高職院校檔案數字化資源的建設與應用

李 燕

（湖南工程職業技術學院，湖南 長沙 410151）

1 高職院校檔案管理建設現狀

1.1 檔案數字化建設尚未全面落實

與一些發達國家和地區相比，我國數字化檔案管理還存在較大差距，資源的豐富程度還遠遠不夠。 大多數高職院校仍沿用傳統式的檔案管理模式，并沒有認知且應用到數字化資源，檔案以紙質管理的形式居多， 并沒有真正建立起來具有高職特色的數字化檔案，網絡共享沒有辦法銜接和實現。 因此，網絡共享的前提是實現數字化， 加速全國各大高校數字化進程，豐富檔案信息管理，有效實現信息資源共享。

1.2 高職院校檔案管理系統缺少全局觀

高職檔案管理工作從上之下貫穿于高職教育管理的始終， 應該給予充分的重視和全面性的部署，不難發現，現在很多高職院校檔案管理工作出現了職能割裂的狀況，參與檔案管理的部門，基本都率先考慮了自身的利益和需求。 缺乏一個兼顧整體的全局化概念。 各類信息之間互相不兼容，導致信息孤島的出現，造成了檔案資源開發建設的重復應用，資源共享出現了瓶頸，不乏有部門出現將資源占為己有的心理。

1.3 檔案管理的信息化程度低

為了更好地保障檔案管理的實現，信息化資源共享是十分有必要的。 從目前情況來看，高職檔案數字化管理工作仍然有待進一步完善和加強。 需要根據高職院校自身實際情況以及信息化發展的大環境進行策略上的調整和改變。 盡管目前出現了檔案管理的相關規范，標準化管理仍處于滯后階段，研發方面比較薄弱，再加上宣傳力度的缺乏，導致信息資源共享的實現更加難上加難。

2 高職院校檔案與數字化資源建設重要性

2.1 積極順應時代大勢所趨

互聯網技術的日益更新，貫穿到了人們生活的多個方面，同樣，數字化資源也融入了高職院校的檔案信息管理之中。 近年來，高職院校已經進入了加速發展的快車道，檔案管理工作愈發重要，逐漸成為了衡量高職院校管理質量的一大標志。 同時，高職院校檔案數字化資源的建設與應用也是勢在必行的發展任務。

2.2 有效提高檔案利用率

高職院校里，關于不同類型的檔案，需要有一個系統性的劃分，比如學生的成績評定、科研成果的考核、學生畢業情況的登記等，需要分門別類地進行處理。沿用傳統的保管方式，對人力物資的耗費是巨大的，而數字化管理恰恰可以省時省力省成本。 利用信息化技術進行檔案資源的整合處理，提高效率的同時，也為其他檔案工作的順利進行提供相應參考及借鑒。

2.3 是加強檔案信息安全的保障性方式

進入互聯網高速發展的時代，高職院校信息資源的安全性受到了更高的重視和關注。 畢竟大數據時代可以對紙質的檔案進行無紙化的處理，既能夠使檔案不失真，也有效避免了紙質檔案隨著時間增長出現紙張變形、字體模糊，破損等一系列狀況，也基本上杜絕了惡意篡改信息的可能，依然可以維持檔案原本最真實的模樣。 萬一出現了某些意外情況，例如火災、地震等，紙質檔案就會容易出現丟失的情況，而數字化檔案卻極大限度地保障了其安全性和真實性， 同時，還確保信息真實準確。 數字化檔案資源是整個高職院校真實風貌的展示，尊重歷史的情況下就要完整地保留檔案。 數字化檔案旨在對信息轉換并保存，并未對內容進行任何更改和處理。 在不改變原始內容的條件下，數字化檔案管理的作用更大。

2.4 信息資源共享更便捷且保護個人隱私

在信息化日益發展的今天，用戶可以通過平臺查詢到自己想要尋找的檔案信息。 檔案查詢操作系統簡單，閱讀下載十分容易，能夠第一時間快速解決用戶的諸多問題， 也能充分地利用好網絡資源的優勢，更好地服務于檔案管理，完成實時共享與下載。 信息資源共享仍然可以保障個人利益不受到侵犯和損害，能夠更好地利用社會資源服務于社會，創造社會財富及價值。 有涉及個人信息以及機密的文件需要進一步限制，在信息資源管理方面要做到位，區分開可以公開與必須加密的檔案文件，確保信息不被竊取，保障信息安全。

3 高職院校檔案數字化資源建設與應用的路徑探析

3.1 豐富數字化檔案資源

為了確保檔案實時共享工作有條不紊地進行，需要不斷豐富數字化的檔案資源，把紙質的檔案轉化成通過互聯網可以下載的文字或圖像，這也是檔案數字化建設、信息化建設的前提和保障，在一定程度上滿足了用戶多維度的發展所需。

檔案數字化資源管理建設是一項系統性的工程，涵蓋了多個維度和層面。 比如，檔案數字化范疇的確定、文件的存儲格式、加密文件的保存方式等，遇到任何疑難雜癥，需要相關工作人員協同參與合作，遇到法律問題和糾紛時也應該及時性地尋找到最佳的方案辦法，為檔案數字化建設工作的順利進行奠定堅實的環境基礎，同時還需要改變傳統的管理觀念，做到思想的統一性，從整體落實到每一個細節，將信息化的管理工作進行統一規范，規避重復性管理的現象出現，也杜絕了因職責不明確而產生的矛盾，更好地推進檔案數字化管理工作的發展。

3.2 建立持續性的技術規劃

做好技術攻關的相關工作，促使檔案信息管理資源的合理配置以及互相連通。 畢竟信息孤島是一個長存現象， 對于現如今的信息孤島采取相應的集成方式，無法集成的則進行全年性的改造與升級。 通過技術手段解決部分信息孤島問題。 在資源整合中，還要做好利益的權衡工作，做好協調工作的前提是杜絕信息孤島的情況出現。 在檔案信息管理之中，還要具備一個比較開放的思想觀念，制定相關機制和政策來支持信息資源的相互聯通，避免公共檔案資源讓某個人或者某一部門占為其有。

3.3 建立標準化的數字資源檔案管理系統

標準化的操作能夠保障檔案信息的暢通無阻，簡化很多不必要的煩瑣流程。 在信息系統的開發建設之中，要對檔案的以下幾個方面進行統一規范標準制定，包括檔案的標識、描述、管理、利用等，并將這些標準充分落實貫徹， 以保證檔案數字化管理工作有條不紊地運行發展。在信息化大背景之下，檔案管理工作并不是某一部門全權負責，而需要全校各個部門的聯系、溝通與培養，唯有這樣，信息資源共享工作才能做到暢通無阻，效果發揮到最佳。高職院校檔案數字化管理的建設與應用仍然還是相對落后， 還有很大的改革和完善空間，以更好地適應標準化的管理模式。

3.4 建立數字化的公共檔案系統

立足于高職院校檔案館， 以館藏信息為基礎，以規范化的檔案體系建設為圓心和重點，利用互聯網先進技術，為高職院校檔案管理工作提供相應的幫助與支持，帶來較強的實用價值，更好地推進信息資源共享工作。 積極引進國外先進技術及管理經驗，納入高職院校數字化檔案管理的建設之中，定期更新優化互聯網平臺資源， 為用戶提供更快捷的網絡操作流程，既能滿足用戶多維度的需求，也能達到數字化檔案管理的目的。

4 結語

互聯網及大數據的契機之下，高職院校檔案數字化建設與應用是大勢所趨，有必要利用互聯網優勢整合管理，更好地提高檔案保管。 充分發揮檔案數字化管理的互聯網平臺資源優勢，推動高職院校檔案管理工作穩步向前發展。