［10］最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的社會效益。

圖1 檔案數(shù)據(jù)治理總體框架

（三）高校檔案信息資源庫建設

高校檔案共享服務的信息資源庫建設高度依賴于高校檔案數(shù)字資源的不斷積累和完善。近年來，隨著信息技術的不斷發(fā)展，電子檔案逐漸成為高校重要的信息資源。電子檔案作為高校的社會記憶和核心戰(zhàn)略資源，具有永久保存價值，也是檔案信息重要來源之一。數(shù)據(jù)技術的革命和各種類型數(shù)據(jù)的激增，使歸檔數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和使用發(fā)生了巨大變化，檔案數(shù)據(jù)已成為檔案工作鏈上的關鍵資源和戰(zhàn)略資產(chǎn)。承載這些檔案資源的高校檔案數(shù)據(jù)平臺不斷發(fā)展成熟，不僅支撐起對原有紙質(zhì)檔案、實體檔案與電子檔案的信息收集，還通過電子化方式擴充現(xiàn)有的收集范圍，徹底打破物理保存空間對檔案收集工作的制約，在可信業(yè)務環(huán)境的支撐下，形成安全可靠的高校檔案信息資源庫，解決大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)集合多重數(shù)據(jù)種類帶來的挑戰(zhàn)，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)存儲，推動檔案數(shù)據(jù)科學管理。檔案信息共享服務平臺建成后，隨著高校存量檔案的持續(xù)數(shù)字化和新生電子檔案的不斷增強，平臺中可查詢的檔案數(shù)據(jù)將不斷增長，及時進行信息資源的更新，支撐平臺持久發(fā)揮作用。

三、高校檔案共享服務平臺總體設計

（一）檔案信息資源共享模式

一般來說，信息資源共享有以下三種模式：模式一，采取信息資源的集中供給；模式二，采取信息資源的分布共享；模式三，采取信息資源共同參與建設共同享有的方式。［11］檔案資源共享服務平臺建設采用模式二：信息資源采用分布共享的方式。依據(jù)檔案信息共享服務流程，構建促進檔案信息資源共享服務實現(xiàn)的基礎軟件平臺，［12］實現(xiàn)高校檔案信息資源傳輸、儲存和共享的全覆蓋，進而實現(xiàn)檔案資源的有效利用和檔案資源數(shù)據(jù)化后的產(chǎn)出最大化，并為檔案數(shù)據(jù)的有效利用提供硬件支持。［13］檔案信息資源共享平臺擬采用虛擬服務大廳模式，提供涵蓋開放檔案和非開放檔案（需預約審批）的利用服務，支持非開放檔案預約。該平臺的建設可以覆蓋校園網(wǎng)絡環(huán)境，充分利用高校信息技術中心現(xiàn)有的信息安全保護措施，在保障檔案信息安全的條件下提供利用服務。

（二）可信化高校檔案共享服務平臺功能綜述

在統(tǒng)一的安全平臺上實現(xiàn)對高校檔案信息的互訪互查互證，通過建立與各高校檔案數(shù)據(jù)中心互聯(lián)互通的安全接口，不僅可以提供紙質(zhì)檔案的副本，而且針對具有易更改性的電子檔案，具備妥善的安全利用機制，為電子檔案流通創(chuàng)造良好的載體保護環(huán)境，提供安全方便的檔案信息查詢模式。特別是報考研究生、畢業(yè)、參加國家公務員考試等，檔案都是重要的政治審查材料，此時的檔案查詢率會特別高，高校檔案信息共享中心就可以發(fā)揮巨大作用，打破校際和地區(qū)檔案利用工作的壁壘，減少冗余的手續(xù)和不必要的人員奔波，提高升學、就業(yè)等重要環(huán)節(jié)的工作效率，降低查詢利用成本。我們在平臺上建立電子化預約機制，為廣大畢業(yè)生和單位機構提供更廣泛檔案信息資源服務，為用戶提供更加便捷的查詢服務。利用外部智慧提升高校檔案工作的創(chuàng)新能力和服務水平，不同高校的檔案數(shù)據(jù)和信息資源借助信息互享功能得以有效融合，有利于高校間互聯(lián)互通，提升高校管理和決策的效率和科學性，促進高校間數(shù)據(jù)引進及共享交流，為跨區(qū)域檔案共享服務打下良好的技術基礎，開創(chuàng)檔案信息資源開發(fā)利用的新局面。

（三）檔案信息資源共享服務平臺的總體架構

檔案共享服務平臺架構可以分為：系統(tǒng)層、數(shù)據(jù)支撐層、應用基礎層、數(shù)據(jù)交換層和檔案信息資源庫，它以法規(guī)標準體系為基礎，安全保護體系為保障。如圖2。

圖2 檔案信息資源共享服務平臺的總體架構

1．系統(tǒng)層

系統(tǒng)層是整個檔案信息資源共享中心的底層支撐平臺，包括網(wǎng)絡、主機、存儲、備份等系統(tǒng)運行的物理設備以及信息資源建設的軟件環(huán)境，是共享平臺正常運行所必需的基礎條件。

2．數(shù)據(jù)支撐層

海量數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生的性能問題不容小覷，數(shù)據(jù)支撐層采用Oracle Data Integrator綜合數(shù)據(jù)集成平臺，具備較好的數(shù)據(jù)保密性和強大的數(shù)據(jù)管理能力，可滿足所有數(shù)據(jù)集成需求，是檔案數(shù)據(jù)管理的核心，［14］可以支撐從大容量、高性能的批處理負載到事件驅(qū)動、延續(xù)少量的集成流程再到SOA的數(shù)據(jù)服務。整個檔案信息共享中心的運轉(zhuǎn)都由數(shù)據(jù)驅(qū)動，可以通過增加執(zhí)行數(shù)據(jù)進程的并行度和全面的大數(shù)據(jù)支持打造出靈活、高性能的架構。另外，還可以使用解決方案監(jiān)視ODI及其他Oracle技術和應用。

3．應用基礎層

這是實現(xiàn)檔案資源共享的關鍵環(huán)節(jié)。通過建立統(tǒng)一的應用標準和接口協(xié)議，實現(xiàn)統(tǒng)一的虛擬大廳窗口服務。高校用戶需要實名注冊單位和個人信息，并進行身份驗證。經(jīng)認證的注冊高校用戶具有查詢文件訪問申請的功能，管理員對申請人進行審核并授予臨時權限，使其可以在一定時間內(nèi)或有限次數(shù)內(nèi)瀏覽或打印已授權的文件。在應用基礎層采用PKI技術（公鑰基礎設施）實現(xiàn)可信化處理，滿足高校檔案利用人員對檔案資源共享平臺建設的服務需求。采用以現(xiàn)代密碼學為基礎的數(shù)字簽名技術對文件進行可信化處理，用以解決電子檔案和數(shù)字化檔案在原始性、真實性、完整性、安全性等諸多方面面臨的問題，確保檔案業(yè)務參與者身份憑證性、業(yè)務流程憑證性以及電子文件憑證性得到妥善保障。通過應用層的功能實現(xiàn)將各高校檔案數(shù)據(jù)與信息集成和資源服務相聯(lián)合，整合各高校的檔案信息資源，設置授權用戶訪問權限，向各種服務類型以及成員提供數(shù)據(jù)資源的信息共享。

4．數(shù)據(jù)交換層

檔案信息接收與利用服務平臺可以連接高校檔案數(shù)據(jù)中心，根據(jù)查詢信息隨時向?qū)咝０l(fā)送請求，并接收和暫存高校回應的檔案數(shù)據(jù)。外部檔案管理部門也可以將開放的檔案信息和數(shù)據(jù)上傳到檔案資源共享中心，方便統(tǒng)一管理、信息公開。查詢請求得到批準后，相應的查詢結果由綜合管理平臺進行可信化處理后經(jīng)數(shù)據(jù)交換平臺到達需求用戶。

5．安全防護體系

為應對新時期檔案工作面臨的數(shù)據(jù)安全方面的挑戰(zhàn)，［15］新《檔案法》新增了“檔案信息化建設”專章，其中安全問題備受關注。技術制度方面，要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，以保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案信息資源的安全保存和有效利用。［16］具體實施時，須采用先進的技術手段解決共享過程中可能出現(xiàn)的安全和隱私問題。為了防止?jié)撛诤诳瞳@取或利用數(shù)據(jù)，共享服務平臺必須具備強大的安全保護體系，為檔案信息開放、安全傳遞提供可靠保障。共享平臺使用加密授權管理，檔案信息服務平臺訪問和使用都需要經(jīng)管理部門的授權，根據(jù)不同人員的不同需求分配相應權限，確保授權管理和共享使用的檔案特別是電子檔案的安全利用。在具體應用過程中采用防擴散和數(shù)字水印技術，獲得的電子原文在查看時，須由專用控件打開，沒有權限的用戶無法查看、下載、復制、打印，同時存放在用戶電腦緩存中檔案信息也是加密的，查看打印后自動清除。［17］采用數(shù)字水印技術，用信號處理的方法在數(shù)字化的多媒體數(shù)據(jù)中嵌入隱蔽的標記，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料不可替換、不可更改、版權歸屬和離線控制等效果。針對保密檔案利用的特殊情況，采用隱秘數(shù)據(jù)保護策略，運用數(shù)據(jù)脫敏、數(shù)據(jù)加密、標記化等技術，與平臺應用層相配合，為保密檔案數(shù)據(jù)的傳輸、處理、訪問、利用提供保護，屏蔽泄露風險，重點加強對檔案信息的安全管理，從制度規(guī)范到技術保障層層把關，妥善解決高校檔案用戶共享數(shù)據(jù)的利用難點，確保數(shù)據(jù)管控的安全性、合規(guī)性。建立一套自上而下全生命周期的信息安全共享管理體系，為檔案信息資源的共享提供可靠安全保障。

四、高校檔案共享服務探索過程中的問題及應對措施

高校間檔案資源共享的服務機制是信息資源價值的有益開發(fā)和充分利用。共享服務模式在具體建設和使用過程中會面臨各種各樣的新情況和新問題，檔案部門需從頂層設計、技術與管理標準規(guī)范建設、人才培養(yǎng)、安全體系等多方面著力，加強自身數(shù)據(jù)管理能力，并積極尋求與政府各職能部門的合作，［18］實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源合理配置和科學使用。因此，在實施檔案信息資源共享服務時，需要根據(jù)我國現(xiàn)行的法律，嚴格參照有關法律條文和制度標準，制定適用于檔案共享服務的相應法規(guī)標準，明確各級工作人員的職責與任務，加強檔案專職人員的數(shù)據(jù)素養(yǎng)和能力的培養(yǎng)，提高對檔案數(shù)據(jù)采集、分析、處理以及應用能力，［19］打造具備檔案管理知識和數(shù)據(jù)科學知識的專業(yè)人才體系。共享平臺的責任方嚴密跟進檔案信息資源的交換、查詢、利用等過程，嚴格設置相應的工作權限，建立安全應急管理制度。

檔案信息共享資源庫的建設不能一蹴而就，需要根據(jù)各高校的檔案信息化建設水平和參與程度逐步推進。可以先選擇條件成熟的高校檔案館先行先試，分階段分步驟實施，形成區(qū)域性高校檔案信息中心后，連點成面，逐步建立國家級高校檔案信息共享中心，提供檔案信息資源的查詢利用和共享服務也會相應的分批次、分階段推進，有步驟實現(xiàn)。要通過不斷加強制度建設、管理保障和數(shù)據(jù)治理，真正做好安全保護體系覆蓋下的檔案服務利用。

黨的十八大以來，黨中央、國務院對做好新時代檔案工作作出了重要部署，提出要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，要求抓緊清理修改相關法律法規(guī)，著力解決由于法規(guī)不健全而造成的一些地方推行電子檔案認定使用難、跨地區(qū)辦理難等問題。［20］這有利于我們從檔案工作的地位和作用視角深度審視檔案資源開放共享的重大意義，并更加積極主動地做好新時期數(shù)字檔案資源開放共享工作。［21］建設高校檔案信息共享中心是適應信息社會發(fā)展，拓寬檔案信息利用渠道的必然選擇。通過構建一個靈活、方便、安全、有效的檔案信息共享平臺，實現(xiàn)高校間檔案數(shù)據(jù)信息資源的集中共享和跨校（館）查檔，開啟檔案業(yè)務辦理直通車，提高檔案查詢利用效率，為用戶提供更加開放、高效的服務。同時，在合法和安全的基礎上開放、融合和利用高校檔案數(shù)據(jù)，有利于釋放檔案數(shù)據(jù)的能量，創(chuàng)造新的公共價值，為教育部門和高校的科學決策提供更加準確的科學依據(jù)。建立以數(shù)據(jù)為中心的高校檔案公共服務新模式，可以促進檔案的深度開發(fā)和廣泛利用，實現(xiàn)檔案管理模式和檔案價值的全面提升。未來，有望通過國家戰(zhàn)略監(jiān)督發(fā)展數(shù)字跨界公共服務，為數(shù)字社會的發(fā)展奠定堅實的基礎，以應對全球挑戰(zhàn)和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的新“數(shù)字常態(tài)”。