中小企業云財務應用的平臺選擇與運行機制研究

廣東科技學院 喻 喜

一、中小企業云財務軟件的現狀

目前我國市面上出現了很多財務軟件，但是我國中小企業還是以用友、金蝶、速達、管家婆等傳統財務軟件供應商提供的傳統財務軟件為主，這些軟件運用的時間長也比較穩定，加上它們不斷優化，所以吸引了很多的中小企業。金蝶推出了金蝶在線會計平臺，用友旗下暢捷通推出了好會計平臺，這些傳統軟件公司利用自己在電算化時代積累的經驗和數據資源開發出很多模塊化產品，從而適應不同類型企業的核算要求。但隨著信息化時代的發展，也涌現了很多新的財務軟件，比如基于SaaS平臺的云財務軟件。下面就傳統的財務軟件和基于SaaS平臺的云財務軟件進行對比，具體如下表1：

表1 傳統財務軟件和SaaS平臺云財務軟件對比

從表中可以看出，基于SaaS平臺的云財務軟件對比傳統軟件有其突出的優點，它是改善中小企業經營管理的一款不二之選的云財務軟件。

二、SaaS財務系統在中小企業中應用與推行的優勢

基于SaaS平臺的云財務軟件有移動辦公、按需付費、免費升級和服務的優勢，具體如下：

（1）移動辦公。SaaS財務系統開發了手機APP，使用手機就可以進行賬務處理，對于項目不在同一個區域或者像2019年爆發的疫情特殊時期來說，只要手機連接網絡就可以解決處理業務問題，對于有分支機構、項目分散在各地的企業來說，只要連接網絡就可以使用，滿足了中小企業移動辦公的需求。

（2）按需付費。SaaS財務系統不像傳統的財務軟件需要一次性投入大筆資金，它是可以按需付費，可以根據業務管理實際的需要采用租賃的方式使用，按服務的多少和租用的時間進行付費。企業不需要購買硬件也不要聘用專業的技術人員，所以給企業降低了投入的風險和總成本。SaaS財務系統只要通過廠商或自行注冊的賬號就可以登錄服務網址使用其服務。

（3）免費升級和服務。SaaS廠商將應用軟件統一部署在自己或公有云的服務器上，在服務器端統一進行產品的升級，且大多的是免費的。只要連接網絡就可以享受前期實施和后期維護、升級等一系列服務。

三、SaaS財務系統運行機制

（一）會計核算運行機制

會計核算主要包括資產、收支、資金和報表管理，SaaS財務系統移動端通過影像系統對原始憑證進行智能識別，進行生成記賬憑證、總賬，最后到生成報表。比如固定資產模塊只要輸入固定資產的余額、折舊年限和殘值就可以記錄資產的變化情況；收支模塊會通過統一收支管理系統統一對類似的往來賬進行綜合管理，提供各種分析報表，如賬齡分析表、周轉分析、壞賬分析、回款分析等，幫助企業合理地進行資金的調配，提高資金使用效率。結賬后系統自動生成資產負債表、利潤表、現金流量表、應交稅金報表等財務報表，這些報表可在報表管理模塊中進行查看，企業根據圖示可以對公司的經營狀況以及未來發展趨勢一目了然。具體如圖1所示：

圖1 SaaS系統會計核算運行機制

圖3 SaaS系統費用報銷運行機制

（二）資金運行機制

SaaS系統管理包括單據整理、憑證管理、支付管理、報表管理等，對于中小企業的資金收付款可以通過其中的憑證管理和支付管理進行，SaaS系統通過API接口跟資金系統和ERP系統打通，實現了OA系統單點登陸SaaS系統就可以進行資金的收付，具體如圖2所示：

圖2 SaaS系統資金運行機制

（三）費用報銷運行機制

傳統的費用報銷分為事前、事中、事后三個階段，首先員工要向領導申請，發生費用的時候需要員工先墊付，然后再回公司報銷，報銷的時候需要領導核對，財務結算。而SaaS財務系統構建了移動化的消費報銷一站式平臺，不受地域和工作條件的限制，通過手機等移動設備報銷人員就可以上傳報銷單到各領導審批等環節，報銷很方便，同時整個報銷流程始終受到相關人員與政策的監控與約束，使得整個報銷過程更加合理、公正。具體的運行機制如圖3所示：

四、SaaS財務系統在中小企業中應用的問題

（一）數據安全性

SaaS財務系統的數據是儲存在企業的服務器上，用戶對數據不能完全控制，對中小企業等用戶而言，數據在網絡傳輸和存儲過程中很有可能會出現信息泄露、信息的完整性遭到破壞、對數據資源的合法訪問遭到拒絕等信息安全問題。所以，SaaS廠商需要投入很多技術資金來解決系統安全、會計信息安全、內部控制、網絡安全等問題。

（二）財務人員的素質

隨著企業會計信息化的發展，對于會計人員的素質要求也越來越高。但是目前，一些中小企業會計人員的素質參差不齊，對于新事物、新系統進行辦公還是存在一些困難。所以，企業需要為財務及相關人員經常進行關于SaaS財務系統的培訓，積極倡導員工掌握最新的動態信息，讓他們意識到SaaS財務系統給企業帶來的便利，比如能夠提高公司的管理效力，員工的工作效率等。

（三）軟件對個性化需求的滿足

SaaS財務系統是采用標準化的流程進行處理數據，但是每個企業的組織形式和需求是不一樣的，所以SaaS財務系統不能滿足企業的個性化需求，這就需要企業投入資金進行研發，根據企業的需求進行個性化設計。

（四）服務質量、廠商持續迭代更新的能力

SaaS財務系統在會計信息化快速發展和云會計廣泛應用的形勢下產生，它面臨的競爭壓力也比較大。現在市面上涌現很多的財務軟件和平臺，各有各的優勢，而SaaS財務系統作為一種新的模式，需要不斷創新更上會計信息化的步伐才能勝出。所以SaaS財務系統在大眾創業萬眾創新的形勢下，需要投入更多的資金來聘請專業的研發人員進行產品開發，保障好客服服務，讓其擁有更多的用戶量，在市場上占據優勢。

五、總結

雖然基于SaaS平臺的財務軟件有很多優勢，但是它在中小企業運用的過程中也存在一些問題，比如數據在網絡傳輸和存儲過程中的安全問題、不能滿足有些企業個性化的需求、對財務人員的素質有較高要求等。所以中小企業還是要具體根據企業的類型、業務流程、企業的管理需要來選擇什么樣的軟件，同時結合企業的資金來選擇價格適合企業的平臺。同時云會計這種新型模式也會對公司原有的業務流程造成影響，這就需要我們企業積極調整內部管理方式來適應新的工作流程，進而提高企業的工作效率，促進中小企業云財務的健康發展。