基于財務檔案管理的問題及完善對策

周艷榮

財務檔案管理作為面向經濟業務領域的檔案管理工作，近年來雖然受到了更多的關注與重視，但在相關工作實踐中，卻仍然存在著一些比較明顯的普遍性問題，而財務檔案管理工作的整體發展，也因此受到了較大的限制。基于此，本文對現階段財務檔案管理工作存在的諸多問題進行了分析，同時圍繞財務檔案管理問題的應對策略展開了探討，希望能夠對相關財務檔案管理工作的優化改進與有效開展起到一定促進作用。

財務檔案管理通常包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件管理、決議檔案管理、合同檔案管理等內容，不僅能夠依據各類合同、票據等原始記錄，對經濟活動進行真實反映，同時還可以為財務管理決策提供重要參考依據，對財務管理工作的有效展開能夠起到很大幫助，而從提高財務管理水平的角度來看，針對財務檔案管理問題及相關對策的研究，自然也是十分必要的。

一、財務檔案管理工作中的主要問題

（一）工作制度有待完善

在現代財務管理理論的影響下，財務檔案管理工作的受重視程度已經得到了較大提升，但針對財務檔案管理的相關工作制度建設，卻仍然處于相對滯后的狀態，并未能夠形成統一的管理標準，而在缺少統一制度標準作為基礎支撐的情況下，財務檔案管理工作的有效性自然也會受到直接影響。例如在財務檔案的收集階段，由于很多業務人員的財務檔案管理意識尚比較薄弱，未能清楚認識到自身在提交檔案資料、財務信息等方面的責任義務，因此常常會出現各部門數據難以共享、財務檔案收集難度較大的問題。而在檔案整理歸檔階段，相關財務檔案管理制度的缺失，則會使財務檔案分類、組卷、排列及目標編制的規范性大大下降，并導致財務檔案存放混亂、丟失等問題。

（二）專業人才有所不足

與其他檔案管理工作相比，財務檔案管理的工作要求更高，要想保證各項工作任務的有效落實到位，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理方面的良好專業素養，同時還需要熟悉掌握財務會計領域的各項專業技能。然而從目前來看，由于國內的專業財務檔案管理人才仍比較少，相關人才培養體系也不夠完善，因此很多財務檔案管理崗位都并非是由專業人員擔任，各方面專業素養都著一定的缺失，而這也使得財務檔案管理的工作質量受到了較大影響。例如在合同檔案管理方面，很多合同文件歸檔前都需要進行專業審查，確定合同簽訂時間、具體條款、附件等內容的完整性、準確性，如果檔案管理人員對合同檔案管理不夠了解，那么在審查合同文件時就很可能會出現疏漏。另外，有些財務檔案管理人員雖然具有著良好的專業素養，但卻存在著工作態度消極、工作行為隨意等問題，職業道德素養存在明顯不足，這同樣會使財務檔案管理的工作質量受到影響。

（三）制度執行難度較大

除工作制度的缺失問題外，當前財務檔案管理工作在制度執行上同樣面臨著不少的困難，尤其是在財務檔案管理本身專業性要求就比較高的情況下，相關制度要求的落實執行更是會顯得十分具有難度。例如有些財務檔案管理人員的工作觀念比較陳舊，常常會將財務檔案管理看做是簡單的收支憑證記錄，對財務檔案管理復雜性也缺乏清醒認識，即便相關法律法規與制度規范中已經對具體工作細節提出了明確要求，也同樣未能按照制度規定來進行工作行為約束，進而導致了工作制度執行不到位的問題。有些財務檔案管理人員則存在著工作積極性不足的問題，常常會為了應付監管而執行工作制度，對于監管存在缺失的工作內容，工作制度要求的貫徹落實則會大打折扣，最終導致財務檔案管理粗放化的問題。

（四）檔案應用相對局限

財務檔案管理并非是對各類財務檔案的簡單收集、歸檔、整理、保存，而是要通過各項檔案管理工作來保證財務檔案的完整性、真實性、規范性，使其能夠為相關財務管理決策或其他管理工作提供支持。但在現階段的財務檔案管理工作中，由于很多管理人員對財務檔案的重要作用仍缺乏全面認知，對財務檔案的應用也主要局限在責任事故分析、經濟前景預測等方面，即便各類財務檔案能夠得到有效管理，也很難在相關財務管理工作中得到有效應用，這顯然是不符合財務檔案管理工作目標的。另外，從財務管理的角度來看，如果財務檔案管理不到位，相關檔案資料中的信息存在缺失或錯誤，那么據此展開的財務管理決策就很容易出現偏差，因此在當前財務檔案管理工作質量難以保證的情況下，財務檔案的應用范圍同樣會受到很大限制。

（五）信息化建設相對滯后

在信息化技術得到廣泛應用的背景下，信息化已經逐漸成為了未來財務檔案管理工作的必然發展方向，而面向財務檔案管理的相關信息化建設，也隨之在財務部門中得以全面展開。但需要注意的是，由于財務部門的信息化建設要求較高，相關信息化建設工作的推進速度也比較緩慢，無論是對硬件基礎設施的建設，還是對相關先進技術方法、軟件工具的引進，都處于相對滯后的狀態，因此信息化財務檔案管理的優勢同樣未能得到充分發揮，而檔案財務管理工作整體工作效率、工作質量的提升，也同樣受到了很大限制。

二、財務檔案管理問題的有效應對策略

（一）加快工作制度建設

面對財務檔案管理工作規范性不足的問題，還需從財務檔案管理的相關工作制度建設入手，將檔案資料收集、歸檔、整理等方面的各項工作要求明確下來，為細節工作的有效落實執行提供詳細標準與規范。例如在檔案資料的分類管理方面，應在財務檔案管理制度中將財務檔案明確劃分為憑證（如原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證）、賬簿類（如總賬、明細賬、日記賬、各類輔助賬簿）、報告類（如月度、季度、年度會計報告、財務分析及管理報告、專題報告）、合同文件、財務人事檔案、稅務資料、銀行資料等幾大類別，以便于實現對復雜財務檔案的準確分類。而在歸檔管理方面，則需要在檔案管理制度將歸檔順序及檔案內容要求明確下來，如封面信息（如單位、年月、名稱、卷號）、審查標準、登記歸檔時間等各項歸檔工作要求，同樣需要在相關制度中進行詳細闡述。另外在存檔階段，如為紙質財務檔案，則還要根據檔案零散程度、查閱頻率的不同，在制度中區分訂本式、活頁式等不同存檔方式的適用條件。

（二）重視專業人才培養

檔案管理人員作為財務檔案管理工作的執行者，其業務能力、專業水平、職業道德素養都會對財務檔案管理的有效性產生直接影響，在當前專業財務檔案管理人才相對較少的情況下，要想保證財務檔案管理工作的有效開展，同樣還需通過相關培訓教育工作來對專業人才進行培養。在業務能力方面，由于財務檔案管理具有著很強的復雜性，因此為保證財務檔案管理人員提升業務能力，還需依托完善的工作制度組織常態化的培訓活動，組織財務檔案管理人員對檔案資料分類、憑證管理、合同檔案管理、檔案室環境控制等方面的制度要求展開學習，以保證所有財務檔案管理人員都能夠準確理解工作制度要求，并在實際工作將制度要求嚴格落實到位。同時，針對財務檔案管理的特點，還要注意將財務會計方面的專業知識納入到培訓內容中來，為財務檔案管理人員提供學習財務會計專業基礎知識的機會，使其能夠更好的適應財務檔案管理工作。而從職業道德素養的角度來看，則需要加強對財務檔案管理人員的思想教育，高度強調財務檔案管理工作的重要性，明確財務檔案管理在財務管理決策乃至整個企業發展方面的關鍵性作用，以幫助財務檔案管理人員樹立正確的職業道德觀念與工作責任意識，使其能夠以更加積極、認真、負責的態度參與到實際工作中來。

（三）加強制度執行監管

在完善的財務檔案管理工作制度下，各項制度要求執行落實同樣顯得至關重要，因此面對財務檔案管理制度執行難度較大的問題，還需由財務部門面向財務檔案管理工作建立完善的工作監管制度，通過對財務檔案的隨機抽查審核與定期巡查，全面了解財務檔案管理人員的實際工作情況以及相關工作制度的落實執行情況。同時還要將財務檔案管理的制度執行監管與相關獎懲機制聯系起來，一旦發現財務檔案存在分類錯誤、歸檔混亂、原始憑證缺失等問題，則需要追究財務檔案歸檔、整理等相關工作的負責人，按規定對其進行懲罰，以實現對財務檔案管理人員工作行為的有效約束，保證制度要求能夠嚴格落實到位。

（四）拓展檔案應用范圍

對于財務檔案應用范圍有限的問題，一方面需要加強對財務檔案管理工作的規范，保證財務檔案的全面性、規范性以及檔案資料內容的完整性、準確性，為財務檔案的廣泛應用創造良好基礎條件。而在另一方案，則需要針對財務檔案的應用范圍進行拓展，引導財務管理等各崗位工作人員將財務檔案應用到編制財務、成本計劃、解決經濟糾紛、打擊經濟犯罪等工作領域中來，以凸顯財務檔案的重要作用，積累財務檔案應用的相關經驗，進而實現對財務檔案的廣泛應用。

（五）持續推動信息化建設

從長期發展的視角來看，要想是財務檔案管理工作的現存問題得到有效解決，同時還需要準確把握信息時代下財務檔案管理工作的發展趨勢，針對財務檔案管理積極開展信息化建設，盡快將紙質財務檔案轉為電子檔案，同時在各項經濟業務活動中對電子憑證、電子合同進行推廣，建立完善的財務檔案管理信息系統，以充分發揮出信息化財務檔案管理的優勢，實現財務檔案管理工作效率、工作質量的穩步提升。

三、結語

總而言之，現階段的財務檔案管理工作雖然仍存在著很多普遍性問題，但只要能夠從財務檔案管理制度建設、制度執行監管、專業人才培養等方面入手，采取有效的應對策略，就必然能夠使現存問題得到有效解決，實現財務檔案管理水平的進一步提升。

（作者單位：河南省疾病預防控制中心）