“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑探索

石大陽

海南省三亞市煙草專賣局

市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的不斷深入，我國市場環(huán)境正在發(fā)生巨大的變化，各個(gè)企業(yè)在面臨內(nèi)部競爭的同時(shí)，也在面臨越來越多的外部競爭，要想在激烈的市場競爭中得以生存發(fā)展，就必然需要針對(duì)管理模式、發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行改革創(chuàng)新。上述背景下，煙草行業(yè)也在激烈的市場競爭中不斷變革，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為煙草行業(yè)近年來發(fā)展的主旋律，檔案管理工作也在這個(gè)過程中進(jìn)行著積極的數(shù)字化建設(shè)[1]。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化整體還存在一定的滯后性，未來還需要結(jié)合行業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步推進(jìn)煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

5G時(shí)代的全面到來，各種信息技術(shù)得以進(jìn)一步研發(fā)、推廣，對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的影響越來越大。互聯(lián)網(wǎng)+背景下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域均發(fā)生了翻天覆地的變化，基本上各個(gè)行業(yè)都不得不面對(duì)海量信息管理方面的困境，圍繞信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)推動(dòng)數(shù)據(jù)高效管理已經(jīng)成為各行各業(yè)研究的焦點(diǎn)內(nèi)容，檔案工作自然也不例外[2]。從檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)來看，通過多年的信息化建設(shè)，檔案管理工作在管理方法優(yōu)化、管理技術(shù)研發(fā)、管理設(shè)備更新以及隊(duì)伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化等領(lǐng)域均取得了一定的成績，有效推動(dòng)了檔案管理工作的不斷發(fā)展。但隨著新興信息技術(shù)的不斷推廣、普及，互聯(lián)網(wǎng)+背景下所生產(chǎn)的檔案信息數(shù)量、種類呈現(xiàn)為爆炸式的增長趨勢(shì)，檔案管理工作正在面臨巨大的調(diào)整。與此同時(shí)，檔案數(shù)量的持續(xù)增長，導(dǎo)致檔案信息資源在實(shí)體管理、信息化管理方面的難度日益增長，檢索、利用、服務(wù)工作也不堪重壓，難以滿足互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代人們對(duì)于檔案個(gè)性化、高效化、異地化的需求[3]。對(duì)檔案管理工作來說，應(yīng)當(dāng)積極迎合當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，全面加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，才能夠?yàn)樯鐣?huì)有關(guān)領(lǐng)域提供有效的支持。對(duì)煙草行業(yè)來說，近年來市場競爭的不斷加劇，煙草行業(yè)檔案管理涉及的工作內(nèi)容、工作范圍也在不斷增長，同時(shí)工作難度也有所提升，數(shù)字化建設(shè)無疑就成為保障煙草行業(yè)發(fā)展的重要措施。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施與建議

（一）加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)與信息技術(shù)研發(fā)

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，越來越多信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)開始源源不斷的應(yīng)用于市場，檔案領(lǐng)域也開始迎來各種新的信息技術(shù)，對(duì)檔案軟硬件設(shè)施的要求自然也就越來越高。而從當(dāng)前煙草行業(yè)檔案管理軟硬件現(xiàn)狀來看，軟件兼容性、電腦性能方面仍舊是最大的問題，檔案管理工作要想引入新興的信息化技術(shù)，當(dāng)前軟硬件基礎(chǔ)顯然無法滿足要求。針對(duì)上述問題，煙草行業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的軟硬件建設(shè)，充分結(jié)合當(dāng)前檔案領(lǐng)域應(yīng)用的信息化技術(shù)，采購對(duì)應(yīng)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施、配套設(shè)施。對(duì)于檔案管理軟件來說，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與軟件定制企業(yè)進(jìn)行深入的合作，結(jié)合煙草行業(yè)規(guī)范、檔案行業(yè)規(guī)范，針對(duì)軟件進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使得軟件系統(tǒng)能夠與更多的系統(tǒng)之間進(jìn)行對(duì)接，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[4]。

在完成軟硬件建設(shè)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)積極加大信息技術(shù)研發(fā)，致力于將各種新興技術(shù)投入到煙草行業(yè)檔案管理。具體來說，煙草行業(yè)需要主動(dòng)去接觸5G時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒一些檔案管理領(lǐng)域的先進(jìn)理論、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)其他行業(yè)在檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)應(yīng)用情況，然后結(jié)合煙草行業(yè)實(shí)際情況，包括人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，針對(duì)檔案管理細(xì)節(jié)部分進(jìn)行優(yōu)化。

（二）建立健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重中之重。在全面推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)無疑就成為煙草行業(yè)未來信息化管理的核心內(nèi)容，檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫不僅關(guān)系到檔案管理工作的開展，同時(shí)也在一定程度上關(guān)系到煙草行業(yè)的發(fā)展。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確提出，各企業(yè)機(jī)關(guān)需要全面加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，同時(shí)推進(jìn)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的對(duì)接，保障相互的資源能夠進(jìn)行有效的對(duì)接，同時(shí)數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要全面遵循《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等相關(guān)規(guī)范。結(jié)合煙草行業(yè)實(shí)際情況來看，當(dāng)前首要任務(wù)在于全面推進(jìn)檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的檢索優(yōu)化，針對(duì)煙草行業(yè)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行全面的優(yōu)化調(diào)整，規(guī)范檔案信息目錄、內(nèi)容，為檔案信息管理資源數(shù)據(jù)高效利用奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的重要文件資料，加強(qiáng)安全防護(hù)力度，根據(jù)檔案信息管理資源數(shù)據(jù)重要程度分級(jí)，分別建立對(duì)應(yīng)的檢索規(guī)范、訪問權(quán)限，進(jìn)一步保障檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的安全度。

（三）積極引入檔案分類錄入方式

煙草行業(yè)本身的特殊性，檔案管理工作涉及的類型相對(duì)較為繁雜，同時(shí)一些檔案關(guān)系到國家法律或者高級(jí)機(jī)密。從當(dāng)前煙草行業(yè)檔案錄入模式來看，正是因?yàn)樯鲜鰪?fù)雜性，在實(shí)際錄入過程中表現(xiàn)為歸檔慢、更新難、檢索效率低等問題。針對(duì)上述問題，在推進(jìn)煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須要將關(guān)口前移，全面把控好檔案管理數(shù)字化建設(shè)的入口關(guān)，綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，針對(duì)相關(guān)的錄入資料進(jìn)行系統(tǒng)的篩選處理，根據(jù)不同類型、不同檢索需求進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的分類處理[5]。一般來說，對(duì)于煙草行業(yè)檔案錄入分類來說，橫向?qū)用婵梢詤⒖紮n案信息量級(jí)，劃分為涉密信息目錄、法律法規(guī)信息、行業(yè)專業(yè)信息、基本數(shù)據(jù)信息、公開信息資源等，縱向?qū)用婵梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)類型大小，劃分為人事檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、許可證檔案、轉(zhuǎn)賣案卷檔案等，從而有效滿足煙草行業(yè)內(nèi)部不同部門、不同崗位在檔案信息數(shù)據(jù)方面的使用需求。

（四）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作

人才作為當(dāng)前這個(gè)時(shí)代各行各業(yè)競爭的核心要素，能否建立一支專業(yè)能力突出、綜合素質(zhì)過硬、掌握信息技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)成果的影響巨大。這就需要煙草行業(yè)引起高度重視，全面加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作，切實(shí)保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)。對(duì)于檔案管理人才隊(duì)伍的培訓(xùn)教育工作來說，主要是針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行，煙草行業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)他們進(jìn)行全面的調(diào)查，掌握他們已有的檔案管理專業(yè)水平、信息素養(yǎng)、思想道德等，根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)來進(jìn)行培訓(xùn)教育計(jì)劃的制定，在針對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺的同時(shí)，將培訓(xùn)教育的重點(diǎn)放在信息素養(yǎng)方面，全面加強(qiáng)檔案管理新興知識(shí)、信息技術(shù)、信息設(shè)備操作等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)教育，使得現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍能夠熟練掌握各種新興信息技術(shù)設(shè)備的操作，更好的服務(wù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)[6]。在此基礎(chǔ)上，煙草行業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極布局市場，針對(duì)檔案管理部門的薪酬體系、福利體系、晉升體系進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，吸引更多的信息技術(shù)人才、檔案管理人才、綜合型人才進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的全面提升。

三、結(jié)語

總的來說，社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)的不斷研發(fā)推廣，煙草行業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就成為今后建設(shè)的重要內(nèi)容。對(duì)煙草行業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)所帶來的影響，高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要作用，主動(dòng)迎合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)、檔案行業(yè)數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)，結(jié)合煙草行業(yè)實(shí)際情況，通過加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)與信息技術(shù)研發(fā)、建立健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫、積極引入檔案分類錄入方式、加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作，從而有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，為煙草行業(yè)發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。