企業檔案材料資源開發利用效率的提升路徑

張立萍

海南省三亞市煙草專賣局

現階段，檔案開發利用工作受到了越來越多的關注與重視，作為企業經營管理活動形成的客觀材料，檔案材料資源對企業未來的發展表現出非常大的價值與作用?；ヂ摼W時代的來臨也讓企業檔案的價值得以進一步挖掘，唯有真正從思想認識上重視檔案開發利用工作，才可以讓檔案真正成為企業發展的重要助推力量。

一、企業檔案材料資源開發利用的重要意義

第一，基于企業經營決策的角度而言。促進檔案材料資源開發利用效率的提升能夠確保企業經營管理水平的提升。在各項經營活動過程中，管理人員進行決策時必須要參考大量信息資料，檔案材料屬于其中非常重要的內容，企業管理者能夠借助于檔案材料來全面掌握企業的發展歷程，能夠對企業未來的經營目標予以準確把控。通過對檔案資源的有效開發利用，可以給企業管理人員進行各項決策帶來充分依據，確保企業戰略發展目標和發展規劃的科學性。第二，檔案資源的開發利用有助于促進企業文化建設工作。企業所參與的各項經營活動，在發展過程中的相關情況都被客觀記錄于檔案材料之內，從而形成了企業知識體系，對文化建設工作帶來有力支持?，F代企業要得以持續健康發展必須要依靠優秀的企業文化作為基礎，檔案資源的開發利用有助于企業文化的形成與完善，促進企業市場競爭力的提升。第三，檔案資源開發利用效率的提升可以在很大程度上促進企業經濟效益的提高。檔案材料中囊括了方方面面的內容，可以真正反映出企業的現實情況，深入推進檔案資源的開發利用，可以為投標競標、科研生產等各項工作帶來更多支持，促進企業經營管理水平的不斷提升，內控管理機制的日益完善。能夠看出，檔案資源開發利用工作對企業未來的持續健康發展表現出非常重要的意義[1]。

二、企業檔案材料資源開發利用效率的提升路徑

（一）明確開發利用方向

檔案材料資源的開發利用工作必須要依靠更加完善的開發利用服務機制，應當結合企業經營發展的實際情況，緊緊抓住檔案開發利用工作重點，明確工作目標和開發利用方向，主動探尋新的出路。如借助于檔案資源開發利用來促進企業經營效益提升，為企業經營管理服務作為主要目標，基于檔案信息化建設，推動檔案資源開發利用的創新與轉型，另外依托于網絡建設、優化創新和流程再造等活動來探索檔案開發利用的新渠道。現階段已經有越來越多的企業開始重視檔案資源的開發利用工作，也相繼取得了顯著成績，利用現代化技術來推進構建檔案管理+開發利用+檔案服務的一體化工作模式，該模式的構建不但能夠能夠助力企業檔案管理科學化水平的提升，還可以對數字化檔案信息資源予以標準化、規范化收集歸檔，確保檔案材料資源可以更加完整地保存下來，為檔案開發利用工作打下堅實基礎。

（二）強化主動服務意識

企業檔案管理工作人員必須要強化主動服務意識，真正挖掘出檔案資源的開發利用價值，為企業各項經營管理活動服務。我們知道，過去的檔案管理模式難以適應新形勢下企業發展的需求，因此應當盡快把檔案開發利用工作的重心放在服務上。一是應當不斷提升服務意識，真正做到檔案開發利用工作支持企業經營管理決策，服務各部門各崗位，面向基層一線，要能夠做到企業需要什么，檔案就可以帶來什么，促進檔案資源有效傳輸與共享，為管理決策、生產經營帶來更大的保障和更優質的服務；二是要積極朝著信息化服務邁進，轉變傳統意義上的紙質檔案管理服務模式，依托于云計算、大數據等相關技術，對企業檔案資源實施數字化轉型與大數據分析，推動檔案管理的創新與轉型；三是應當積極提供主動服務，轉變過去那種被動式服務，檔案管理人員應當主動和企業各部門進行溝通聯系，了解其實際需求，為他們帶來更加主動的服務，不斷擴展檔案開發利用的廣度與深度，促進檔案服務效率的不斷提高[2]。

（三）優化檔案開發方式

首先，打造多元化檔案材料收集平臺。過去在企業檔案管理工作中，檔案材料資源的獲取渠道較為有限，互聯網的飛速發展讓信息技術在企業經營管理的各個環節得以普及應用，數字化文件的接收與管理逐漸演變為常態?；跈n案管理的角度著手，打造檔案信息收集平臺，對企業在參與各項經營活動過程中形成的信息數據予以全面收集整理并實現自動歸檔，能夠有效處理好檔案資源分散的問題。其次，應當不斷創新檔案材料資源開發利用方式，借助于信息技術和網絡技術，促進企業檔案材料資源的有效傳輸和共享，在很大程度上提升檔案材料的開發利用效率。另外依靠大數據技術對用戶檔案需求展開深入分析，掌握檔案利用規律，指導檔案開發服務工作創新，促進檔案開發利用效率的提升。再次，應當不斷豐富檔案材料資源的開發利用類型，比如說為管理決策服務，能夠依靠對歷史檔案的分析，形成完善信息為管理者帶來參考，為企業經營業務服務，能夠對檔案材料實施挖掘形成數據庫，為各項業務的開展帶來有力支持，為企業員工服務，能夠發揮出檔案資源在員工培訓、知識檢索等方面的作用。最后，應當重視檔案編研工作。企業檔案編研必須要以戰略發展目標為中心，緊密結合經營管理、生產研發、戰略決策等方面對檔案資源實施挖掘分析，不斷提升檔案編研的針對性與實用性。對檔案材料資源實施加工編排，最終得到系統化的成果，以更加客觀、準確、全面的數據信息，為企業發展帶來更加高層次的開發利用服務。

（四）創新服務形式載體

推進檔案信息化建設是新時期下企業檔案管理的客觀要求，借助于現代信息技術，不斷推進企業檔案管理科學化水平的提升，確保檔案材料資源開發利用工作的高效開展。一是要盡快打造檔案自助服務平臺，合理運用網絡信息技術，打造能夠提供主動智能服務的多功能平臺，打破時間和空間的局限，為檔案使用者帶來實時檔案查詢和利用服務，促進檔案服務便捷性的提升；二是打造網絡檔案資源論壇，企業建立檔案資源論壇能夠為使用者帶來更加細致的專題研討服務，有助于開展檔案服務需求調研，同時可以實現在線意見反饋，在線咨詢等功能，不但能夠幫助檔案管理人員全面掌握檔案服務需求，提升檔案開發利用工作的針對性和實效性，還有助于拓展檔案服務形式；三是盡快構建檔案資源信息化檢索系統，借助于設置檔案數據庫，依靠大數據、超文本等技術，形成一個覆蓋企業所有檔案資源且具備高效檢索功能的系統，為檔案使用者帶來更加優質便捷的檔案查詢、檢索服務，真正做到了檔案資源檢索的智能化，促進檔案開發利用效率的提高；四是可以建立檔案展廳，針對企業經營發展過程中形成的一部分較為珍貴的檔案材料，應當借助于設置檔案展廳的方式來深入挖掘其利用價值，可以有效提升企業文化宣傳效果，提高企業的市場競爭力[3]。

（五）夯實開發利用基礎

首先應當加大對檔案開發利用工作的軟硬件設施投入。在組織推進檔案材料資源開發利用的過程中，必須要有更加完善的軟硬件設施作為支撐，比如說信息化管理所需要的計算機、掃描儀等設備，軟件方面要盡快研發數字化檔案資源信息管理系統平臺，從而實現對企業檔案的全面高效收集歸檔，對數字檔案實施科學管理。另外企業還應當增加資金投入，做好軟硬件設備設施的維護工作。其次應當推進構建完善安全與標準體系，應當基于國家和行業相關標準，積極建立一套符合企業實際情況的，從企業檔案材料資源采集、傳輸、歸檔、存儲到開發利用全過程的統一規范標準。同時還需要通過各種技術手段來確保檔案信息資源的安全，構建完善的檔案安全管理體系，促進管理人員安全責任意識的提升。最后必須要加強檔案管理人員隊伍建設，通過定期培訓學習、內部人才培養、社會招聘等各種渠道來促進企業檔案管理隊伍整體素質能力的提升，以適應新時期對檔案資源開發利用工作的要求。

三、結語

總而言之，在信息時代下企業各類檔案資源更加豐富，要求檔案管理人員必須要積極樹立較強的服務意識，對檔案資源開發利用工作引起充分重視，進一步推動檔案開發利用模式的創新，不斷優化完善服務方式與載體，促進檔案管理活動朝著主動開發、主動服務的方向邁進，更加深入地挖掘和利用好檔案資源的價值，為企業管理者做出科學決策，實現企業的長遠健康發展帶來更多支持。