事業單位檔案管理的重要性及其優化措施

董建芹　馬曉妍

摘? 要：文書檔案是企業或事業單位進行各項工作計劃的重要依據和載體，記錄著單位的發展過程、服務提升和人事變動等信息，也是企業、機關、事業單位成就和發展的見證，是企業、機關、事業單位社會形象的重要表現。因此，文書檔案的合理管理關系到機關、企業、事業單位的發展。辦公室文書檔案管理工作的工作量龐大，傳統的管理研究方法缺乏程序化，工作學習效率較低，無法滿足企業信息化發展的需求。本文主要分析事業單位檔案管理的重要性及其優化。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;重要性;優化措施

引言

檔案管理是對檔案信息進行收集、整理、保管的過程，是為企業后續的發展和各種決策提供重要依據的途徑，但隨著經濟的迅猛增長，事業單位體制的不斷改革，事業單位的檔案管理內容也逐年增多，這使得傳統的單位檔案管理模式無法適應當下的需求，因此需要對事業單位的檔案管理工作進行有效地優化，以利于促進事業單位檔案管理工作的發展。

1、事業單位檔案管理的重要性

1.1對歷史情況進行有效記錄

檔案是當下社會實踐活動中形成的文字記錄，能夠直觀地記錄當時發生的情況，為今后的決策提供第一手的參考資料。不僅如此，通過檔案管理能夠對事業單位本身的發展進行有效記錄，是事業單位信息最基礎、最集中的記錄方式，能夠有效促進事業單位的發展，為后續的決策提供依據。

1.2為企業各部門提供查詢服務

近年來，隨著事業單位體制的不斷改革，對事業單位內部的各項管理活動也提出了新的要求，很多服務內容都需要參考事業單位的檔案資料來完成，這就需要檔案管理部門為各個部門提供有效的查詢服務，通過協助各個部門完成資料內容的查詢，從而促進事業單位內部各項工作的開展。但由于事業單位的檔案資料是極為重要的文件，在進行資料查詢的過程中，應當符合各項法律規定，按照嚴格的法律程序，從而確保事業單位的合法權益得到有效地保護。

1.3檔案是企事業單位宣傳教育的素材

檔案記錄著歷史發展的全過程，是著書立說、文藝創作、舉辦各種展覽和對經濟生活進行技術革命，開展傳統思想教育、愛國主義、愛企業教育的生動素材，其內容豐富多樣，具有較強的說服力和感染力。檔案館充分發揮著檔案宣傳教育的作用，作為愛國主義教育的重要基地，可有效提升思想政治教育和愛國主義教育的效果。

2、事業單位檔案管理的優化措施

2.1對企事業單位文書檔案實施系統化管理

對事業單位的文書檔案進行分類，即對財務信息檔案、業務檔案、人事檔案等進行系統分類管理。這樣不僅能夠更加方便企業管理，而且還能方便尋找檔案。程序如下：如果員工收到檔案，員工應首先檢查檔案是否完整，然后對檔案進行分類和編號，在第一份文件中，文件名、文件號、文件類型以及員工姓名和工作號列入機構檔案管理系統，最后在檔案室列入檔案，屬于員工管理類的檔案。如員工需要借檔案，則需要登記員工的姓名+工號。對事業單位文書檔案資源管理工作內容進行系統化管理，能夠為企事業單位文書檔案管理研究提供更加便利條件，有效防止檔案因記錄不清晰而導致檔案失真，還能有效提升查詢速率，進而有效提升企事業單位文案工作服務人員的工作效率。

2.2加強對企事業單位文書檔案管理工作的監督

如何進行合理的保管和使用事業單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規教學工作的主要內容，但檔案是事業單位的日常運營和發展的重要記錄，對于提高醫院的發展研究具有非常重要的意義。因此，泰安市中心醫院檔案管理人員十分重視文書檔案，設計了一套文書檔案管理的監督機制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調用文件時由管理部門進行檢查。對于重要數據文件，則采取一套嚴謹的管理人員審核工作方式，以月為單位對該類檔案信息進行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

2.3優化事業單位檔案管理的基礎設施建設

在新時期的檔案管理工作中，需要切實重視檔案管理的基礎設施建設。傳統的檔案管理工作中，采用紙質化的管理模式，這種檔案管理模式已經開始逐步發生變化。隨著數字化理念在檔案管理中的運用，檔案管理走向數字化已經成為了當前社會的發展趨勢，而在發展數字化的檔案管理工作中，對于基礎設施的建設相比較于傳統的檔案管理工作有著更多的需求，為此在檔案管理工作中，需要有計劃、分階段地向檔案管理部分投放人力和物力，以促進檔案管理工作的發展。

2.4建立檔案管理數字化服務體系

增設計算機設備和網絡系統建立數字化的檔案管理體系，充分利用數字化信息技術和自動化程序編程來代替傳統人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業單位檔案管理的時效性。將原有的實體服務轉型為線上線下結合服務模式，采用更加快速便捷簡單的信息服務模式，一方面能夠增加檔案的利用率，另一方面也能夠迎合新時代的發展趨勢。事業單位推行專業的檔案管理體系，管理人員可以通過掃描、圖像傳遞等方法將單位內部檔案進行整理錄入，保存在服務器上。開通網上檔案資料查閱業務，對單位中的資料信息進行有效收集和管理，為更多部門提供有效的資料服務。增設網絡平臺和手機客戶端等服務窗口，單位內部員工可以通過有效信息登錄檔案平臺獲取需要的檔案資料，極大程度提升檔案管理服務工作的效率。事業單位采用全新的管理模式能夠有效增強內部各個部門的信息協調性，對信息資料進行科學管理也能夠提升檔案資料的有效使用。

2.5通過培訓提升檔案管理人員專業素質

檔案管理工作中，需要重視人才培養，在信息技術發展的背景下，檔案管理工作需要根據當前的發展態勢，不斷吸引高素質的復合人才，以解決事業單位信息化人才缺乏狀況。另一方面，則是要強化人員培訓工作，在檔案管理工作中，落實人才培訓工作，以促進檔案管理工作向著規范化、科學化的方向所發展。

結束語

檔案管理工作是事業單位管理工作中重要的組成部分，對于事業單位的發展起到了決定性的意義，但就目前的檔案管理工作而言還存在著諸多問題，因此需要通過一系列措施加以完善，從而促進檔案管理工作的有效開展。

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