團體標準T/GDCKCJH 012—2020《特種設備檢驗檢測 機構檔案管理規范　電子檔案》解讀

劉莎　鞠天慧

摘要：對團體標準T/GDCKCJH 012—2020《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范 電子檔案》的主要內容和主要創新點進行了解讀，以期提升特種設備電子檔案管理水平，提高檔案工作效率，為特種設備檢驗人員開展檢驗檢測提供支撐。

關鍵詞：特種設備 電子檔案 標準

The Interpretation of Social Organization Standard T/GDCKCJH 012—2020“Specification for Archives Management of Special Equipment Inspection and Testing Institutes—Electronic Archives”

Liu Sha， Ju Tianhui

（Zhuhai Branch， Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research）

Abstract： This paper explains the main contents and the main innovation points of the group Standard T/GDCKCJH 012—2020 "Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—Electronic archives"， in order to improve the level of electronic archives management of special equipment， improve the efficiency of archive work， to provide support for special equipment inspectors to carry out inspection and testing.

Key words： special equipment， electronic records， standard

0 引言

隨著科技的發展，電子技術、信息技術、互聯網、5G飛速發展，為電子檔案的普及提供了技術支撐，電子檔案越來越多地應用在各個領域，檔案管理逐漸電子化、網絡化，檔案保密程度也越來越高，提高了檔案管理工作的質量和效率。特種設備檢驗檢測機構（以下簡稱“特檢機構”）在履行其法定職責或處理日常事務過程中會產生大量的檢驗報告書和相關文件材料，并需要按照有關法規要求對上述材料進行存檔，形成各類檔案。為了滿足工作需要，各類檔案常常要紙質檔案和電子檔案同時保存。特種設備電子檔案涉及文書檔案、財務檔案、基建檔案、技術檔案、實物檔案、科研檔案、聲像檔案、儀器設備檔案、人員檔案等。特檢機構的檔案中以特種設備技術檔案數量最大，部分特種設備技術檔案需要按照特種設備使用壽命存檔，存檔時間長，需要巨大的存檔空間，且紙質檔案保存受到環境的影響較大。因此，電子檔案在特檢機構的普及和應用意義重大。

1 標準制定的背景及過程

目前，我國電子檔案管理方面已經出臺了相關國家標準和行業標準，但還沒有發布特檢機構電子檔案管理的標準。隨著經濟的發展，特種設備數量和特檢機構的數量都在持續不斷增長，截至2019年年底，全國除氣瓶和壓力管道外，共有特種設備1525.47萬臺，特種設備綜合性檢驗機構454個。如此龐大的特種設備數量及特檢機構數量，急需建立一套完整的特種設備電子檔案管理體系，電子檔案既能克服紙質檔案受到環境影響保存困難的難題，又能解決技術檔案存檔所需空間大的困難，還能為企業提供快捷的技術檔案送達服務，方便檢驗人員查閱資料和制定檢驗方案，為特種設備檢驗檢測工作提供前置服務。在互聯網高速發展的今天，各特檢機構建立電子檔案管理系統將為全國特種設備基礎信息共享奠定基礎，實現特種設備全生命周期管理。

2019年，廣東省特種設備檢測研究院珠海檢測院、珠海市安粵科技有限公司、珠海市機電工程師學會、廣東省特種設備檢測研究院云浮檢測院向廣東省測量控制技術與裝備應用促進會提出了制定《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范》系列標準的申請，該系列標準包括總則、文書檔案、儀器設備檔案、財務檔案、聲像檔案、科研檔案、實物檔案和電子檔案。總則是對特檢機構所有檔案類別的總體要求，電子檔案是對所有類別檔案電子化管理的統一要求，該系列標準于2020年4月23日發布，2020年5月10日起正式實施。

2 標準內容解析

2.1 標準適用范圍

標準規定：“本標準適用于特種設備檢驗檢測機構對電子檔案的管理。”

該標準制定的目的是為了規范特檢機構對電子檔案的管理，適用于特檢機構，其他相關機構、行業也可參照執行。該標準僅對特檢機構重要的7項檔案（文書、儀器設備、財務、聲像、科研、實物、技術檔案）的電子檔案提出了要求。特檢機構所包含的其他類型的檔案，將在今后的工作中逐步形成標準，進一步提升管理水平。

2.2 術語和定義解釋

本標準參考有關國家標準和行業標準，給出了電子文件、電子檔案、元數據、邏輯歸檔、物理歸檔5個術語和定義。

2.3 一般要求

標準規定：“檔案管理部門應規定歸檔時間、歸檔范圍、密級和劃定保管期限、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、操作數據、檢測數據等歸檔要求，以保證電子檔案的質量。”

考慮到電子檔案的一般屬性，標準分別從檔案管理部門的職責、電子文件保管期限和密級劃分、制定電子檔案管理制度的內容及其實施要求、電子檔案與紙質檔案同時保存的要求、長期或永久保存的電子檔案的特殊要求5個方面對電子檔案管理進行了規定。

2.4 歸檔范圍

（1）標準規定：“電子文件歸檔范圍，應收集反映特種設備檢驗檢測機構在進行職能活動中產生的具有查考、保存價值的各類電子文件及其元數據。”

特檢機構中，所有的資料都有可能變成檔案。因此，要制定制度，確定存檔范圍，選擇具有查考、保存價值的資料，保存為檔案。標準規定了技術類、文書類、儀器設備類、財務類、聲像類、科研類、實物類電子檔案按照有關地方標準和團體標準實施歸檔。

（2）標準規定：“電子文件元數據應與電子文件一并收集、歸檔。”

為保證電子文件的歸檔準確性、及時性，標準提出了一并收集和歸檔的要求，同時規定了文書元數據按照有關行業標準執行，規定了聲像元數據的目錄包括題名、攝影者、業務活動的描述等8項內容，規定了技術、儀器設備、財務、科研、實物元數據的目錄（包括題名、文件編號、計算機文件大小）等11項內容。

2.5 電子文件的收集與整理

（1）標準規定：“收集：應在單位進行職能活動過程中完成電子文件的收集，電子文件內容信息與其形成時保持一致。”

為了保證電子檔案與實際發生活動的一致性，標準規定了不同類別檔案的收集內容。結合特檢機構的特點，規定了公務電子郵件、電子文件擬制、計算機信息處理過程中可能產生檔案的收集要求，避免了檔案收集的缺失。

（2）標準規定：“整理：應在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成相關紙質文件的整理。”

電子文件的整理過程是一個復雜的過程，標準規定了電子文件的整理步驟、保存電子文件與元數據關聯性的方式、電子文件的保管期限的劃分、電子文件的分類方案，以及電子文件與紙質文件的關聯方式。通過這些規定，保證了電子文件整理過程的規范、有序。

2.6 電子文件歸檔及電子檔案編目

（1）標準規定：“電子文件歸檔程序及要求：檔案管理單位應在歸檔過程中完成電子文件及其元數據的清點、鑒定、登記等主要歸檔程序。”

標準強調了歸檔的程序應在歸檔過程中完成;強調了電子文檔檢測的重要性，特別是不能有病毒感染，防止檔案失效以及影響其他檔案;規定了電子檔案歸檔前要進行完整性檢查，要落實檔案鑒定人員的責任;明確了當采用特殊方法歸檔時，其特殊的保存方法也要一起移交。

（2）標準規定：“電子文件歸檔時間與方式：檔案管理單位應定期將整理的電子文件及元數據，于次年6月底前向檔案管理部門提交歸檔。”

標準規定了檔案歸檔的時限、采用網絡和離線載體存儲的電子檔案的歸檔方式、邏輯歸檔的特殊要求，以及推薦采用和禁止采用的電子檔案載體4個方面的內容。檔案一般一年一存，但是越快越好，防止檔案丟失和遺漏，因此，應在次年上半年完成。

（3）標準規定：“電子文件歸檔格式：照片類電子文件應以JPG、TIF等格式歸檔。”

考慮到現實中電子檔案形成過程復雜，電子文件的種類繁多，結合現有的軟件使用情況，標準規定了照片、錄音、錄像、公務電子郵件、文本、圖形等文檔類型采用的歸檔格式。標準推薦采用的歸檔格式都是目前常用的格式，且方便大家接受和使用。

（4）標準規定：“元數據歸檔格式：應根據電子文件歸檔接口以及元數據形成情況確定元數據的歸檔格式。”

標準規定了元數據的歸檔格式，是為了與電子文件歸檔格式協調統一。元數據的推薦歸檔格式也是常用格式。

（5）標準規定：“電子檔案的編目：根據DA/T 18 以及特種設備檢驗檢測機構檔案管理系列標準給出的要求對電子檔案做進一步著錄。”

標準分別從編目時間、編目修正方法、編目排序、編目命名、編目著錄、編目錄入系統進行了規定。編目是標準存放、查找、利用的關鍵。通過錄入系統內的編目，可以快速查找到電子檔案的存儲位置，方便借閱和使用。

2.7 檔案移交

標準規定：“檔案移交：檔案管理部門應配備對電子檔案進行讀取處理的設備”

考慮到電子檔案收集、整理、檢測的特殊性，標準規定了檔案移交時，檔案管理部門應配備的檢測和讀取設備、檢測的具體要求及合格標準、網絡移交的要求、脫機載體移交的要求4個方面的內容。

2.8 檔案保管與利用

（1）標準規定：“保管：電子檔案保管除具備紙質檔案一般的要求外，還應符合以下條件：歸檔載體應做防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。”

電子檔案除了滿足紙質檔案的存檔條件外，因其特殊性，對防寫入、防損傷、防擠壓、防磁場、防有害氣體、防塵、防火、防老鼠、防害蟲、防溫濕度超標、防陽光直射等方面，有更嚴格的要求。同時，電子檔案隨著保存年限的增加，軟件的更新使電子檔案存在無法查閱、無法播放的情況，要定期檢查，因此標準規定了抽查比例和抽查時間間隔。電子信息技術的發展，一些存儲硬件在不斷更新，因此要定期更新電子檔案的讀取和處理設備，以保證電子檔案可利用。更新的硬件還需要考慮兼容性，避免高端設備無法讀取最原始的電子檔案。電子檔案的信息化建設也要考慮可持續性，所以管理電子檔案的系統也需要持續更新。

（2）標準規定：“利用：電子文件的利用應遵守國家保密規定。”

電子檔案不同于紙質檔案，很容易被復制和廣泛流轉，因此，標準對保密要求、互聯網公開要求、內網或專網使用權限及審批手續、拷貝要求做了規定。

（3）標準規定：“銷毀：應根據特種設備檢驗檢測機構各類歸檔電子文件的管理期限的范圍，將超過保管期限且確定為失去保存價值的檔案進行銷毀。”

標準結合特檢機構的特點，規定了如何確定檔案銷毀的范圍、銷毀檔案的鑒定要求，以及如何徹底銷毀電子檔案的要求。

3 標準的創新點

（1）首次提出了特檢機構技術類、文書類、儀器設備類、財務類、聲像類、科研類、實物類電子文件歸檔范圍、分類方案。

（2）首次確定了特檢機構聲像元數據目錄的8項內容，首次規定了技術、儀器設備、財務、科研、實物元數據目錄等11項內容。

（3）首次提出了特檢機構電子檔案的銷毀范圍和期限，特別是特檢機構技術類檔案按照質量管理體系的要求進行銷毀。

4 標準制定的意義

本標準規定了特檢機構電子檔案管理的歸檔范圍、基本要求及各個關鍵環節，對檔案資料電子文件的歸檔范圍、電子文件的收集與整理、電子文件歸檔與電子檔案編目、檔案移交、檔案保管和利用等方面建立一套完整的特種設備檢驗檢測機構電子檔案規范，有效提高電子檔案管理水平，保證特檢機構檔案管理的科學性、有效性、權威性，彌補了特檢行業標準在此方面的缺失，具有積極意義。