職業教育學校檔案管理信息化建設

孫中博

曹縣職業教育中等專業學校，山東菏澤274400

職業教育學校檔案管理工作非常重要，涉及到學生學籍、評價等重要信息，因此長期以來職業教育學校都非常關注檔案管理工作的質量。隨著檔案管理工作的日趨復雜，傳統檔案管理方式暴露出了很多問題，不利于檔案管理工作質量的提升。而利用信息技術進行檔案管理工作可以更好地滿足檔案管理需求，對工作整體進行優化，于是便提出了檔案管理信息化建設要求。

1 信息化檔案管理的優勢

1.1 能更好地保障檔案信息安全

職業教育學校的檔案管理工作責任重大，其中一份非常重要的內容就是保障檔案信息安全。但紙質檔案受限于紙張特性，容易丟失、損壞，也可能出現外泄、被無故篡改、被違規挪用的情況。在紙質檔案的特性下信息安全性的水平都不會太高，現已不滿足人們預期要求[1]。反觀信息化檔案則能夠有效地避免上述的問題，這是一種將檔案信息以電子格式記錄在計算機中的檔案形式，因為其屬于電子格式，且存儲在計算機當中，所以只要計算機不丟失、不出現問題，檔案信息的丟失、損壞、外泄概率極低，且做好計算機防護工作，基本可避免被篡改、被挪用的現象發生，因此信息化檔案本身就具有更高的安全性保障，加之良好的管理，可以有效地提高檔案信息安全性水平。

1.2 信息流動性更高

職業教育學校檔案信息在特定需求下需要流動，如相關部門需查看某學生檔案，就需要學校配合工作，從大量的檔案當中調出對應檔案，并交相關部門以便查看。但傳統紙質檔案的流動性較差，原因在于紙質檔案始終是實體物品，要讓檔案信息對外流動，就必須經過查找、調出→現實搬運流程，而這個流程需要檔案進行實際移動，因此效率比較慢，同時這種移動方式也會造成信息安全方面的不良影響，且每次能夠移動的信息有限，若流動涉及到大量信息，則會進一步拖慢流動效率。反觀信息化檔案，因為這種檔案的信息為電子格式，所以可以通過網絡進行傳輸，實現信息流動，說明信息化檔案的流動性更高，具有更高的便捷性，即網絡傳輸能夠在短時間內傳輸海量檔案信息，且基本沒有信息安全隱患，同時傳輸中每一條信息都可以獨立摘出，可做到只傳輸需要的信息，這一點區別于傳統紙質檔案在流動中普遍需要將整個檔案移交的方式，給信息的查閱工作提供了非常大的便利。

2 檔案管理信息化建設

2.1 實現檔案信息化

實現檔案信息化的方法可以分為兩個步驟：（1）建立專門的信息儲存庫，即職業教育學校中的檔案信息數量較多，且信息有組別之分，要注意不能隨意存放，因此學校在信息化建設中必須先建立專門的信息儲存庫，這個儲存庫首先在容量上要滿足大量檔案信息的儲存需求，同時還要具有一定的超前性，確保能夠充分滿足檔案信息數量增長后不斷增大的儲存需求，其次要具備信息分類儲存、信息對稱整理的功能。根據這些要求，建議職業學校采用云數據庫，原因在于云數據庫的容量無限（理論上是無限的）因此可以滿足信息儲存方面的兩項需求，同時云數據庫可以與智能技術進一步結合，從而具備了信息智能識別功能，借助該功能就可以讓數據庫系統自動完成各種檔案信息分類、信息對稱整理[2]；（2）檔案信息電子化轉換，即可以使用網絡工具將傳統紙質檔案上的信息轉化為電子格式，并同步保存在計算機中，完成后讓專人按批次對轉化結果進行檢查，做好糾錯工作，確認信息被正確轉換為電子格式之后，即可將信息導入云數據庫，實現檔案信息化。

2.2 信息化檔案管理功能設計

為了更好地開展管理，在實現了檔案信息化之后，職業教育學校要圍繞管理需求設計對應的管理功能，其主要包含以下幾個方面的功能：（1）信息備份功能，該項功能主要是將現存的所有檔案信息全部復制，隨后儲存到另外的儲存空間中形成備份，備份可起到兩大作用，第一可以核對主使用的檔案信息是否正確，第二可以在主使用的檔案信息出現安全問題時進行補充，因此信息備份功能是檔案信息化管理中的必備功能；（2）安全防護功能，雖然借助信息備份功能在一定程度上可以保障檔案的信息安全，但備份只能應對已經發生的信息安全事項，無法起到預防作用，因此在進行檔案功能設計的時候必須要秉持預防優先原則，職業教育學校還需要設計相應的安全防護功能。以云數據庫為基礎，學校可以采用用戶認證訪問功能來進行檔案信息防護，該項功能可以先將云數據庫的數據儲存空間全部封存，并設立一個用戶訪問接口，隨后任何用戶想要訪問數據庫，獲取檔案信息時，就必須通過該接口的認證，認證方式可以是賬號/密碼+認證證書+常用IP 等，這樣任何無法通過認證的用戶就不能接觸檔案信息，起到了安全防護作用，可以有效地保證檔案信息安全；（3）信息檢索/調度功能，為了方便檔案的信息使用與流動，職業教育學校應當設計信息檢索/調度功能，該項功能可以讓專人從數據庫中檢索得到專門的信息，隨后將專門的信息調出，傳輸到指定對象手中。

2.3 建設對應管理制度

因為信息化檔案管理工作中的主體依舊是人工，信息技術及相關功能只是管理工具，所以為了做好該項工作，職業教育學校需要建設完整的管理制度，以保障工作規范性。不同職業學校的檔案管理要求存在差異，因此管理制度不能混為一談，但無論檔案管理要求存在何種差異，制度中有三項內容是不變的：（1）職業教育學校在檔案管理制度中應當提出備份要求，即檔案管理人員在新信息錄入、檔案信息更新、檔案原備份啟用等情況中都要預先備份，這樣才能保障主用檔案與備份檔案保持一致，因此備份要求必須列入管理制度中；（2）應當要求管理人員及時、準確的完成新信息錄入、信息更新等工作，這些工作不可延誤，同時錄入的新信息及更新用的信息必須第一時間進入云數據庫，不得存放在云數據庫以外的地方，否則會增大信息安全風險；（3）應當定期檢查主用檔案信息是否存在異常，若發現異常則要及時處理，并更換賬號/密碼等，以防安全事項發生。

2.4 應對注意事項的機制

職業教育學校在檔案信息化管理中需要注意的事項為外部惡意攻擊，這一事項屬于安全風險事項，對檔案信息有較大威脅，但單純依靠以上三大策略，并不足以完全防護，即以上三大策略只能對存放在云數據庫中的檔案信息進行防護，而難以保護傳輸過程中的檔案信息，但惡意攻擊是可以通過“竊聽”手段獲取傳輸過程中檔案信息的，則一點需要注意。圍繞這一點，建議職業教育學校設計信息加密功能，并建立信息加密傳輸機制，即任何要對外傳輸的檔案信息都必須預先被加密封裝，隨后打包發送，這樣即使信息包裹被竊取，竊取方也不能破譯，說明該機制可用于應對惡意攻擊，從而有效地保護檔案信息安全。

3 結語

傳統紙質檔案及相關管理工作存在很多缺陷，現代職業教育學校有必要開展檔案信息化管理建設工作，相比之下信息化檔案及管理工作更具優勢。信息化檔案管理建設工作首先要實現檔案信息化，并設計相關功能，其次要著眼于管理工作本身建設管理制度、設立應對注意事項的機制，這樣才能完整實現檔案信息化管理建設目標，全面優化職業教育學校的檔案管理工作。