“互聯網+”下的醫療保險業務檔案管理工作探索

朱年航

摘 要：隨著“互聯網+”時代的深入發展，檔案管理工作也有了新的路徑渠道和發展方向，檔案管理工作日益蓬勃發展，同時也產生了新的問題。本文結合新形勢下醫療保險業務檔案管理工作現狀，就如何開展“互聯網+”時代下檔案管理進行了探究。

關鍵詞：醫療保險業務檔案 ; 互聯網+ ;信息化

醫療保險業務檔案（以下簡稱醫保檔案）管理是醫療保障部門的一項重要職責。醫保檔案真實記錄了參保單位及個人醫保經過，并確定其享受醫保待遇的重要依據。醫保檔案成為實現參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的重要依據，因此，醫保檔案又被稱之為“民生檔案”。互聯網環境下，業務檔案電子信息化成為檔案管理工作的趨勢和主要內容。

1.醫療保險業務檔案管理概況

為切實做好醫保檔案的管理工作，某醫保部門根據檔案管理要求從兩方面入手，一方面，按照傳統的紙質檔案方式做好醫保檔案資料歸檔、管理;另一方面，及時將醫保檔案資料錄入相關檔案管理軟件，一定程度地實現了醫保業務檔案信息化。

1.1 醫保檔案歸檔

1）建檔范圍。某醫療保障局建立了醫保檔案管理實施細則，明確了基金監管、待遇保障、醫藥服務及價格監管等科室經辦業務的歸檔內容。建檔范圍主要包括：醫療保險管理類、醫療保險費征繳類、醫療保險待遇類、醫療保險業務統計報表類和醫療保險稽核監管類，共5大類業務檔案。

2）資料收集。針對建檔范圍，明確相應業務科室的歸檔資料。例如，醫療保險管理類包括：參保單位登記、審核材料;參保人員登記、審核材料;醫療保險個人帳戶管理材料;醫療保險登記證管理材料;社會保險卡（證、手冊）管理材料;醫療保險待遇領取資格驗證材料;醫療協議管理材料。

1.2 醫保檔案利用

醫保檔案又叫“民生檔案”，做好醫保檔案的服務、利用，能夠充分發揮其服務民生、保障民生價值功能。從醫保檔案查詢、復印等來看，醫保檔案的利用主要包括：作為報銷憑證使用。參保人員在報銷基本醫療保險外，還可以將相關醫療發票、出院小結、明細清單等資料復印，用以報銷其所參加的商業保險。應用于診斷輔助使用。隨著異地就醫的推廣，參保人員往往在京、滬、粵等地先進醫療資源集中地區就診，或者到省內省會城市，醫療技術更為先進的診療機構問診，后期病情穩定轉診時，需要參照當初診療方案，參保人員通過復印、調閱相關檔案，為后期診療提供參考。

1.3醫保檔案信息化的優勢

隨著“互聯網+”形勢下的信息化數字化的迅猛發展，醫保檔案管理信息化程度逐日提升，信息化的優勢逐漸體現。首先，提高了檔案管理工作的效率。通過在計算機管理系統中建立檔案的目錄和索引工具，使得檔案管理工作實現了檔案的輕松管理和查詢，提高了檔案資料查詢的準確率，減少了人力、物力、財力的浪費，使檔案管理的工作效率得到了顯著的提升，實現了高效、科學的檔案管理工作。其次，豐富了檔案信息資源。網絡信息具有時效性強、儲存檢索便捷、信息量大等特點，在進行檔案管理信息化建設的過程中，利用網絡信息帶來的便利，檔案的管理人員通過更寬闊的途徑獲得更多的檔案信息資源，大大地豐富了檔案信息資源，使檔案信息改變了傳統陳舊、單一的現狀，注入了新鮮的生命力，實現檔案資源的全面發展。

2.信息網絡環境下醫保檔案管理存在的問題

2.1檔案信息的可靠性、真實性不夠高。信息網絡環境下檔案管理不同于傳統手工檔案管理，信息網絡管理平臺畢竟是一個虛擬的平臺，其真實的檔案信息與信息載體相互分離，所以，這也就意味著用戶所看到的、觸摸到的僅僅是真實檔案的復制品，真正的檔案無法真實地呈現在用戶的眼前。而且網絡環境下的檔案信息很容易被更改、被復制，所以，這就使得檔案信息的真實性、可靠性大打折扣。

2.2檔案管理人員的能力素質水平不夠高。信息網絡環境下檔案管理對專業管理人員的要求較之以往要高出許多。但現階段，很多檔案管理人員不具備專業的網絡管理知識和管理技能，在進行檔案管理的過程中，因不熟練的操作，導致檔案信息的錯誤、缺失和不真實性，在很大程度上給用戶造成麻煩，最終導致檔案管理效率、檔案管理質量和檔案管理水平的低下。

2.3各級對檔案管理缺乏正確的認識。很多檔案管理部門，對檔案管理的重要性缺乏正確的認識，為了節省開支，在檔案管理系統的開發、設計、后期維護環節所投入的資金較少，這使得檔案管理系統的完整性、安全性存在著較大的缺失，檔案系統很容易受到外界網絡環境的影響，比如病毒、黑客等。最終易造成系統的崩潰，檔案信息的泄露會帶來不可預測的惡果。

3.新形勢下加強檔案管理信息化的相關途徑

3.1有效管控信息化檔案管理工作重點環節。一是要確保電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。傳統載體檔案已經實現數字化的，應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質導向信息化管理系統。檔案管理技術人員要對直接錄入和轉入的電子檔案進行系統自檢和人工復核，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。二是要確保電子檔案存儲環境和介質安全。電子檔案必須冗余存儲，對于直接從信息化管理系統錄入的，應當同時進行符合保密周期查閱的紙質備份。對于移交轉入信息管理系統的，要對檔案原件妥善保管。對重要電子檔案，有必要進行同區域或鄰區域異地備份保管。三是要加強硬件設施建設。要設置專用檔案機房、庫房，做到堅固通風，采取防盜、防火、防爆、防蟲、防鼠、防潮、防塵等技防和物防措施。設置AB角檔案管理員和工作交接制度，對檔案保管情況定期檢查，及時排除不安全和風險因素。四是要健全檔案保密、借閱流程。電子檔案數據必須經局黨組會議批準后方可公開查閱。要建立檔案保管登記和查閱辦法，詳細記錄紙質和傳統原件資料的移交、接收和查閱利用情況。非管理人員未經分管領導同意，不得擅自進入檔案室和檔案管理信息系統。嚴禁代無關人員查閱、借閱檔案，或將檔案內容提供給無關人員。

3.2加強檔案管理人員業務綜合素質和能力。要強化檔案管理人員的政治意識、責任意識和保密觀念，督促其自覺遵守黨和國家檔案管理法律、法規、制度，忠于職守，兼顧國家和群眾個人利益，嚴守國家秘密和個人隱私數據。要強化人員業務技能培訓，督促其熟練掌握檔案管理規定，熟練應用檔案信息化管理系統，定期組織業務考核和技能比武，獎優罰劣、優勝劣汰，不斷提高檔案管理人員的業務技能和責任意識，不斷提升檔案管理工作水平，充分發揮醫保檔案的社會和經濟效益。

3.3建立健全檔案信息化全鏈條管理工作機制。一是將檔案信息化納入本單位本部門信息化發展規劃建設，制定宏觀規劃和年度、月度計劃，實施里程碑計劃，進行階段性績效評估，穩步推進實施。要從人、財、物、技各方面，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。二是要積極推進電子檔案管理信息系統建設，暢通系統開發溝通聯絡渠道，做到能夠自下而上反饋系統需求和建議，自上而下統籌推進和完善系統開發，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接，實現數據共享、互相利用、單向對外公開。三是要加強監督和指導，嚴厲防范檔案管理違規違法行為，嚴肅考核獎懲。定期對檔案工作責任制和管理制度落實情況、檔案庫房設施設備配置使用情況、檔案工作人員管理情況、檔案收集整理保管提供利用等情況、檔案信息化建設和信息安全保障情況進行檢查，發現檔案安全隱患的及時采取補救措施。從制度上對醫保檔案管理加以規范，引導各級尤其要從思想上提升認識，從制度上加以規范，從管理上從嚴要求，切實規范和加強檔案收集、整理工作，不斷提高檔案信息化建設水平，真正做到對國家和群眾個人負責。