試論事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

石曼娜

摘? 要：現代社會信息化建設飛速發展，很多企業單位都向信息化建設邁進，尤其事業單位在信息化建設上需要有更好的發展與管理。過去的紙質檔案容易丟失，將信息化建設運用在檔案管理上，幫助檔案更好地保存和查找。紙質檔案管理轉變成信息化管理是非常有必要的，在查找、管理與核實上都有很大的幫助。但是在檔案管理信息化建設中還是會出現一些問題，本文針對這些問題提出相應的措施，能夠提高信息化建設的效率，便于檔案的管理。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

一、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案信息安全問題

事業單位檔案管理最重要的就是要確保信息安全，在檔案管理上若是沒有嚴格的制度約束，可以隨意查找和瀏覽，很多檔案信息就會被他人得知，個人隱私泄露出去，這會對其造成很大的負面影響，產生不可想象的后果。在一些事業單位里的檔案還會涉及國家之事，如果沒有非常安全的信息化管理，將會泄露國家機密，如果被不法分子所利用，對國家來說會面臨巨大的危害和損失。在登錄、瀏覽和查找檔案時，一些登陸的網站會存在危險系數，會導致很多重要信息流失，加大了工作人員管理和校對的難度。所以事業單位對檔案管理的安全問題需要有夠多的重視。

（二）檔案管理方法問題

一些事業單位的檔案管理部門人員較少，在檔案管理上很容易疏忽。有時候上級不太注重檔案管理工作的質量，就會導致管理人員在工作上比較松散，對檔案信息管理不夠重視，在管理方法少缺少經驗，面對檔案資料的收集、統計和管理上會出現很大的問題，工作效率低，影響信息化建設的有效開展。

（三）管理人員的問題

在一些事業單位里，管理人員大多不是科班出身，在檔案管理上缺少專業的培訓，對檔案管理的認知不足，不熟悉計算機的基本操作，不能快速掌握檔案信息化建設。并且在每日的管理工作上流于形式，注重表面工作，不能及時對檔案進行校對更新，工作態度不積極，不認真，導致很多部門的工作不能盡快展開，影響各部門的工作進程。

（四）檔案管理配套設備問題

工作人員的疏忽導致信息化建設出現問題，在管理上，如果沒有相應配套設施，也會影響檔案的有效管理。由于一些事業單位不太注重檔案管理工作，在配套設施上出現很大疏忽，覺得太過注重檔案管理會影響其他部門發展，不提高硬件設備的標準，這樣影響了檔案管理的工作質量，導致工作效率低，引發很多管理上的問題。

二、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

以往的檔案管理方式有很多問題和弊端，在很多時候會出現檔案丟失的現象。由于檔案的變更和工作人員的流動，導致很多檔案不易查找，在后期核對信息上有很大的難度。運用信息化的建設來管理檔案，可以提高工作的效率，對信息快速更新，保證信息的安全性和真實性，也使信息更加完備。用以往的方式查找，只能一項一項查找，先找到目錄，再找到文件，至于別的信息就不容易找到，工作人員需要展開很大的工作范圍，增加查找的時間才能達到預期的效果。運用信息化建設來查找檔案信息，快速便捷，只要輸入要查找的人或內容，就能出現很多與之關聯的信息，節約了時間，也不占用太多工作人員。比如公安局遇到案件時，可在檔案信息系統中查找有關的人，接著與之相關的所有人和事都能夠構建起關系，警察可以全方位地了解與案件有關的信息，盡快與各地警方取得聯系，幫助破案，加強工作效率。

三、事業單位檔案管理信息化建設的解決措施

（一）建立完善的信息管理系統

在檔案管理上要有完善的信息管理系統，就需要有配套的信息管理設備來幫助管理。提高信息化管理檔案的實施水平，才能提高工作效率，提高工作人員的積極性，增強檔案信息的安全性。相關事業單位要及時更新硬件設備，完善信息管理系統，才能提高檔案管理的質量，擺脫復雜繁重的工作。在網絡運用上，要絕對謹慎安全，防止網絡中毒，導致檔案信息無故丟失。增多專業的技術人員，監管網絡安全問題，維護信息管理系統，確保檔案絕對安全[1]。

（二）制定信息管理機制

有些事業單位偶爾會遇到大的變動，在短時間內處于比較混亂的狀態，沒有規章制度來約束。所以事業單位要有完善的信息管理系統，還要制定有效的信息管理機制，做好內部檔案信息管理的建設，讓其更加規范[2]。在管理上還要劃分出各層人員的工作和職責，做好監督工作，不然檔案丟失只會互相推脫，誰也不愿擔責任，影響單位的名聲。

（三）提高管理人員的專業性

要使檔案管理更高效，更具備安全性，方便查找，提高檔案信息管理質量，那么在工作人員上崗前，需要進行短期培訓。在培訓期間告知檔案信息管理的重要性，讓每一個工作人員認真對待檔案信息管理工作，提高工作人員的專業性，維護檔案信息的安全，做好保密工作。遇到問題時要有防范，堅守自己的崗位。在培訓期間，要對工作人員進行多方面的考核，讓每一個工作人員都了解工作的全部環節和進程，掌握基本知識要領，提高工作質量。在錄入檔案時要細心核對，熟練掌握方法技巧，在工作上要有責任心和耐心，對于簡單的事也要認真對待。單位有條件的話，可以引進高質量的管理人才，在工作上樹立好榜樣，對其他工作人員也會起到督促作用，提高各層管理人員的專業性[3]。

（四）檔案信息合理規劃

在開展檔案信息管理上不能急于求成，要事先做好一切準備工作，做好全面的規劃，避免跟風，一步一步穩定發展，不然只為了追求結果而不重視規劃，結果只會適得其反。在開展初期，會遇到迷茫的時候，不知道該如何開始，可以先規劃一個短期的目標，在每次計劃開展中，隨時做好記錄和分析，預判各種情況，并在遇到的問題中尋找解決的辦法，短期目標實現后進而規劃長期的目標。

總結

現今是信息化的時代，運用信息化建設是未來的趨勢，事業單位要抓住時機，讓信息化建設得到更好地應用。在檔案信息管理上對工作人員做好培訓，加強管理人員的責任心，提高工作效率，增強信息安全管理，讓信息化建設在事業單位的檔案管理上有更好的發展和前景。

參考文獻

[1]楊雷.信息化時代機關事業單位檔案管理創新[J].黑龍江檔案，2021（06）：104-105.

[2]解翠.新時期下事業單位如何建設檔案管理信息化[J].商業觀察，2021（34）：63-65.

[3]劉建華.事業單位檔案管理信息化的建設與發展措施[J].黑龍江檔案，2021（05）：250-251.