基于ERP 系統的準能集團煤炭板塊銷售管理

布特格勒其

（國家能源集團準能集團有限責任公司生產指揮中心，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

為加快推進國家能源集團“能源+智慧化”發展，準能集團規劃建設了以財務為核心，將銷售、設備、物資、項目及人力資源等管理業務集成的企業資源管理系統（簡稱ERP）[1]，使各業務模塊之間相互銜接、數據共享，實現業務流程合理化、系統運行集成化、信息數據標準化，績效監控動態化、管理改善持續化[2]。ERP 系統有效推進業務優化、再造和體制改革，提高綜合效率，降低運營成本[3]。煤炭板塊作為集團核心業務，以“產、運、銷”一體化集中管控為基礎[4]，建設規范化業務標準體系，鞏固集團一體化運營優勢。建設的ERP 煤炭銷售板塊實現法律、合同、客戶、產品、物流、價格、結算等各項業務環節之間同步搭建關聯，做到“以銷定產”，形成高效、精確的煤炭生產、銷售的數據管理[5]。

1 煤炭板塊銷售管理模塊

1.1 設計原則

充分應用先進的管理思想和信息化技術，ERP系統本身蘊含的管理理念與企業實際業務相結合，遵循國家煤炭行業規章制度規范，符合系統流程化管理理念，服從安全生產運營要求，梳理、規范、整合各項基礎數據、業務流程，建立統一的業務管理規范，遵循行業特點和發展規律[6]，兼顧集團未來發展需要，應用于企業執行層，服務于企業管理層。

1.2 數據標準

銷售模塊主要數據有客戶主數據、供應商主數據、物料主數據等3 項內容。

客戶是指從國家能源集團公司及股份公司、各級子（分）公司、各級子（分）公司下設的各級具有法人資格的單位及分支機構購買產品或服務的企事業單位，由業務和財務認定的獨建賬套的其他實體組織。供應商是指為國家能源集團公司及股份公司、各級子（分）公司、各級子（分）公司下設的分支機構提供產品或服務的、具有獨立法人資格的企事業單位，或具有組織機構代碼證的注冊單位，由業務和財務認定的其他獨設賬套的實體組織。客戶、供應商的主數據是描述基本信息，不包含虛擬單位和個人，主數據編碼均采用8 位定長數字編碼，其中2 為集團內公司（例如2X XXX XXX），3 為集團外公司（例如3X XXX XXX），其余7 位為順序流水碼。

物料主數據是描述所有采購、生產和銷售的產品及服務的自然屬性，物料編碼是物料的唯一標識，編碼的標準化確保各運營單元物資管理系統中的唯一性和一致性，加快供應鏈內部的處理速度。以神華煤炭產品舉例，煤種的分類與名稱已形成了品牌，外部用戶、內部電廠、煤化工的原材料區分重要標志[7]。物料編碼采用8 位分段定長數字流水碼，編碼范圍80 000 000～89 999 999。

1.3 業務標準

銷售管理模塊集成了合同管理、價格管理、客戶管理、供應商管理以及獎懲管理等業務，包含有主數據、采購、銷售、結算、庫存等5 項一級業務流程和所對應的共有21 條業務執行流程，銷售管理業務架構圖如圖1。

圖1 銷售管理業務架構圖

1.3.1 主數據管理

物料主數據是業務進行的基礎，長期存在并被重復應用于業務相關部門和信息系統內，包含了采購、生產、存儲或銷售的所有物料信息，適用于國家能源集團各子分公司的產品物料數據管理，是各單位核心業務活動對象的數據，具有唯一識別、共享和相對穩定等特點。主要有2 項信息：①所有地區和公司統一采用的標準通用數據信息，如物料的描述、分類、單位等，由MDM 平臺進行統一管理的基礎數據；②物料的采購、MRP、會計、成本等信息，由地區公司根據自己的實際情況進行維護的公司級數據[8]。

物料主數據有新增、擴充、修改、刪除、凍結等維護功能，可基于銷售范圍、采購組織、工廠維護不同組織級別維護同一個物料的數據。包含供應商主數據管理流程、客戶主數據管理流程、采購價格維護流程、銷售價格維護流程、物料主數據維護流程等5 項執行作業流程。

1.3.2 采購管理

適用于煤炭生產單位外購煤、子分公司之間煤炭采購。煤炭生產單位依據采購計劃、簽訂煤炭采購合同，完成系統采購訂單的創建、修改、查詢操作。采購訂單：是指根據已審批采購計劃、采購合同，實際采購業務發生時所需記錄的ERP 系統單據，采購訂單包含供應商、物料、采購價格、貨幣、數量、日期等信息。包含標準采購訂單維護流程、集采公司間調撥流程、公司內庫存調撥流程。

1.3.3 庫存管理

采購訂單收貨流程適用于外購煤調撥到庫收貨業務，提供及時的庫存信息查詢及采購業務狀態查詢。采購訂單（含調撥）收貨，用于實時記錄更新庫存數量并會同時產生系統物料憑證，更新采購訂單（含調撥單）歷史記錄，收貨過賬后系統自動產生物料入庫憑證。

ERP 系統采購訂單收貨功能有采購訂單數量、收貨工廠、庫存地點確認、收貨過賬等內容構成。包含：采購收貨（含調撥收貨）流程、非采購入庫流程、銷售發貨（含調撥發貨）流程、庫存盤點（有盤點憑證）流程、庫存盤點（無盤點憑證）流程、非生產消耗流程、場存管理篩分流程、場存管理移垛（調撥）流程等8 項執行作業流程。

1.3.4 銷售管理

1）銷售合同維護流程。銷售合同維護適用于煤炭對外部客戶的銷售合同業務。經過與客戶洽談簽訂的現貨、月度、年度等合同或通過網上競拍生成電子交易合同（競拍合同僅適用于使用ATG 單位）。銷售合同維護ERP 系統功能包含銷售合同的創建、修改（僅指通過接口傳輸修改合同狀態等及內部銷售合同的修改）和查詢。

2）銷售訂單維護流程。銷售訂單維護適用于各子分公司的銷售業務，包含公司內不同工廠之間的銷售、公司（本集團內）之間銷售及公司對外部客戶的銷售業務。銷售訂單是依據銷售計劃或合同等信息，實際銷售業務發生時系統內記錄的銷售單據，包含日期、客戶、物料（如煤炭、化工產品）、數量、價格、銷售合同等信息。銷售訂單維護在ERP 系統功能包含銷售訂單創建、銷售訂單修改和銷售訂單查詢等功能。

1.3.5 結算管理

適用于向集團外部供應商采購業務的生產單位或銷售公司、銷售公司買斷生產單位業務中的采購結算。根據采購合同規定的日期或每月月底對外部供應商、生產單位進行的采購結算。功能包含采購獎罰方案錄入、煤質信息錄入、采購結算和結算查詢功能等功能，有采購結算（含獎懲功能）流程、銷售結算管理流程（對外銷售、公司間銷售）、銷售結算維護流程等3 項執行作業流程。

2 接口集成

2.1 集成原則

一體化集中管控系統與其他外圍系統的集成工作須由集團相關管理部門批準，集成方案要符合集團信息化統一規劃，接口統一設計、統一開發、統一維護。

銷售管理系統（CRM），屬于集團統建系統，銷售管理系統與ERP 系統中的銷售模塊、ATG 系統共同構建了煤炭板塊的銷售業務流程。ERP 系統內集成銷售管理系統與、ATG 系統、MDM 系統、法律系統，保證數據的統一性，實現銷售業務的有效銜接，實現各業務系統數據共享。

2.2 接口規范

1）合同信息接口規范。合同信息是采購和銷售執行、結算的依據，屬于業務重點數據，按照業務劃分為內部合同和外部合同。內部合同在法務系統進行合同起草、審批后傳輸至ERP 系統，為后續業務開展提供支撐。外部銷售合同在CRM 系統創建后，同步至法律系統進行各部門會簽，合同在法律系統完成審批后，法律系統把合同審批結果回傳給CRM系統，CRM 系統再把審批通過的合同傳輸至ERP 系統，ERP 系統依據合同信息進行后續的發運及結算等業務。

2）法務合同接口規范。ERP 系統接收由法務系統維送的合同關鍵信息數據，用于對訂單執行、結算業務的支撐。

3）采購合同接口規范。外購煤采購合同主要由采購人員使用，用于管理煤炭外部采購的供應商、合同、價格等內容。ERP 中采購合同應以CRM 系統合同為依據創建。因此需要將CRM 系統中的采購合同信息傳遞至ERP 系統，形成ERP 中的采購合同。外購煤采購合同信息數據主要包括：合同編號、供應商信息、合同類型、產品和價格信息等內容。

4）銷售合同接口規范。銷售合同主要由銷售人員使用，用于管理煤炭銷售過程中的客戶、合同、價格等內容。ERP 中銷售合同應以CRM 系統中的合同為依據創建。因此需要將CRM 系統中的合同信息傳遞至ERP 系統，形成ERP 中的銷售合同。銷售合同信息數據主要包括：合同編號、客戶信息、合同類型、產品和價格信息等內容。

5）價格主數據接口規范。銷售價格數據是銷售業務的基礎數據，重要的業務數據，在銷售合同、銷售訂單、銷售結算等環節使用。價格的來源是銷售管理系統（CRM 系統）。銷售價格數據在CRM 系統中創建、修改，并通過標準接口傳遞到ERP 系統。

6）獎罰方案接口規范。獎罰方案是銷售結算環節使用的重要業務數據，是“以質計價”的基礎。獎罰方案在CRM 系統中創建、修改，并通過標準接口傳遞到ERP 系統。業務人員在CRM 系統創建、修改獎罰方案，并同步到ERP 系統中生成相應的獎罰方案數據，ERP 系統根據獎罰方案數據轉換為“以質計價”數據。

3 結語

國家能源集團準能集團公司結合自己的管理方式和經驗，對EPR 系統銷售管理業務全面進行技術分析、研究、改造，使用了各模塊共同的數據庫，形成了具有企業業務需要進行“本地化”配置，自身獨有的ERP 系統；形成了具有全產業鏈協同協作，共同發揮作用，執行生產經營業務多、管理繁雜，自主可控的一體化管控平臺，實現業務流與信息流融合。

1）實現煤炭銷售信息的高度集成和共享。通過實施ERP，建立集中統一的數據庫，實現數據的自動采集和生成，確保經營信息的及時準確和真實，同時實現物流、資金流、信息流的“三流合一”，為經營決策提供技術保障。

2）建立煤炭銷售模塊的規范、高效的業務流程。ERP 系統實施過程中，梳理與優化業務流程，從實際需求出發，保留部分單位的成熟的個性化方案，按價值最大化原則，對企業現有業務流程進行再造，建立規范、簡潔、高效的運作流程，提高企業運作效率。

3）通過ERP 系統架構優化企業組織。以實施BRP和信息技術支撐，進行優化甚至再造企業組織，建立符合先進管理經驗的經營管理模式。

4）以ERP 系統的嚴謹要求，提升企業的經營績效。通過ERP 平臺運行作業，企業建立了科學的規范，保證高效運轉；以滿足客戶需求為目的，明確并加強了供應商與客戶關系管理。同時提高了企業經營績效和企業的社會效益。