基于文本比較的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》解析

孫大東 白路浩

摘 要：新修訂《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的發(fā)布實(shí)施有助于規(guī)范科研檔案管理工作、提高管理水平。文章從詞頻和主題兩個(gè)層面對新舊文本進(jìn)行對比分析，發(fā)現(xiàn)二者有較大差異，通過對其差異進(jìn)行梳理分析，總結(jié)出了新文本在明確管理職責(zé)、落實(shí)電子文件管理和促進(jìn)利用共享等方面具有的亮點(diǎn)，最后指出其在監(jiān)督檢查、科研檔案人員以及定密、降密和解密等方面的不足。

關(guān)鍵詞：《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》；《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》；文本比較

分類號：G275.3

Analysis of "Regulations on the Management of Scientic and Technological Research Archives" based on Textual Comparison

Sun Dadong， Bai Luhao

（School of Information Management of Zhengzhou University， Zhengzhou， Henan， 450001）

Abstract：The promulgation and implementation of the newly revised "Regulations on the management of scientific and technological research archives" will help to standardize the management of scientific research archives and improve the management level. This paper makes a comparative analysis of the new and old texts from the two levels of word frequency and theme. It finds that there are some differences between the new and old texts. It summarizes the highlights of the new text in clarifying the management responsibilities， implementing the management of electronic documents and promoting the utilization and sharing of the new text. Finally， this paper points out the deficiencies in supervision and inspection， scientific research archivists， as well as the classification， declassification and declassification.

Keywords：Interim Provisions on the Management of Scientific and Technological Research Archives；Regulations on the Management of Scientific and Technological Research Archives；Text Comparison

2020年9月11日，國家檔案局、科學(xué)技術(shù)部公布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“新文本”），自2020年11月1日起施行。新文本是在1987年版《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱“舊文本”）的基礎(chǔ)上結(jié)合科研檔案工作實(shí)際以及時(shí)代發(fā)展的要求修訂而成的，此次修訂貫徹落實(shí)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》精神，對科研電子文件管理、科研檔案的信息共享和開發(fā)利用等方面提出了相應(yīng)要求。新文本的發(fā)布與實(shí)施將進(jìn)一步規(guī)范科研檔案管理工作，也會(huì)對我國科研電子文件長期保存能力的提高產(chǎn)生一定的推動(dòng)作用。

2020年10月26日，筆者在中國知網(wǎng)中以“科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定”O(jiān)R“科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定”進(jìn)行主題檢索，共檢索到6篇文獻(xiàn)，經(jīng)去重后獲得2篇有效文獻(xiàn)。1987年，《檔案工作》刊登了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，并進(jìn)行了解讀。[1]2018年，畢建新、劉衛(wèi)和李東在《檔案學(xué)研究》上發(fā)表了《關(guān)于〈科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定〉修訂的思考與建議》一文。三位學(xué)者在我國科研管理體制變革和全球文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，結(jié)合科學(xué)基金項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀提出了調(diào)整規(guī)定的名稱與適用范圍、增加電子文件管理要求以及推進(jìn)科研檔案信息化建設(shè)等修訂建議。[2]此外，2020年10月1日，蔡盈芳在《中國檔案報(bào)》上對新文本的修訂歷程、修訂內(nèi)容和發(fā)布意義進(jìn)行了梳理和總結(jié)。[3]綜合調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，目前尚未有對新舊文本進(jìn)行比較的研究。對新舊文本展開詞頻和主題內(nèi)容的比較分析，可在分析二者差異的基礎(chǔ)上總結(jié)出新文本的突出亮點(diǎn)和不足，并提出有針對性的完善策略，以期更好地理解新文本，為推動(dòng)其落實(shí)提供參考和依據(jù)。

1新舊文本詞頻對比分析

為更好地比較新舊文本的內(nèi)容，筆者基于Python平臺，使用“JIEBA模塊”對新舊文本進(jìn)行了自然語言分詞處理。為防止“科研檔案”“電子文件”“歸檔范圍”等詞被誤分開來，筆者自定義了用戶詞典并在分詞時(shí)就引入分詞模塊。經(jīng)處理，新文本共分出418個(gè)詞、舊文本共分出421個(gè)詞。結(jié)合詞頻繪制導(dǎo)出相應(yīng)的詞云圖，如圖1所示。對詞云圖進(jìn)行比較，可以發(fā)現(xiàn)以下突出變化：新文本相較舊文本增加了“電子文件”，突出了“科研項(xiàng)目”，減少了“獎(jiǎng)勵(lì)”“科研人員”等詞語。

經(jīng)過對新舊文本詞頻的統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)兩個(gè)文本中共現(xiàn)的詞語有183個(gè)，其中新文本詞頻大于舊文本詞頻的有67個(gè)，占36.61%；等于舊文本詞頻的有69個(gè)，占37.70%；小于舊文本詞頻的有47個(gè)，占25.68%。新文本詞頻大于或等于舊文本的詞語合計(jì)可達(dá)74.32%，這在一定程度上反映出此次修訂力度之大。為更好地比較新舊文本之間的差異，筆者對新舊文本詞頻的差值進(jìn)行了計(jì)算（取差值的絕對值），得到新舊文本詞頻的差值數(shù)。經(jīng)計(jì)算，詞頻差值數(shù)的中位數(shù)為7，取詞頻差值數(shù)大于等于7的詞語形成表1。

由表1可以做出以下分析：其一，“應(yīng)當(dāng)”一詞在新文本中共出現(xiàn)33次，且在原文中可以看到，“應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程”“科研項(xiàng)目參加單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定”等句子，可見新文本多為建議性、非強(qiáng)制性的規(guī)定；而舊文本多用“必須”一詞，較為強(qiáng)制。其二，新文本中“科研項(xiàng)目”一詞出現(xiàn)23次，較舊文本多出14次，可見新文本更多是圍繞科研項(xiàng)目做出相應(yīng)規(guī)定，這與其適用范圍及對科研檔案概念的界定有關(guān)。新文本將適用范圍界定為承擔(dān)科研項(xiàng)目的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織，科研檔案的有關(guān)定義中也指出，這是在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的，這種界定對整個(gè)文本有統(tǒng)領(lǐng)作用。其三，新文本中“按照”一詞出現(xiàn)17次，較舊文本多出14次，這是因?yàn)樾挛谋驹渌?guī)定的內(nèi)容較多，如“按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定”“按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》”等，這樣既簡化了文本內(nèi)容，也增強(qiáng)了新文本與國家其他相關(guān)規(guī)定之間的聯(lián)系。其四，新文本中“電子文件”一詞出現(xiàn)了13次，“電子檔案”一詞出現(xiàn)了6次，舊文本則未出現(xiàn)過相關(guān)詞語。可見，新文本順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展要求，加入了對科研電子文件以及電子檔案方面的規(guī)定。其五，舊文本中“獎(jiǎng)勵(lì)”一詞出現(xiàn)9次，而新文本中只出現(xiàn)1次，且其中相關(guān)規(guī)定只有一句話：“對科研文件材料歸檔與科研檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)”，可見新文本對于獎(jiǎng)勵(lì)方面的表述弱于舊文本。其六，新文本中“結(jié)題”一詞出現(xiàn)了7次，舊文本中則沒出現(xiàn)過，新文本在科研檔案的定義、歸檔范圍中都提到了結(jié)題驗(yàn)收，第五條、第十一條、第十三條、第十四條也出現(xiàn)了結(jié)題驗(yàn)收相關(guān)的規(guī)定，可見新文本對結(jié)題驗(yàn)收的重視度有了較大程度的增強(qiáng)。此外，新文本中“承擔(dān)”一詞出現(xiàn)11次、“主管部門”出現(xiàn)7次，都比舊文本高出7次以上，這可以反映出新文本更加注重管理責(zé)任的劃分與落實(shí)，更加明確了相關(guān)單位和主管部門的責(zé)任。

筆者認(rèn)為，上述差異性的存在將會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響：其一，新文本的建議性、非強(qiáng)制性規(guī)定有利于相關(guān)部門和單位根據(jù)自身具體情況靈活地開展工作。當(dāng)然，新文本的實(shí)施主體也應(yīng)積極地貫徹落實(shí)，不能遇到可做可不做的情況就選擇不做，應(yīng)結(jié)合本單位或部門的具體情況制定具體的實(shí)施辦法，做好科研檔案的管理工作。其二，新文本適用范圍的調(diào)整及相關(guān)概念的重新界定，更好地適應(yīng)了新形勢下科研檔案管理的要求，如圍繞“科研項(xiàng)目”作出相關(guān)規(guī)定比以往圍繞“科學(xué)技術(shù)研究”更加具體，實(shí)施起來也更具有針對性。其三，新文本援引了《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律、規(guī)章和條例，在增強(qiáng)體系化的同時(shí)，也使其更加規(guī)范、效力更高。其四，新文本中加入了科研電子文件和電子檔案的管理要求，順應(yīng)了信息化的發(fā)展趨勢，有助于更好保管科研電子文件和電子檔案，保證其真實(shí)、完整、可讀、可用。其五，新文本關(guān)于“獎(jiǎng)勵(lì)”的表述明顯少于舊文本，雖然顯得更為務(wù)實(shí)，但也會(huì)讓相關(guān)人員認(rèn)為其對獎(jiǎng)勵(lì)的重視度不夠，因而有關(guān)單位和部門在制定具體實(shí)施辦法時(shí)應(yīng)適當(dāng)對其進(jìn)行強(qiáng)化，增加對獎(jiǎng)勵(lì)的規(guī)定進(jìn)而激發(fā)科研檔案人員的積極性。其六，新文本強(qiáng)化了科研檔案結(jié)題驗(yàn)收的規(guī)定與要求，明確提出了科研項(xiàng)目在結(jié)題驗(yàn)收時(shí)要對科研檔案進(jìn)行審查或驗(yàn)收，加強(qiáng)了對科研檔案結(jié)題驗(yàn)收的監(jiān)管，有助于提高收集與歸檔的完整性，而據(jù)畢建新、劉衛(wèi)和李東等學(xué)者指出，在舊文本的規(guī)制下，“科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度一直未能建立起來，只注重最終研究成果的驗(yàn)收、財(cái)務(wù)審計(jì)驗(yàn)收，沒有將檔案驗(yàn)收納入項(xiàng)目驗(yàn)收范疇”[4]，可以說，較好解決了三位學(xué)者提出的問題。

2新舊文本主題對比分析

舊文本對內(nèi)容進(jìn)行了分章，包括總則、科研文件材料的形成和歸檔、科研檔案的管理和檢查、科研檔案的開發(fā)利用、科研檔案人員、附則等六個(gè)章節(jié)，共二十四條規(guī)定。新文本共有二十八條規(guī)定，沒有對文本內(nèi)容進(jìn)行總括分章。筆者對新文本的內(nèi)容進(jìn)行了總結(jié)梳理，與舊文本對照并形成表2內(nèi)容。

相較舊文本，新文本重新規(guī)定了其適用范圍、界定了科研檔案及科研檔案工作的定義，在細(xì)節(jié)方面也進(jìn)行了補(bǔ)充完善。由表2可知，新舊文本主題內(nèi)容差異較大，具體表現(xiàn)為：

首先，新文本移除了保管期限與密級劃分、科研檔案工作檢查和科研檔案人員等方面的具體規(guī)定。其一，舊文本要求按有關(guān)規(guī)定劃分保管期限和密級，而新文本則將保管期限劃分融入科研文件材料的歸檔要求中，要求在鑒定后重新劃分，但對密級劃分沒有做具體規(guī)定，僅對涉密科研檔案的管理提出了相應(yīng)要求；其二，相較舊文本對科研檔案工作檢查大篇幅的規(guī)定，新文本沒有進(jìn)行具體規(guī)定，僅是在科研檔案工作的定義中提到要與科研項(xiàng)目工作同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍并予以考核。可見，新文本缺少對科研檔案工作進(jìn)行檢查的具體規(guī)定；其三，新文本未對科研檔案人員的基本任務(wù)、職責(zé)、教育與培訓(xùn)等進(jìn)行規(guī)定，而舊文本的規(guī)定則較為詳細(xì)。