創新檔案管理，實現檔案管理信息化

石莉萍

摘? 要：檔案管理體系的推陳出新，與信息化理念和手段的引入關系密切;在各個單位逐步重視檔案管理的背景下，創新理念顯得尤為重要。本文首先闡述檔案管理信息化的優勢，隨后探討創新管理理念的路徑。

關鍵詞：創新;檔案;信息化

現代檔案管理需要在創新方面不斷厲行，信息化則是落實創新任務的重要途徑，也是檔案管理未來發展的必然趨勢，因此有必要分析檔案管理信息化。

1.檔案管理信息化優勢

1.1提高管理質量

過往的檔案管理工作主要在實體場館中進行，與圖書館館藏管理模式類似。雖然單份檔案資料內容相對較少，但是檔案資料數量處于穩步增長的狀態，對于場館環境的要求也相對較高。另一方面，歷史相對悠久的檔案資料在外界天氣環境條件影響下，可能會發生字跡氧化、腐敗等多種現象，檔案資料內容完整度顯著降低。信息化理念的引入有效彌補檔案管理體系中的很多不足，載體的改變就是其中之一。使用信息化模式意味著檔案存儲的載體發生實質性變化，數字化、網絡化的存儲載體在檔案管理體系中扮演重要角色，不僅降低對現實空間的占用力度，硬盤存儲的潛力也被進一步激發。由此可見信息化為檔案管理帶來更多的穩定性因素，檔案的價值得以不斷延續。

1.2促進檔案共享

單位企業的檔案資料種類很多，部分檔案資料屬于絕密級別，只有在特殊情況下經由主管人員同意后方可調用，但是還有很多技術、專業性檔案資料與單位企業的管理生產活動密切相關，工作人員在開展分內工作時需要借鑒檔案資料。檔案管理信息化為檔案在一定空間內的互通共享提供了通暢的渠道，例如在檔案管理體系內可以建立一種交互平臺，檔案管理部門與需要檔案資料的人員在信息化環境中溝通交流，在確定需要借閱的檔案資料后，能夠在較短時間內獲取檔案資料，對于檔案資料的共享起到客觀促進作用。

1.3工作效率提升

工作人員在檢索資料的過程中，目標資料范圍可能非常大，為檔案資料檢索帶來很多難度。檔案管理信息化的引入意味著檢索檔案資料的目的性顯著增強，在檢索活動中只需要設定條件范圍，借助信息化的力量就可以快速鎖定目標資料范圍，并在縮小范圍后的條目中選擇個人需要的檔案資料。可見信息化對于檢索效率提升帶來的巨大作用，有效節省工作人員在資料檢索方面的時間消耗，為單位企業帶來更多效益。

2.創新檔案管理路徑

2.1發揮規范抓手作用

任何工作的根基在于規范，對于檔案管理信息化也不例外。很多檔案管理體系發揮作用不甚理想的關鍵在于規范制度不到位，在規范制度中制定的條令并沒有太多可行性空間，執行效果也無法達到理想要求。另一方面，在沒有統一標準的支撐下，檔案管理信息化的推行路徑并不順暢。由此可見標準體系的重要性，單位在推動檔案管理信息化的過程中，必須要對本單位的檔案管理現狀進行徹底清查，對于檔案管理體系中的主干、毛細血管都有明確的認識，為構建檔案管理信息化奠定體系網絡基礎。制定的檔案管理標準應當結合檔案管理體系的研究成果以及本單位的實際情況，保證檔案管理標準體系的可行性和使用價值。

2.2發揮技術的價值

檔案管理信息化的重要特征之一就是技術的使用，針對檔案管理信息化的特征，使用的信息手段覆蓋應用系統、存儲設施等多個方面。近年來大容量存儲技術的快速發展為海量信息的物理存儲提供必要的支撐，以東芝、希捷為代表的移動硬盤廠商提供的移動存儲設施，在數據存儲容量、讀取速度方面均表現出強勁的性能。單位企業可以將重要程度相對一般的檔案資料保存在存儲容量足夠的移動硬盤中。企業級網絡存儲設施的發展則為大量檔案資料以及重要資料的保管提供了充足的空間，利用NAS技術部署本單位的網絡存儲環境，在拓展數據存儲空間的同時有效結合信息安全體系，保證檔案資料的完整和安全。由于每一份檔案均對應一定的屬性，需要檔案管理部門建立反映單位企業檔案資料具體情況的數據庫;與此同時向軟件開發服務商購買專業服務，或者自主組織力量開發檔案管理系統，為檔案資料數據交互提供平臺。檔案管理人員借助管理系統可以錄入檔案資料的屬性信息，建立檔案信息數據表或者數據庫。該類系統一般提供了多種數據檢索路徑，為普通用戶檢索檔案信息提供了豐富的手段和方案，檔案資料檢索效率也會顯著提升。當然逐條錄入檔案資料的屬性信息也是相對繁瑣的過程，在對現有檔案資料進行分類處理的基礎上，對于部分資料可以采用掃描標簽獲取屬性信息的方式。具體操作中將資料屬性信息寫入到標簽中，通過支持RFID技術的手持設施掃描標簽就可以獲取資料信息并上傳，保存在檔案管理體系的數據庫中。另外在檔案管理系統中提供了多種接口，用于與掃描儀、攝像頭等硬件輸入設備的交互過程，滿足多角度獲取檔案信息的需求。

2.3保證安全

先進技術的大量應用固然滿足檔案管理的多樣化需求，但是在充分體驗技術便利的同時還應當注意安全性的要求。關于檔案管理信息化安全性，關系到工作人員本身以及信息化體系兩方面。工作人員首先要在本職工作中建立安全意識，對于每一項檔案資料的經手都需要嚴格執行流程，避免出現檔案管理中的流程盲點。在信息化環境操作檔案信息時也需要注意網絡環境中的安全，信息的便捷傳輸過程也為安全管理帶來一些難題。在檔案管理過程中要從訪問權限、安全驗證等角度入手，對于不同級別的用戶設置不同的閱讀權限，避免檔案信息被非管理人員操作。對于檔案資料存儲的環境進行周期性或者不定期的安全驗證，保證物理存儲空間以及網絡環境中不存在異常訪問因素或者病毒，從源頭、傳輸渠道等多個方面阻斷病毒或者其他危險因素的影響。

2.4加強人員信息化意識

此前已經提到檔案管理信息化實質上關系到信息化技術和人員兩方面，這也意味著僅僅引入信息化技術和設備是遠遠不夠的，人員隊伍在檔案管理信息化中的作用則是無可替代。單位企業要掌握檔案管理部門人員的素質和能力，在做好摸底工作的基礎上開展培訓工作，著重培養工作人員的信息化意識和操作能力。檔案管理人員接受培訓后，應當對檔案管理信息化建立全面系統的認識，能夠熟練使用信息化管理中常見的技術手段。在技術培訓中加強計算機、存儲設備、互聯網操作的培訓力度，保證檔案管理人員具有足夠的信息化素養。與此同時也要加強檔案管理安全意識的培訓力度，確保信息化的安全管理環境。

3.結束語

當前檔案管理信息化處于縱深推動的狀態，標志著檔案管理領域的創新不斷取得新成果。在落實檔案管理任務的過程中，一定要注重信息化手段和思想的作用，推動檔案管理體系再上一層樓。

參考文獻：

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