論信息管理在工程招標代理中的具體運用

呂嬌

摘? 要：隨著我國經濟的發展，建筑業也隨之得到了飛速地進步，在建筑工程中加入了信息管理這一重要分支。而招標代理是工程項目建設過程中是不可缺少的一個環節。但是由于目前市場上存在很多不完善、不合理以及缺乏專業人才等問題。因此如何更好地為業主投標提供服務成為許多企業關注和討論的話題之一。

關鍵詞：信息管理;工程招標

一、信息管理概述

1、信息管理的含義和結構

信息管理是指在企業的組織機構和人員中使用信息技術，實現對資源進行合理有效地整合與利用，并且通過運用信息化手段來建立一個完整高效、統一化程度高且易于獲取的信息系統。通常情況下對工程項目投標過程的信息管理可以分為三個階段：第一階段為招標前準備工作;第二階段為投標的談判階段以及評標環節等前期工作內容;第三階段則是合同簽訂后信息管理方面的主要問題和解決方法，這也就形成了對整個項目的組織結構設計，從而使整個項目的管理更加高效、合理，實現企業資源的最大化利用。

2、信息管理的功能

在建設工程的實際建設中，信息管理功能是一個十分重要的內容。它不僅能夠為工程項目提供必要且有效合理地資源和技術支持;同時還能對業主方、承包商或施工單位進行科學而全面準確地分析，從而做出正確判斷并作出相應決策。對招標代理機構而言通過建立完善健全內部組織結構來實現其自身價值最大化的管理職能是建設工程中信息管理工作最基本也最為重要的工作之一。它不僅能夠使投標者在競標過程中更加公平與公正同時還能夠使招標代理機構在投標過程中更加規范，從而提高企業的競爭力。從業主的角度來說建設工程是一個復雜而龐大、關系到社會和經濟發展全局性問題，所以為了達到工程建設目標需要科學合理地組織協調工作，通過信息管理功能可以實現整個項目從開始施工直至竣工驗收結束等各個階段之間的協同合作與資源共享。同時也能使業主能夠清楚了解投標方所提供資料中的要求是否符合合同條款規定以及相關法律法規對自身權益進行保護，從而使業主可以在投標過程中更加合理地進行招標代理工作。在建設工程的整個過程中，招標代理機構需要按照合同內容來進行施工。

3、信息管理在工程招標代理中應用的重要性

在建筑工程中工程項目的信息管理是非常重要的，不僅僅關系到整個建筑項目能否順利進行還對是否能夠保證工期的完成有著重要影響。因此，為了確保建設工程進度和質量不受影響，在提高投資效益、降低成本等方面都有必要對信息系統加以利用并實現信息化建設。而對于建筑工程而言更是如此，首先要做好招標文件編制工作，其次就是項目合同簽訂過程中需要充分考慮信息管理在工程項目的重要性，在合同簽訂過程中需要對信息管理進行重點的考慮，并將其作為整個項目成本控制和投資決策以及工程項目質量等方面都要予以重視。

二、信息管理在工程招標代理中的應用必要性

1 、信息管理在工程招標代理中的作用

在工程建設過程中，要對招標人的信息管理進行有效地控制，使其能夠及時、準確地掌握投標方的各項材料和設備等情況。同時還要建立完善的信息系統，通過信息化手段將這些資源合理分配給各承包商手中并為他們提供各種服務，從而實現整個項目的順利完成及企業整體效益最大化目標。在工程建設過程中，要對招標人所提出信息管理要求進行嚴格把關，使其能夠及時、準確地掌握所有投標單位的相關資料和數據等情況。

2、信息管理在工程招標代理中的要求

在工程項目招標的過程中，要想更好地實現信息管理，就必須提高企業對整個項目的重視程度。因此企業不僅需要制定完善而又具體的措施和辦法來規范其行為、控制項目投資規模及質量等方面，還應該建立一個完整且科學合理有效的體系并嚴格執行下去。通過信息化系統建設可以幫助投標人更加清晰準確及時了解工程進度以及所簽訂合同內容，為招標代理提供了有利條件，也使招標方與業主在招投標的過程中能夠更好地進行溝通協調工作。

3、信息管理在工程招標代理中的目標

在工程招標代理工作的開展過程中，要將招投標信息管理作為首要任務，以保證企業能夠順利完成對招標文件和合同、技術規范等要求，使其達到合理化。同時還要加強與各部門溝通協作能力，通過建立良好的合作關系來提高項目建設效率以及質量水平。其次是做好投標人資質審核工作也就是對業主單位進行資格審查，在整個工程項目的施工過程中要將招投標的各項內容都納入到信息管理體系之中并且嚴格執行相關規定和標準制度，以保證招標代理工作的順利開展。招標代理機構要對工程項目進行合理的規劃，在整個招投標活動中，應加強與業主單位之間相互溝通，保證信息管理和建設項目的同步開展。

三、信息管理在工程招標代理中的可行性分析

1、工程招標代理的管理模式

工程招標代理是指建設工程的建設單位或設計、勘察設計以及施工監理等人員，依照國家有關規定，委托具有相應資格資質證書或者從事相關工作經驗和專業技術職務的中介機構進行投標。在實際應用中我們可以通過兩種方式實現：第一種方法就是由業主提供建設工程項目招投標的服務，這種模式下承包商只需負責對工程招標文件及其他資料進行整理歸納即可;第二種辦法是建設單位與業主簽訂合同后再向咨詢工程師提交一份委托書，然后再向咨詢工程師遞交招投書。

2、工程招標代理的實踐

我國的工程項目一般都由政府組織進行，而招標代理機構是委托人與代理人，但也有其自身存在著一些問題和漏洞。首先就是其缺乏相應的資質，在整個過程中沒有統一化、規范性強等特點。其次就是因為缺少了相關法律法規來制約這種現象發生。最后則是由于市場機制不成熟導致很多企業為了利益而選擇壓低價格或者以低價手段進行投標報價從而使得招標代理機構失去應有職，這樣就造成了嚴重的市場價格混亂。而國外，在招標代理市場上，對于工程項目的選擇、投標人和評標標準等都有具體詳細的規定，而且還對這些方面進行了規范。在工程招標的過程中，由于我國目前沒有完善的法律法規，所以對于投標人與代理機構來說是一個很大問題。因為如果出現了不公平、不合理價格競爭等現象時就會導致雙方都受到影響。而為了保證整個市場秩序有序地進行下去就要有一套相應制度規范其發展方向和運行標準，要建立健全相關機制來對工程項目進行約束管理，從而使企業在招標過程中能更加合理的運用資源，提高經濟效益。最后是加強法制建設與監督力度。通過以上措施，才能使我國的工程招標代理市場更加規范，從而提高企業在投標過程中效率和質量。

3、信息管理系統的具體運用策略

在實際的工程項目中，需要通過多個方面來進行信息管理，包括：組織結構、人員配置和工作流程等。所以說一個好的信息系統是很關鍵。而要想做到這一點就必須對整個項目的各個環節都有所了解與掌握才能達到最佳效果，同時還要有專業化人才去完成信息化建設并將其運用到具體施工過程中從而實現信息化管理的目標，最后還需要在項目進行時及時地反饋信息，通過不斷優化信息管理系統來提高工作效率、降低成本投入等方面都是非常重要。

結論

在市場經濟的大環境下，招標代理制度是一種新興起的經濟管理方式，其主要目的在于優化資源配置和提高效率。通過對工程項目中信息進行有效地組織、處理與分析等工作來保證投標方能夠合理確定報價。我們需要加強招標代理制度的建設以及完善其管理機制，從而使整個社會更加和諧穩定和健康發展。

參考文獻

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